Oavsett om ditt PMO är helt nytt eller har funnits i flera år är visionen en av de viktigaste komponenterna. Utan den slår varje person på sin egen trumma och rör sig i olika riktningar. En tydlig vision är kraftfull och vägledande, och den gör det möjligt för alla att anpassa sig till samma mål.
Hur skapar man en vision? Denna till synes skrämmande uppgift är inte så svår när man delar upp den i flera delar. I den här checklistan med överväganden går vi igenom struktureringen av din PMO-vision. Om ditt PMO redan har en vision kan du testa den genom att se hur den står sig mot våra kriterier nedan.
Övervägande #1: Vilka avdelningar/team kommer PMO att samarbeta med?
PMO:er kan arbeta med en eller flera avdelningar. Ett IT PMO ger till exempel projektledningsstöd till hela IT, inklusive team som infrastruktur och applikationsutveckling. Ibland arbetar en IT PMO-medlem med ett affärsprojekt, men fokuserar enbart på IT-delen av det. Genom att utvidga stödets omfattning till att omfatta hela organisationen, anpassar ett Enterprise PMO (EPMO) strategiskt till organisationens större mål och målsättningar. Det kan också hantera och övervaka flera PMO:er.
Vi pratar med allt fler företag som går från silo-PMO:er till EPMO:er. När ett enskilt PMO har etablerat bra processer och metoder kan värdet för organisationen maximeras genom att tillämpa de beprövade bästa metoderna på hela organisationen. Oavsett vilken typ av PMO du är en del av, ska du tydligt definiera vilka team som PMO:n ska arbeta med och vilken nivå av stöd och engagemang du ska ha.
Övervägande #2: Har viktiga intressenter eller chefer granskat och godkänt visionen?
Om ledningsgruppen inte redan är med på PMO, kan du dela visionen med dem för att hjälpa dem att se värdet. Många ledare har också varit tvungna att skapa visioner, och de kan erbjuda vägledning eller lyfta fram aspekter som du inte hade tänkt på. De kommer att validera nivån på processen och noggrannheten, styrningsmetoden och de viktigaste mätvärdena som ska följas upp. Dessa detaljer kommer att vara faktorer i visionen, så det är nödvändigt att förstå var dina chefer står i dessa frågor. Se till att samtalet inkluderar att PMO-visionen ska förenas med företagets kultur, filosofi och uppdrag.
Din PMO-vision kan till och med vara inriktad på processförbättring, effektivisering och standardisering, vilket kommer att stödja hur ledarskapet vill utveckla verksamheten. I slutändan är det inte bara en rekommendation utan ett måste att få ledningens godkännande.
Övervägande #3: Är PMO-målen i linje med affärsmålen och den årliga strategiska planen?
Över hela världen övergår företagen till en top-down-strategi när det gäller att definiera sin styrmodell och anpassa initiativen till de större målen. Detta är viktigt att ha i åtanke när du definierar din PMO-vision, och ta hänsyn till var ditt PMO-team befinner sig på en mognadsskala. Även mindre mogna organisationer ser värdet av en top-down-strategi, men saknar internt stöd för att genomföra den. När du funderar på din vision, tänk på var du vill att PMO ska vara om 5 år, och var organisationen som helhet troligen också kommer att vara.
Ett vanligt PMO-mål är att gå från ett kostnadscentrum till ett värdecentrum, särskilt inom IT-branschen, för att visa att verksamheten har nytta av att spara mer än bara pengar. Utan anpassning till de strategiska målen kan PMO inte göra denna övergång. Oavsett om du finansierar personal eller utbildning i projektledning, kan du visa att din vision stödjer den riktning som verksamheten rör sig i genom att visa att viktiga intressenter och chefer fortsätter att stödja PMO.
Övervägande #4: Är din vision förenlig med PMO:s kultur?
Kommer ni att kräva att en viss programvara ska användas? Kräver du att PMO-medlemmar ska spåra tiden för allt arbete? Det är viktigt att tänka på hur rigorös och strukturerad du är redan från början. När du väl har bestämt dig är det svårt att ändra det. Hur mycket auktoritet du ger dina projektledare sätter också tonen för tillit och respekt. Ju mer strukturerade och fasta standarderna är, desto mer kan du kräva att ditt team har en högre nivå av mognad inom projektledning. Om detta inte är fallet bör du överväga att lätta på kraven på detaljnivå och process, åtminstone till en senare tidpunkt.
En annan aspekt av detta är godkännanden. Kommer projektledarna att kunna bemanna sitt eget projektteam eller behöver de ett godkännande från resurschefen eller funktionschefen? Är det nödvändigt med fas- eller grindgodkännanden som fungerar som kontrollpunkter under hela projektet? Krävs det att dokumentationen är färdig innan projektet påbörjas? Alla dessa frågor om godkännande måste övervägas i förväg och fastställas i sten, annars får du ett mycket frustrerat team.
Som du kan se finns det mycket att ta till sig och tänka igenom när du skapar din PMO-vision. Det är viktigt att tänka på organisationen i stort och på hur det påverkar teamets vardag. Med så mycket att tänka på, var ska du börja? Mitt råd är att låsa in dig på ditt kontor i några timmar och börja skriva ner tankar och svar på de fyra frågor som vi har behandlat. Du kommer inte att få allt på en gång, men det är en bra början att få igång arbetet.
Behöver du mer inspiration? Ladda ner PMO Success Kit för att komma igång.
