5 frågor och svar från ett webbseminarium på begäran med Santander UK
Santander UK, en av världens största privat- och affärsbanker, har under en längre tid varit på väg mot en agil och digital omvandling. Nyligen höll jag ett webbseminarium med Joaquim Cols, Director of Operations för Santander Technology UK, där han beskrev bankens framsteg när det gäller att anpassa verksamheten till IT: "Unlock Enterprise Agility: Drive Strategic Delivery for the Business." Tiden tog slut innan vi hann svara på alla de fantastiska frågor som deltagarna ställde. Joaquim svarar på de fem återstående frågorna nedan.
Först vill jag berätta lite mer om bakgrunden. Santanders vision var att skapa ett ekosystem som gör företaget flexibelt genom att koppla ihop affärsverksamhet med IT och strategi med leverans - med en enda linje för att se viktiga initiativ i varje skede av resan.
Det är värt att lyssna på Joaquim när han berättar deras historia: Hur Santander övergick från olika företag som arbetade oberoende av varandra till att integrera affärs- och IT-processer och KPI:er under en enda verksamhetsmodell. Detta innebar bland annat att agila processer och andra arbetsmetoder införlivades i de traditionella -processerna för projektportföljhantering (PPM) för att påskynda leveransen av nya produkter och tjänster.
Bankens huvudmål var att:
- påskynda beslutsfattandet (och förenkla styrningen)
- Förbättra resursförvaltningen och kapacitetsplaneringen.
- optimera investeringsportföljens resultat genom en spårbar process för beslut om investeringsplaner och uppföljning av resultat.
- Skapa en möjlighet till rapportering för ledningen.
- Utveckla en integrerad finansiell modell som kopplar ihop finansiering och resultat.
Den första frågan handlar om hur många människor och grupper som var och är involverade i arbetet med att få detta att fungera.
1. Hur gjorde du kulturella anpassningar?
Joaquims svar: Utgångspunkten var att tillhandahålla ett ramverk för styrning som anpassar de olika rollernas arbete till företagets mål, KPI:er och takt, med en bra balans mellan strikthet och flexibilitet. Denna anpassning av affärsverksamheten till IT är mer omfattande än PMO-funktionen och omfattar även finans- och affärsenheter (varav teknik är den viktigaste). En viktig aspekt är att kommunicera vilka resultat som ska uppnås och vilka KPI:er som ska användas. Den "kulturella anpassningen" sker när de olika rollerna ser att ramarna och verktygen hjälper dem att uppnå sina mål.
I webbseminariet berättade Joaquim:
"Det har inte alltid varit lätt att få olika delar av organisationen att arbeta tillsammans mot samma principer och KPI:er. Kom ihåg att detta var en organisation som var företagsstyrd och lokalt styrd. Vi var tvungna att anpassa många olika metoder till varandra. Vi ägnade mycket tid åt att försöka förstå varandra och se hur vi bäst kan tjäna visionen tillsammans."
2. Kan du berätta hur du använder rapportering för olika intressenter?
Joaquims svar: Vi har utvecklat och distribuerat en rad olika rapporter för våra projektledare/initiativledare, PMO, styrningsteam, högre chefer och chefer samt tredje part för att ytterligare koppla ihop affärsverksamheten med IT. Vi skapar dessa rapporter med hjälp av Power BI-dashboards, FastTrack-rapporter och en handfull Santander-specifika utdata i Planview PortfoliosTM.
Detta hjälper oss att fatta affärsbeslut, t.ex. att utvärdera förändringsdrivna finansieringsförfrågningar och fastställa framtida efterfrågan på resurser och kapacitet. Med den här uppdaterade beslutsmodellen har vi lämnat manuellt skapade artefakter i Microsoft Word eller Excel bakom oss. Våra intressenter kan aktivt söka efter och analysera viktiga datapunkter under en viss konversation eller ett visst möte.
Vi har till exempel en portföljrapport som utvecklats via Power BI och som är baserad på initiativstrukturen. Du kan filtrera ner till ett enskilt initiativ eller en grupp av dem. Rapporten visar omfattning, nytta, tidsåtgång och budget och används vid onlinemöten före granskning av den högsta ledningen.
3. Vilket var det största problemet som Santander stötte på när de integrerade PPM-lösningen med ert befintliga PMO?
Joaquims svar: Vi hade två huvudsakliga situationer med detta när det gällde att anpassa verksamheten till IT. Inom Technology var de vana vid processerna och verktygen, så övergången var lätt och enkel. Inom företaget fanns det olika metoder som använde kalkylblad och e-post som stöd. Det stora ämnet var och är att tillhandahålla ett nytt ramverk för styrning och nya processer för alla aktörer, så att alla olika aktörer kan arbeta med samma principer, KPI:er och takt.
När detta ramverk väl har skapats med stöd och input från PMO är PPM-lösningen inte kritisk eftersom den bara tjänar ramverket. På andra områden som kan vara motståndare till en PPM-lösning är det nödvändigt att få medverkan från högsta ledningen för att lösa låset.
4. Hur spårar ni teamarbete (berättelser) till företagsinitiativ?
Joaquims svar: Arbetet är kopplat till strategier (initiativ). Strategier är den grundläggande granularitet som förvaltas och övervakas på företagsnivå. Om frågan är hur användarberättelser i Jira och andra verktyg kopplas samman är svaret att vi arbetar för att införa det under nästa mandatperiod.
Planview-perspektivet: För en direkt integration med Jira kommer användarhistorier i Jira vanligtvis att förbli i Jira och rullningsinformationen kommer att överföras tillbaka till Planview PortfoliosTM på Epic/Work-nivå. För ett användningsfall Lean Portfolio Management med Planview AgilePlaceTM i mitten mellan Planview Portfolios och Jira, kommer användarhistorier att finnas kvar i Planview AgilePlace och Jira med datapunkter som rullar upp till Planview Portfolios i vyn (Epic) Work och (Program) Strategy.
5. Var vänlig och klargör vilka förutsättningar som bidrog till att det gick att uppnå en tre månaders migration.
Joaquims svar: Vi gjorde det i samband med ett verktygsbyte. Kraven var tydliga och praxis och ramar mogna. I detta företag med IT-sammanhang kan du sikta på ännu kortare perioder. När ett ramverk måste skapas eller kräver stora justeringar eller förändringar är frågan hur länge organisationen kan lösa denna fråga. Konfigurationen av verktyget kan enligt min åsikt göras på några veckor om du försöker använda det som finns tillgängligt för att uppnå dina mål.
Andra frågor som Joaquim tog upp under webbseminariet var:
- Hur involverad var ledarskapet och hur viktigt var det att integrera hantering av organisatoriska förändringar?
- Du nämnde hur Planview-lösningen används både inom IT och inom banken. Kan du beskriva närmare hur detta samordnade tillvägagångssätt fungerar?
Lyssna på hela webbseminariet från Santander UK på för att höra Joaquims svar. Han diskuterar de fyra pelare som teamet utvecklade för att vägleda sin resa:
- Skapa en vision för teamet
- Upprätta strategiska mål och OKR:er
- Arbeta med en färdplan
- Mäta framgång
På tal om framgång avslöjar Joaquim också några detaljer om ROI och hur Santander på bara tre månader bytte ut sina ERP-moduler som stödde kontrollfunktioner och PPM-processer mot en mer anpassningsbar, användarvänlig och kostnadseffektiv lösning som stödjer deras resa mot ett flexibelt företag.
