![Anta agila marknadsföringstekniker [Intervju]: Sprintplanering, retrospektiv, SCRUM](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2016/04/agile-marketing-techniques-scrum-retrospectives-sprint-planning-750x340-750x340.jpg)
Oavsett om du försöker lansera en ny produkt eller lansera en webbplats har du inte mycket tid att söka igenom e-postmeddelanden eller boka möten för att hålla reda på statusen för projekt och leveranser. Kravet på bättre teknik är inte längre ett nöje, utan ett måste i dagens alltmer uppkopplade värld. Många marknadsföringsorganisationer använder sig av agila marknadsföringsmetoder som sprintplanering, retrospektiv och SCRUM tillsammans med rätt teknisk lösning.
I det här inlägget intervjuar jag marknadschefen på ett ledande programvaruföretag som berättar hur deras marknadsföringsorganisation gick från att använda ett biljettsystem som gav liten insyn i arbete och resurser till att använda en agil marknadsföringsmetod. Vi kommer att diskutera några av de utmaningar som teamet stod inför och de åtgärder som vidtogs för att förbättra projektets leverans och kommunikation. Låt oss börja.
Var befann sig din marknadsföringsorganisation innan den blev agil?
"Marknadsföring hade två primära team, Demand Generation och Web and Creative Services. Vi använde ett traditionellt biljettsystem för att ta emot arbetsförfrågningar från Demand Generation-teamet, företagsmarknadsföring och andra avdelningsövergripande team, inklusive försäljning och produkthantering. Dessa biljetter innehöll standarduppgifter som förfallodatum och andra fält som hjälpte oss att sortera listan. Vanligtvis har vi 120-150 biljettförfrågningar - alla i en lång lista. Det var svårt att se och prioritera, och än mindre att förstå en enskild gruppmedlems fulla arbetsbörda. Biljetter försvann när de flyttades från en tilldelad person till en annan eller från status till status. Den ursprungliga sökanden hade ofta svårt att spåra allt de hade begärt. Ingen kunde se hela det arbete som begärdes. Att bara arbeta bort förfallodatum för 100 kort fick det att se ut som om allting skulle prioriteras."
"Alla biljetter skulle komma in till en central chef, som skulle fastställa detaljer och sedan tilldela uppgifter till gruppmedlemmarna. All kommunikation skedde via e-post. Det andra problemet var att det fanns flera olika stilar för projektdokumentation och planering i teamet och att processerna inte var särskilt enhetliga. Vi visste att något måste förändras."
Vilka metoder ville du använda för att förbättra processerna?
"Vi har tittat på att skapa en uppsättning mallar och standarder som kan användas för att dokumentera projekt och kampanjer. Vi trodde att om vi hade en enhetlig process skulle det göra oss mer effektiva. Vi skapade SharePoint-formulär och delade nätverksenheter för dokument. Vi försökte använda MS Project- och SharePoint-kalendrar för att underlätta synligheten. Med hjälp av den mer traditionella vattenfallsmetoden för planering skapade vi omfattande projektplaner för att sedan falla tillbaka till kalkylblad och biljetter. Checklistor och whiteboards blev visuellt användbara för att visa vilka saker som behövdes för ett projekt."
Varför valde ni en agil marknadsföringsmetod? Vilka var några av de egenskaper som lockade dig till den?
"Agil marknadsföring gjorde det möjligt för oss att dela upp projekt i mindre tidssegment så att vi kunde planera för vad som skulle komma och prioritera därefter. Det gav oss också möjlighet att genomföra projekt i faser. Det innebar att vi kunde ta fram saker och ting, se hur de fungerade och göra ändringar eller redigeringar mycket snabbt. Genom att använda Kanban-tavlor fick vi insyn i vad som behövdes under nästa tvåveckorsperiod. Då kunde vi koncentrera oss på våra uppgifter. Att kunna se framsteg i statuskolumnerna för hela teamet gav oss den insyn som vi behövde för att kunna utföra vårt arbete mer effektivt."
Hur kom du igång med övergångs- och förändringshantering av agil marknadsföring?
"Ur ett förändringshanteringsperspektiv var det bra att vår marknadsföringsdirektör och vår produktchef stödde detta förändringsarbete och hjälpte till att kommunicera vikten av att anta det nya initiativet i hela marknadsföringen. Vi gjorde också forskning om olika delar av agilitet och tog in en expert på agil utveckling för att diskutera grundläggande agila metoder och hur de kan implementeras i en marknadsföringsorganisation. Vi diskuterade alternativen och fattade ett beslut i hela teamet. Vi införde agilitet med tvåveckorssprintar och hade våra gransknings-, retrospektiva och planeringsmöten varannan vecka. Vi planerade också dagliga SCRUM-möten, vilket hjälpte oss att hålla ordning på prioriteringarna och förbättra kommunikationen."
