Prioritering omfattar två steg: att identifiera det viktigaste arbetet som ska göras och att avsätta tid för att göra det. Organisationer som inte ger individer möjlighet att fastställa prioriteringar och agera utifrån dem riskerar att slösa bort teamens kreativa potential. Ta de här stegen för att se till att dina medarbetare kan utföra sitt mest meningsfulla arbete.
1. Eliminera avbrott
En nyligen genomförd studie visade att anställda som började dagen med att planera hur de skulle hantera sin tid var mer engagerade och produktiva på jobbet - om de inte blev avbrutna. Ingenting förstör en perfekt plan för att fokusera på det som är viktigt så mycket som ett konstant flöde av e-post, sms och snabbmeddelanden. Skapa en arbetsmiljö där de anställda inte behöver vara "alltid på".
2. Ta dig tid att se över
Det är lätt att förlora det viktigaste arbetet ur sikte när man är mitt uppe i det som händer just nu. Effektiv prioritering innebär att ta ett steg tillbaka för att få perspektiv. Men det sker bara när du verkligen tar dig tid att ta ett steg tillbaka. Hjälp dina team att bli bekväma med tanken på att ta sig tid att se över sina prioriteringar. De kan känna att de borde "få jobbet gjort". Men genom att klargöra vilket arbete som måste göras blir de mer produktiva i längden.
3. Vara villig att revidera
Revidering är en följd av granskning. När du tar ett steg tillbaka för att bedöma vad som är viktigast kan du upptäcka att du behöver justera dina prioriteringar. Det beslutet kan vara särskilt svårt att fatta när teamet har varit djupt involverat i en uppgift eller ett projekt. Men att genomföra det som är viktigast måste också innebära att man släpper det som inte är viktigt. Låt inte sunk-cost-falska uppfattningar hålla din organisation låst till lägre prioriteringar.
4. Låt inte tidsfristerna styra
Mer än någon annan faktor kan det behov som kommer att dyka upp först förvränga prioriteringarna och skymma ditt viktigaste arbete. Om en deadline närmar sig måste det trots allt prioriteras, eller hur? Inte alltid. Organisatorisk triage kräver att man fattar beslut som inte alltid är lätta att fatta. Brådskande betyder inte alltid viktigt, även om det innebär att man måste be om en annan dag. Skapa en kultur där det är okej att "be om förlängning".
5. Bygga ett bättre system
Att göra prioriteringar och hålla sig till dem handlar inte om intuition. Det är inte en talang som vissa har och andra saknar. Varje anställd kan optimera sina dagar för att få sitt mest meningsfulla arbete utfört när de har rätt system för att prioritera sina arbetsuppgifter. Om du institutionaliserar de verktyg och arbetsflöden som ger pris åt det som är viktigast kan du skala upp prioriteringarna. Organisationer kan göra det möjligt för alla att utföra rätt arbete.
