Minimalismen har fått nytt liv under de senaste åren, främst inspirerad av Marie Kondos sätt att rensa ut i hemmet, där Kondo själv och många andra kommentatorer har utforskat hur varje aspekt av ens liv kan förbättras genom ett minimalistiskt förhållningssätt. Detta är förstås ingen ny teori, eftersom minimalism i konsten först blev framträdande i västvärlden på 60- och 70-talet, och sedan minimalism på arbetsplatsen i samband med Toyotas utveckling av Kanban, lean manufacturing och just-in-time-produktion i Japan från slutet av 1940-talet och framåt.
Ett första stopp för att få en uppfattning om vad minimalism bör betyda för företag (eller i någon annan aspekt av livet) är en parafrasering av ett citat av Albert Einstein: "Allt bör göras så enkelt som möjligt, men inte enklare."
Kan den principen skapa en minimalistisk arbetsstrategi som fungerar för ditt team eller din organisation? Låt oss ta en titt på några av de potentiella fördelarna.
Rensa fysiska och digitala utrymmen
Förutom den direkta påverkan på produktiviteten som röran orsakar genom att göra det svårare att hitta de saker du behöver, finns det också den mentala atmosfär som skapas av ett relativt kaos på arbetsplatsen. Oavsett om det är oanvända mappar eller föremål på skrivbordet eller onödiga dokument eller program på skrivbordet, fungerar dessa föremål som en ständig förstärkning av idén om att det är okej med rörigt och att det inte är nödvändigt att ha ett rationellt tillvägagångssätt som .
Bara av den enkla anledningen bör lagmedlemmarna uppmuntras att hålla utrymmena rena och organiserade, om inte annat för att skapa en atmosfär där dessa idéer värderas.
Prioritera viktiga uppgifter
A study of top executives at $1 billion-dollar companies found that 80% of their top executives’ time was taken up by tasks which accounted for less than 20% of their organization’s long-term value. This means that their workflow was being dominated by issues which should not have had such high priority.
När minimalism införs på arbetsplatsen är det viktigt att uppgifterna tilldelas rätt värde, så att mindre viktiga ämnen inte får en alltför stor plats i teamets tankar och prioriteringslistor.
Effektivisera besluten
Beslutsfattande är en viktig del av all affärsverksamhet, men hur mycket tid och energi det tar upp är något som kan justeras. Genom att ge teammedlemmarna möjlighet att fatta beslut på egen hand eller genom att minska antalet lager av godkännande som ett beslut måste gå igenom, antar du en minimalistisk arbetsstrategi som avsevärt kan minska resurserna för beslutsfattande.
Ta ett steg tillbaka från informationsmättnad
I rapporter, kreativa förslag och allmän kommunikation kan det finnas en olycklig tendens att ge för mycket information. Denna trend mot informationsmättnad förstärks bara av varningar via e-post och meddelanden om trådar som du är med i men som i själva verket ger dig väldigt lite information. För dig och hela ditt team eller din avdelning kan en gemensam ansträngning för att minska denna överbelastning av mindre värdefull information dramatiskt förbättra produktiviteten. Detta kan ske på många områden, t.ex. genom att reducera informationen till det nödvändigaste och införa ett prioriteringssystem för meddelanden för att undvika onödiga varningar och distraktioner.
Ett av de bästa sätten att införa en minimalistisk arbetsstrategi som gäller för hela teamet är att börja använda en molnbaserad projekthanteringsplattform. Med Planview AdaptiveWork kan du förenkla och standardisera kommunikation och arbetsflöden, vilket minskar slöseri med tid och energi. Det är också enkelt att komma igång med våra live-demonstrationer som svarar på alla frågor du kan ha om hur du effektivt kan integrera Planview AdaptiveWork för ditt team. Kolla in dem här.
