Hur viktiga är personliga kontakter i en alltmer avlägsen arbetsmiljö? Det korta svaret är "mycket", särskilt eftersom de är mycket färre.
Planview har som mål att "bygga framtidens uppkopplade arbete" - så jag ägnar mycket tid åt att tänka på de mänskliga aspekterna av uppkoppling. Inte bara de dimensioner av Connected Work som gäller från team till topp, från tvärfunktion till idé till effekt, utan även de individuella kontakter från person till person som gör vårt arbete mer meningsfullt, insiktsfullt och värdefullt.
Det som ledde till dagens hybrid- eller distansarbetskraft var naturligtvis den globala pandemin. Det var bland annat ett oplanerat socialt experiment - ett oavsiktligt men giltigt test av om det är möjligt att arbeta helt på distans.
Fram till pandemin var frågan om huruvida arbetstagare skulle och kunde vara produktiva när de arbetade hemifrån i stort sett hypotetisk. Men det blev snabbt ett mycket verkligt scenario i mycket större skala än vad någon kunde ha förutsett.
Vi lärde oss under de första månaderna och sedan åren att människor är lika produktiva hemma som på kontoret. Faktum är att en undersökning 2021 av Owl Labs visade att endast 1 % av de tillfrågade arbetstagarna uppgav att de var mindre produktiva i en distansmiljö.
Vi har också lärt oss att olika arbetsalternativ kan gynna både arbetstagaren och arbetsgivaren:
- Medarbetarna får större flexibilitet, mer tid för fokusering, bättre balans mellan arbete och privatliv och möjlighet att tillbringa mer kvalitetstid med sina nära och kära.
- Arbetsgivarna kan välja från en obegränsad talangpool, minska kontorsutgifterna och utnyttja flexibiliteten som ett rekryteringsverktyg.
Det betyder inte att fördelarna med att träffas ansikte mot ansikte med kollegor är obefintliga. Många gånger är de mest ändamålsenliga mötena personliga möten. Här är anledningen till detta:
Företagskulturen upplevs inte genom en bildskärm
Vad man kan lära sig av distansarbete varierar mycket från person till person. Medan en trebarnsförälder kanske känner sig mer ansluten till sin familj än någonsin tidigare, kan en ensamstående person som arbetar hemma hela tiden känna sig isolerad. 20 Vi förlorar något när vi aldrig kan träffas ansikte mot ansikte, även för dem som trivs med hybrid- eller distansarbete. Det är något som gör att man kan knyta kontakter som människor och som är mer påtagligt när man är personligen närvarande än när man är på en skärm. Företagskulturen kan inte bara avläsas genom att bära en T-shirt med företagets logotyp när man sitter på ett avlägset kontor.
Människor är komplexa varelser med mentala, känslomässiga och sociala behov som är mer nyanserade än vad diskussionen om arbete på kontoret eller hemifrån verkar erbjuda.
Programvara för videokonferenser har sina begränsningar
Även med den bästa videokonferensprogramvaran finns det en kommunikationsbarriär som är inneboende i onlinekommunikation. Det kan vara svårt att avgöra vem som talar under ett videosamtal och när det är lämpligt att avbryta eller bidra till samtalet. Ett videosamtal kräver mindre av oss själva än ett personligt möte, vilket innebär att vi är mindre närvarande och inte fullt ut närvarande.
Kontoret är inte den bästa platsen för individuellt arbete...
OwlLabs undersökning visade att endast 0 % av arbetstagarna anser att kontoret är den bästa platsen för individuellt arbete - enskilda medarbetare, som bara behöver en internetuppkoppling och möjlighet att fokusera på att göra sitt bästa arbete, hindras av de distraktioner som vanligtvis finns i en kontorsmiljö.36
Anställda känner sig mer betrodda i en distansarbetsmiljö när de får förtroendet att hantera sin egen tid, göra sitt eget schema och få sitt arbete gjort utan en chef i nacken. De känner sig dock mer delaktiga när de är på kontoret, med det outtalade förbehållet att de inte är tvungna att vara där på heltid.
...men vissa typer av samarbete är bäst när man möts ansikte mot ansikte.
Det finns vissa typer av samarbete - brainstorming, planering, känsliga samtal, kontaktskapande - som verkar vara bäst att göra ansikte mot ansikte. Även om vi på Planview är utspridda på distans träffas vi varje månad personligen som ledningsgrupp av denna anledning. Den här tiden tillsammans hjälper oss att lära känna varandra bättre, bygga upp ett förtroende och föra de där samtalen som det är bra att vara tillsammans på "gammaldags vis".
