Oavsett om du är en professionell projektledare eller en "tillfällig" projektledare kommer du troligen någon gång under din karriär att få ansvaret för att utvärdera programvarulösningar. Jag säger börda och inte ansvar eftersom trycket att leverera är stort, synligheten bland ledande intressenter är hög och förändringshantering är en svår process att navigera.
Så hur går man till väga för att framgångsrikt inleda en process för att utvärdera, välja och implementera en utvald mjukvara?
Utvärdering: 60%-70% misslyckande med en botten-upp-strategi
Traditionellt sett har personer i din ställning följt en bottom-up-process - de har gjort marknadsundersökningar på hög nivå, bett leverantörer om demonstrationer, intervjuat potentiella slutanvändare och utvecklat uttömmande kravmatriser, allt detta innan de satt sig ner med sin verkställande sponsor för att förstå stödet för initiativet och om det är möjligt att få en budget tillgänglig för ett inköp.
Det överväldigande resultatet av denna Bottoms Up-strategi är att mycket tid går till spillo och att ingen programvara köps in. Vår interna statistik visar att det är ungefär 60%-70% som misslyckas med den här typen av utvärderingar vid köp av programvara, inte bara vår Planview-familj av program.
Den mer framgångsrika vägen, som beskrevs i vårt senaste webbseminarium , är en strategi uppifrån och ner som innebär att ledningens sponsring anpassas tidigare i processen. Detta tillvägagångssätt tar en datadriven titt på värdet, tar upp vad som är viktigt för ditt företag och bedömer ROI eller andra mätvärden som krävs för att lyckas med att få ledningen och intressenterna att anpassa sig. På så sätt övergår du från att sammanställa abstrakta kravmatriser till att diskutera konkreta affärsresultat som kommer att driva verksamheten framåt.
Val av leverantör: Fallgropar att undvika
Vanliga utmaningar vid utvärdering av programvara är att identifiera organisationens högst prioriterade behov, analysera marknaden, underlätta en effektiv urvalsprocess, skaffa finansiering och få slutanvändarna att ta till sig programmet.
Nedan följer några rekommenderade fallgropar som du bör undvika under urvalsprocessen.
Fallgrop 1: Att försöka göra alla nöjda
Att söka efter en lösning som passar alla leder ofta till mindre optimala resultat. HR, marknadsföring och ekonomi kanske redan har ett system på plats, men chansen är liten att det systemet kommer att tillgodose dina högst prioriterade behov om du arbetar inom IT eller PMO.
Varför? För att du är formellt utbildad i projektledning och de inte är det.
Om du förväntar dig att en ITSM-lösning ska fungera som en PPM-lösning bör du dessutom kontrollera med analytikerna först. Gartner har en bra artikel med titeln: Be Wary if Buying an ITSSM Tool to Use Beyond ITSM 2.0 för de av er som pressas att offra kärnfunktioner för PPM och resurshantering för att några av era kollegor tror att ett biljett- eller helpdesk-system kan fungera som ett program för portfölj, styrning och resurshantering.
Fallgrop 2: Låt känslor styra ditt beslut
Låt dig inte distraheras av glänsande föremål eller oändliga "klockor och visselpipor" som dina slutanvändare aldrig kommer att använda. Håll det enkelt. Du måste se till att du håller dig till det som är mest relevant för din organisation. Fokusera på data framför känslor, resultat framför funktioner och ROI framför användargränssnitt.
Fallgrop 3: Ovilja att "stoppa" processen
Det är okej att säga "nej" till en säljare. Du hörde det här.
Det är också okej att avbryta utvärderingen och undvika att dina kollegor slösar bort värdefull tid om det inte finns någon möjlighet att göra ett köp inom en överskådlig framtid. Du kan göra ditt bästa för att bygga upp en grundmurad opinion om det är ditt val, men kom ihåg att 60%-70% av din tid och dina ansträngningar inte kommer att leda till ett köp, så ställ realistiska förväntningar både internt och externt.
Bygga upp ett partnerskap med en leverantör
Om du har en specifik tidslinje som du arbetar mot, kom ihåg att det internt förmodligen finns en process som du måste följa (upphandling, säkerhet, juridik, leverantörsregistrering, budgetallokering) i samband med valet av leverantör som kommer att påverka ditt Go-Live-mål.
Ta reda på hur din organisation köper programvara så att du ligger steget före.
Slutligen, när det gäller att samarbeta med leverantörer, tänk på vad vi som leverantörer försöker fastställa:
- Hur allvarligt är detta perspektiv? Vi vill veta om din organisation är på utbildningsnivå eller om den är mer seriös när det gäller att köpa programvara.
- Kommer detta att vara en bra användning av min tid? Vi tilldelar också knappa resurser (tvärtemot vad många tror) och måste ta hänsyn till alternativkostnader, kompromisser och upptrappning av åtaganden, precis som du. Var respektfull mot detta faktum och sök efter verkliga partners som bryr sig och är villiga att investera tid för att göra dig framgångsrik.
- Har vi en överenskommelse? Leverantörerna vill att du ska få ett mervärde av ditt köp. Vi tror att du bryr dig om ditt yrke och att du brinner för att utnyttja verktyg som kan främja din karriär och hjälpa ditt företag att förnya sig. Ju tidigare vi kan hjälpa dig att inse värdet, desto bättre för alla inblandade.
För ytterligare information om The Art of Evaluating PPM Software, , se hela presentationen i vårt webbseminarium på begäran. Spendera inte månader på att utvärdera lösningar som du aldrig kommer att använda.
