Fråga en projektledare vilken projektledningsplaneringsfas i projektets livscykel som är viktigast, och han eller hon kanske svarar något i stil med "den fas som mitt projekt befinner sig i just nu". Det skulle inte vara ett dåligt svar - när allt kommer omkring kan ett sammanbrott i någon av de fem faserna leda till att ett projekt misslyckas, och kritiska utmaningar kan uppstå när som helst från början till slut.
Alla faser är viktiga, men planeringsfasen är vanligtvis den tidpunkt då projektledaren har bäst möjlighet att forma projektets framtid. Det är också den fas där projektledaren gör det mesta av sitt praktiska arbete.
En framgångsrik planeringsfas för projektledning är nästan osynlig i efterhand, eftersom projektgruppen fortsätter att arbeta enligt den tidsplan, budget och andra planer som projektledaren har utarbetat. Misstag i planeringsfasen projektledning tenderar däremot att vara mycket synliga och kan skada projektledarens rykte. Med dessa punkter i åtanke ska vi ta en titt på några bästa metoder som kan hjälpa varje projektledare att ta sig igenom planeringsfasen och positionera projektet för framgång.
Få ditt team att engagera sig
Projektledare ägnar år åt att lära sig hur man skapar projektplaner och fördelar teamets resurser på ett effektivt sätt. När det är dags att använda all denna utbildning kan du vara frestad att göra allt arbete själv och bara låta resten av teamet veta när du har ritat kursen. Men om du gör ditt arbete i ett vakuum kan du gå miste om värdefulla insikter som du kan ha fått från andra intressenter. Under de senaste åren har fler organisationer övergått till bottom-up-metoden för projektplanering, där gruppmedlemmarna hjälper till att bestämma uppgiftsfördelning, uppskattning av varaktighet och andra aspekter av projektplanen. Den här typen av samarbete kan ta en del av tyngden från dina axlar och få ditt team att engagera sig redan från början.
Sätt upp S.M.A.R.T-mål
Att sätta upp mål för ditt team är kärnan i projektledningens planeringsfas. Om du inte redan använder ett formellt ramverk för att fastställa och utvärdera projektmål, kan du överväga att använda S.M.A.R.T.-metoden för ditt nästa projekt. Denna metod är avsedd att hjälpa projektledare att se till att varje gruppmål uppfyller fem viktiga kriterier:
- Specifik
- Mätbar
- Uppnåeligt
- Relevant
- Tidsbegränsad
Många projektledare som har anammat S.M.A.R.T.-ramverket har upptäckt att det hjälper dem att skapa mål som är mer meningsfulla och bättre anpassade till organisationens övergripande strategi.
Ignorera inte riskerna
Företagsprojekt omfattar ett stort antal människor och stora summor pengar. Belöningen är större när allt går bra, men konsekvenserna är allvarligare när något går fel. Det är därför inte konstigt att riskhantering har blivit en viktig del av projektledningsplanering idag.
Som projektledare måste du inleda riskhanteringsprocessen redan innan ditt team börjar arbeta. Genom att redan från början bygga in riskhanteringsaktiviteter i planeringen av projektledningen på kan du se till att alla intressenter förstår de potentiella utmaningar som kan uppstå och öka chanserna att du kan identifiera och minska problemen innan de hotar din tidsplan och budget.
