PMO:er befinner sig i ett övergångstillstånd: de förändras ständigt för att stödja olika team, arbetssätt, strategiska mål, omvandlingsprogram, prioriteringar och mycket mer. För att hantera denna komplexitet och ständiga förändring krävs ett modernt tillvägagångssätt för PPM - ett tillvägagångssätt som gör att PMO kan bli en mer strategisk skapare av affärsnytta.
"The Insider's Guide to Modern PPM" definierar vad detta innebär och vilka kompetenser som behövs för att tryggt och effektivt kunna genomföra resan. Det här är en ny typ av köpguide som passar in i ett nytt tillvägagångssätt. Den fokuserar på hur PMO:er bör utvecklas inom ramen för fyra dimensioner av modern PPM:
- Empower Teams
- Anpassad portföljplanering och finansiering
- Flexible Capacity Planning
- Förstärkt synlighet och effektiviserad styrning
Intresserad? Insider's Guide presenterar också de kritiska funktioner som är viktiga för varje dimension samt teknik som kan underlätta resan. Under tiden finns här en kort sammanfattning av de fyra dimensionerna.
Empower Teams
Stärkta team levererar affärsnytta. Att modernisera PPM innebär därför att stödja team oavsett vilken metod de använder - från vattenfallprojekt till samarbetsprojekt och Lean-Agile-metoder för arbetsleverans och vidare.
Ett projektteam som fokuserar på uppgifter och projektplaner har till exempel andra behov än Agile-team som fokuserar på flöde och genomströmning. Kritiska förmågor för att stärka team är att utrusta dem med rätt teknik och applikationer som bygger på deras valda metoder. PMO:s bör också fokusera på programhantering för att underlätta högkvalitativa resultat i alla team.
Modern PPM-programvara gör det möjligt för PMO:er att koppla alla typer av arbete tillbaka till de integrerade strategi- och portföljplanerna. Detta garanterar att intressenterna har insyn i status, beroenden och strategisk anpassning - och kan justera vid behov.
Anpassad portföljplanering och finansiering
I modern PPM fokuserar portföljplanering på resultat och fördelar snarare än på uppgifter och prestationer. Detta är en övergång från projekt till program och produktcentrerad leverans. Planeringen blir mer kontinuerlig och finansieringen blir mer flexibel, vilket gör att PMO:erna kan anpassa sig snabbare när saker och ting förändras.
PMO:s bör utforska PPM-lösningar som kan underlätta stegvis finansiering och koppla finansieringen till definierade affärsresultat. Scenarioplanering är också en viktig förmåga, t.ex. modellering av omfördelning av både finansiering och kapacitet inom och mellan portföljer för att förstå effekterna och balansera avvägningar.
Flexibel Kapacitetsplanering
I takt med att man rör sig mot tvärfunktionella team som har mer inflytande blir kapacitetsplanering mer en fråga om stöd på teamnivå. Modern, flexibel planering av resurskapaciteten handlar inte bara om att välja rätt personer och team och tilldela dem rätt arbetsuppgifter. Det handlar också om att göra intelligenta anpassningar när kraven och prioriteringarna förändras - vilket de ofta gör.
Modern PPM-programvara kan underlätta kapacitetsplanering med hjälp av funktioner som modellering av omfördelning av resurser och team i hela portföljen, med hänsyn till pågående arbete. Avancerade lösningar kan också hjälpa till att stödja team med inflytande och hantera begränsningar och beroenden mellan team, delade resurser och team av team.
Förstärkt synlighet och effektiviserad styrning
Med team som tar mer ansvar för det dagliga genomförandet har PMO:er en utmärkt position för att leda vägen mot en mer flexibel och strömlinjeformad strategi för styrning. Dagarna med strikthet och kontroll är förbi - rätt nivå av styrning möjliggör snabbare beslutsfattande, ofta på gruppnivå, samt leverans av produkter och tjänster som ger mervärde.
Moderna PPM-lösningar ger de analyser och den insyn som behövs för att följa utvecklingen, hantera beroenden mellan team och minska riskerna. Grupperna behöver vägledning om vilka beslut de kan fatta och vilka de ska eskalera till ledningen. PMO:s ökar hastigheten med tydliga riktlinjer och arbetar aktivt med intressenter för att skapa en synlig linje för ledningen för att fastställa KPI:er och OKR:er som snabbt kan identifiera behovet av att ändra, justera finansiering eller kapacitet eller prioritera bort.
Genom att finslipa dessa fyra dimensioner - teamleverans, portföljplanering och finansiering, kapacitetsplanering samt synlighet och styrning - kan PMO:erna bli bättre på att navigera i förändringar. Denna moderna PPM-strategi gör det möjligt för organisationen att snabbt anpassa sig till nya prioriteringar och nya arbetssätt. PMO:er kan skapa organisatorisk smidighet och öka reaktionsförmågan samtidigt som de påskyndar leveransen av strategier.
Resan börjar med PMO:s egen utveckling mot att bli en mer strategisk affärsrådgivare, en möjliggörare av team och en värdedrivare. När detta är målet räcker traditionella PPM-verktyg och metoder helt enkelt inte till. Modern PPM-programvara ger den intelligens och de funktioner som behövs för att organisationen ska kunna hålla sig till sin strategi och snabbt kunna ändra sin inriktning.
Att göra denna övergång på ett effektivt sätt handlar också om att hitta rätt partner som uppskattar det unika i varje företag och som har väglett många genom resan. Sök en partner som:
- Förstår var din organisation befinner sig idag, vilka nyckelkomponenter som behöver förändras och vilka steg som kan uppnås på vägen dit.
- Kan anpassas när olika delar av organisationen befinner sig i olika stadier.
- Gör det möjligt för dig att skapa en färdplan för att framgångsrikt vägleda din omvandlingsresa genom dagens hybridverklighet.
Använd "The Insider's Guide to Modern PPM" för att hjälpa ditt PMO att hitta rätt lösning.