Hur avancerad programvara för videokonferenser än är - och vi använder den ständigt - är det något särskilt bindande med att vara ansikte mot ansikte: att se någons kroppsspråk och se deras genuina reaktioner utan filter eller mute-knapp.
Det verkar som om en hybridmetod, där de anställda har den flexibilitet de behöver för att leva sina bästa liv - och där de får ta del av fördelarna med avsiktliga sammankomster - är bäst för alla.
Våra kontor måste utvecklas för hybridsamarbete
Det finns ett behov av utveckling både när det gäller våra fysiska kontorsutrymmen och hur de används, och när det gäller de sätt på vilka vi träffas ansikte mot ansikte. Många kontorsbyggnader är utformade för individuellt arbete med tillfälliga möten i små grupper - och definitivt inte för den typ av hybridinteraktion som modernt arbete kräver.
Sömlös uppkoppling, både på och utanför kontoret, är avgörande för en fungerande hybridmiljö. I verkligheten är de flesta fysiska kontor inte optimerade för att ta emot möten med en blandning av personliga och virtuella deltagare på ett sätt som gör att alla känner sig lika delaktiga.
För att tillgodose behoven hos en hybrid arbetsstyrka måste kontorsutrymmena omprövas så att de är optimerade för personliga och virtuella möten.
Flexibla kontorsdesignelement - som rörliga väggar som kan justera storleken på utrymmet för att tillgodose olika gruppers behov - är ett utmärkt sätt att öka funktionaliteten i befintliga utrymmen. Uppgradering av programvaran för videokonferenser (och eventuell hårdvara som behövs för att förbättra ljud-/videokvaliteten) kan också vara till stor hjälp.
Gör personliga möten mer ändamålsenliga
Anställda får mest värde av att träffas ansikte mot ansikte om det sker med avsikt och målmedvetenhet. Företag som kräver att de anställda ska resa till kontoret bara för att de ska kunna arbeta tyst sida vid sida hela dagen tänker mer på teori än på praktik. Företag som erbjuder flexibilitet när det gäller vilka dagar de anställda kommer till kontoret kan upptäcka att de ibland bara har en person på en avdelning, och att den personen sedan möter sina kollegor via videokonferenser.
Spara personliga möten till de aktiviteter som har störst nytta av att vara ansikte mot ansikte: Brainstorming, planering och samhörighet. På Planview trivs vårt ledarskapsteam med att få tid för att reflektera över det förflutna och planera för framtiden.
Jag lär mig så mycket om mina kollegor och fördjupar min förståelse och respekt för dem under dessa möten, särskilt när vi inte arbetar (tekniskt sett). De mest värdefulla samtalen tenderar att ske när vi är utanför vårt vanliga element, t.ex. på en gruppvandring eller när vi äter en måltid tillsammans.
En av mina nya favorittraditioner är Planviews initiativ "Force for Good", som uppmuntrar anställda att samarbeta och arbeta frivilligt för en välgörenhetsorganisation som är viktig för dem.
Lagmedlemmarna uppmuntras att träffas (om möjligt personligen) med andra lagmedlemmar på för att tillbringa dagen med att ge tillbaka och lära känna varandra. Under dessa volontärstillfällen lär gruppmedlemmarna ofta känna personer från helt andra avdelningar - personer som de annars kanske aldrig skulle ha träffat. Det är svårt att säga vem som tjänar mest på detta - de anställda, som upplever känslan av inkludering, kontakt och samhörighet som bara kommer av att vara tillsammans, eller välgörenhetsorganisationerna.
Uppkopplat arbete = Uppkopplade människor
Att bygga meningsfulla och hållbara kontakter är avgörande när team är utspridda över hela landet eller till och med globalt. De senaste åren har lärt oss hur viktigt det är att bygga mänskliga broar över de digitala plattformar som har gjort det möjligt för oss att gå in i denna moderna, hybrida framtid.
Connected Work innebär helt enkelt att föra samman människor för att åstadkomma det som är viktigast. Värden skapas när de bästa verktygen och personerna möts. Den målmedvetna kontakten mellan människor kräver att vi omprövar när, var och hur vi möts, både virtuellt och personligen. Men en sak är säker - vårt behov av att få kontakt försvinner inte på kort tid.
