Vet du om din organisation har tillräckligt med resurser för att få arbetet gjort? Och är dessa resurser inriktade på rätt arbete? När det gäller prognoser och optimering är det viktigt att ha rätt verktyg för resurshantering för att förstå hur resurserna används för att möta befintliga krav och driva nya projekt samtidigt som projektleveranserna påskyndas.
Om din organisation vill förbli konkurrenskraftig måste den i slutändan se över resurserna och hur de anpassas och fördelas. I en typisk organisation leder till exempel en effektivitetsökning på 5% för 150 resurser till årliga besparingar på cirka 858,000 dollar eller 15,600 timmar. Redan denna statistik kan vara ett skäl att se till att din organisation använder ett lämpligt verktyg för resurshantering.
Ingen vill låta resurser falla mellan stolarna. Men vet du vad du ska leta efter i ett verktyg för resurshantering? En lösning för resurs- och efterfrågestyrning bör bygga på tre grundläggande steg:
- Planering så att du kan prioritera och prognostisera dina resurser för maximal nytta och värde.
- Genomförande och förändring för att hjälpa dig att öka din resursplan och prioritera förändringar.
- Spårning och mätning för att hjälpa dig att säkerställa avkastningen på de resurser du använder; på så sätt kan du få reda på den faktiska kostnaden för att leverera affärslösningar.
Ja, alla dessa stadier är viktiga i sin egen rätt. De är dock alla avsedda för olika roller. Till exempel kommer ledningsgruppen att fokusera på resursplanering, medan teammedlemmarna föredrar att ha en enkel användning för att spåra sina uppgifter och sin tid. Samtidigt har PMO- och resursförvaltarna det svåraste jobbet - att föra samman allting över hela portföljen för att hantera resurser under hela livscykeln.
Nu kan du börja fundera på vilka de viktigaste egenskaperna är när du väljer ett verktyg för resurshantering. Här är några allmänna riktlinjer för att se till att en lösning erbjuder följande:
- Förmågan att rekommendera hur resurskapaciteten ska användas för att leverera det högsta affärsvärdet med tanke på dina begränsningar.
- Planering av scenarier för att avgöra om organisationen kan absorbera och anpassa sig till förändringar i planen.
- En centraliserad resursarbetsbänk för att granska, godkänna och schemalägga resurser för att på bästa sätt placera din organisation för att kunna genomföra i tid och inom budget.
- Ett standardiserat arbetsflöde för resursförfrågningar för projektledare och resursförvaltare för att förbättra kommunikation, samarbete och ansvarstagande.
- Stöd för tidsanvändare och en användarvänlig mobilapplikation för att resurserna ska kunna spåra och logga tid, vilket kan göra stor skillnad i fråga om datanoggrannhet.
I slutändan vill du försäkra dig om att du hanterar mer än bara projekt- eller teamnivå för att spåra resurser. I stället bör ditt mål vara att omfatta alla stadier av livscykeln - planering, genomförande och uppföljning av de faktiska resultaten i hela projektet. Det är här som rätt verktyg eller lösningar kan spela en avgörande roll. Genom att se till att varje roll bidrar till rätt resultat och att de är redo att anpassa sig och förändras kan du säkerställa en smartare strategi för resursprognoser, hantering och ansvarstagande.
Resurser är en organisations mest värdefulla tillgångar. Är du redo att lära dig mer? Upptäck hur Planview PPM Pro (tidigare Planview Innotas) kan hjälpa dig - ladda ner vårt whitepaper nu, "Your Resources Are Falling Through the Cracks."