Hur justerade du processen på vägen?
"Retrospektivet var vår centrala punkt för processförändringar. Vi gick igenom den tidigare feedbacken för att se om vi hade åtgärdat alla problem. Efter att ha gått igenom den senaste sprinten gick vi runt och gav alla en chans att tala om vad som gick bra eller mindre bra. Hur kan vi förbättra oss? Vilka processer måste förändras? Med en passionerad grupp hade vi starka åsikter och livliga diskussioner, vilket i slutändan gjorde att vårt team fungerade bättre som helhet. Allteftersom tiden gick och sprintarna avslutades blev varje retrospektiv kortare och kortare. Det var färre problem och alla sa att det här fungerar verkligen bra, för det gjorde det."
Hur utvecklades agil marknadsföring och vilka är några av fördelarna?
"Vi började med en mer "formell" agil process och utvecklade vår egen stil. Teamet skulle komma med förslag och ge synpunkter på förändringar. Vi har nu bättre insyn i teamets totala arbetsbelastning. Vi kan enkelt fastställa och justera prioriteringar för att möta förändringar. Vår arbetsbelastning har faktiskt ökat, men stressnivån och nödbrandsbekämpningen har minskat avsevärt. Det blir inte bättre än så."
Vilka är dina tips för ett marknadsföringsteam som precis har börjat med Agile Marketing?
"Det är viktigt att börja med ledningsgruppen och få stöd på högre nivå för den här typen av förändring. Detta borde vara den enkla delen eftersom de flesta chefer vill ha bättre kommunikation, synlighet, effektivitet och mindre stress. När du har fått dem ombord bör du hålla ett startmöte för att presentera de olika delarna av Agile och lära ut grunderna. Det är en bra idé att ta in en extern expert på Agile om ni har en sådan. Att stödja ledningsgruppen med en röst utifrån ger projektet betydelse och trovärdighet."
"Jag föreslår att vi börjar med att diskutera processen och vilka möten som måste hållas och varför. Observera att jag inte sa att du ska berätta för dem hur de ska gå tillväga. Låt teamet komma fram till hur den agila processen kommer att fungera för dem. Ju mer gruppmedlemmarna är involverade, desto bättre blir resultatet för antagandet. Och du bör alltid komma ihåg att inget är permanent när agilitet är agilitet. Gör det som fungerar för teamet och var öppen för förändringar. Vi försökte till exempel med en metod för kort under endast en sprint, och när det inte fungerade slutade vi. Du bör också ägna mer tid i början av processen åt den retrospektiva granskningen. Gör många anteckningar, dela dem, granska dem, ge alternativ och anpassa Agile för ditt team - det är hela poängen."
Vilken teknik använder teamet för att göra agil marknadsföring till verklighet?
"Vi testade ett par online-verktyg. Vissa var bra för småsaker, men vi växte snabbt ur dem. Vi använder Planview Projectplace för att hantera våra projekt, statusuppdateringar och Kanban-brädor för att driva vår agila marknadsföringsverksamhet nu."
Varför valde teamet en programvara för projektsamarbete?
"Vid varje given tidpunkt har teamet nästan hundra uppgifter - i flera projekt på flera marknader och geografier, och vi arbetar med både interna och externa intressenter. ProjectPlace ger oss en plattform för att samarbeta, kommunicera och få insyn så att vi kan fastställa våra prioriteringar på rätt sätt. Medlemmarna har också kunnat använda mobilappen via sin telefon eller surfplatta för att kontrollera statusen för ett projekt. Medlemmarna har berättat för mig att mobilappen ger dem sinnesfrid i vetskapen om att projektet går framåt, även när de inte är på kontoret."
"Kanban-korten är helt klart en favoritdel av projekthanteringsverktyget. Medlemmarna kan se allt arbete som teamet är involverat i för ett projekt och omedelbart se status. Om prioriteringarna ändras kan vi flytta kort, lägga till kommentarer eller flytta datum. Vi håller ett dagligt möte där vi går igenom styrelsen, tilldelar kort om det behövs och fastställer dagens prioriteringar. Det viktiga är att vi alla tittar på styrelsen som ett team - verklig synlighet, en spelförändrare."
För mer information om hur ProjectPlace kan hjälpa till att införa agila marknadsföringstekniker, besök projectplace.com, och registrera dig för en gratis provperiod för att uppleva lösningen själv idag!
