Redaktörens anmärkning: För det här inlägget om mallar för Kanban-tavlor för agil marknadsföring är vi glada att välkomna Jim Ewel till Planview-bloggen. Jim är en av de ledande rösterna inom agil marknadsföring, han var med och organiserade det första mötet för agila marknadsförare och var med och skrev Agile Marketing Manifesto.
Sedan 2010 har han hjälpt över 70 organisationer att införa Agile i sin marknadsföringspraxis med hjälp av metoden i sin bästsäljande bok The Six Disciplines of Agile Marketing. Idag är och hans blogg en av de mest pålitliga källorna om agilitet. Jim driver ett konsultföretag för agil marknadsföring där han hjälper organisationer att införa agil marknadsföring.
***
Hur skapar man Kanban-planer för agil marknadsföring? Hur bör flödena se ut för vanliga marknadsföringsfunktioner som innehållsmarknadsföring, efterfrågegenerering, marknadsföringsverksamhet, produktmarknadsföring, evenemang, PR och sociala medier?
Hur kombinerar du flera olika marknadsföringsdiscipliner i styrelser på hög nivå som gör det möjligt för ledningen att se helheten av marknadsföringsinitiativ och att borra ner till statusen för enskilda leveranser? Hur skapar du tavlor som visar hur taktik relaterar till strategi och som gör det möjligt för CMO:s och andra högre chefer att se en översiktlig bild av genomförandet av strategiska initiativ?
Jag kommer att besvara dessa frågor och fler i en serie blogginlägg. I det här inlägget, som är det första i serien, kommer jag att titta på de två första frågorna och diskutera åtta tavelutformningar som team kan använda som mallar för Kanban-tavlor för agil marknadsföring i Planview AgilePlace™. Du kan ladda ner mallarna här. Jag kommer också att tala om några av skillnaderna i hur styrelser konstrueras beroende på vilken agil metod du tillämpar: Scrum, Kanban eller Scrumban.
Enkel Scrum-planka
Denna enkla Scrum-tavla har fyra kolumner. Du har förmodligen sett den enklaste Kanban-tavlan, som bara har tre kolumner: "Att göra", "Gör" och "Klart". Vi har bytt namn på kolumnen "To Do" till "Sprint Backlog" för att visa att den här kolumnen är en delmängd av hela vår backlog, inklusive endast de leveranser eller uppgifter som vi har åtagit oss att göra under den här sprinten.
Vi har också lagt till ytterligare en kolumn, "Granskning", av två skäl. För det första kanske vi vill sätta en WIP-gräns (work-in-process) på kolumnen "Reviewing" eftersom granskningsfasen ofta är en flaskhals i många agila marknadsföringsorganisationer. En WIP-gräns är en begränsning som Agile-team ålägger sig själva för att uppmuntra till att få saker gjorda, snarare än att saker samlas på hög i granskningsfasen. För det andra kanske vi vill spåra hur stor andel av hela vårt flöde som går åt till granskning.
Låt oss säga att det i genomsnitt tar åtta dagar för objekt i vår Sprint backlog att gå från start till färdig, ett mått som kallas cykeltid. Men låt oss säga att 50 % av vår cykeltid, eller i genomsnitt fyra dagar, går åt till granskning. Om vi kan få de flesta ärenden granskade inom en dag kan vi minska vår genomsnittliga cykeltid från åtta dagar till fem dagar (fyra dagar för arbete och en dag för granskning). Det är en enorm förbättring!
En anmärkning: Även om jag har kallat den här tavlan för Simple Scrum Board, är det tradition att namnge Scrum boards baserat på antalet sprintar sedan du började praktisera agilitet, med noll som startpunkt. Din första Sprint är Sprint Zero och styrelsen heter Sprint Zero, den andra Sprint är Sprint One och styrelsen heter Sprint One, och så vidare.
Enkel Scrumban-planka
Många marknadsförare tror att Scrumban är en blandning av de bästa resultaten från Scrum och Kanban. Det är dock mycket mer än så. Scrumban är en metod i sig själv.
En av de mest användbara funktionerna i Scrumban för marknadsförare är användningen av en "Ready"-kö. Istället för att göra en komplex Sprintplanering gör Scrumban-teamen en lätt planering när "Ready"-kön sjunker under ett visst tröskelvärde.
Låt oss till exempel säga att du har arbetat med Scrum under en tid, och baserat på din erfarenhet vet du att ditt team slutför ungefär 20 objekt per vecka. Vissa veckor är du mindre klar för att du har större saker som tar mer tid, och vissa veckor är du mer klar för att du har en blandning av mindre saker.
Du upptäcker att dina Sprintplaneringssessioner, som tar en till två timmar varannan vecka med uppskattning av story point, planeringspoker och andra Sprintplaneringsaktiviteter, inte tillför mycket värde. Du kanske bestämmer dig för att flytta till Scrumban. Grupper som tillämpar Scrumban planerar endast när och så mycket som krävs för att leverera värde.
Istället för Sprint-teman och uppskattningar av story points och allt annat träffas dessa team endast när Ready-kön börjar tömmas. Sedan träffas de i 30-60 minuter för att lägga till precis tillräckligt många objekt för att fylla på "Ready"-kön.
Du kan till exempel träffas när antalet objekt i kön "Redo" sjunker till fem eller mindre, och sedan lägga till tillräckligt många objekt för att få upp antalet objekt i kön "Redo" till 20. Du behöver aldrig nollställa brädan. Du har inga grupper som är besvikna för att du inte fick allt gjort under sprinten. Och du ägnar förmodligen bara hälften av tiden eller mindre åt planering. Det är tid som du kan använda för att slutföra nytt arbete och skapa värde för kunden.
Marknadsföring av innehåll
På den här tavlan har vi utökat vårt centrala flöde från bara två kolumner, "Gör" och "Granska", till sju kolumner. Varför gör vi detta? Återigen, två skäl.
Vi kanske vill ha mer detaljerade uppgifter om arbetsmomentets status än att bara se att det befinner sig i antingen utförandet eller granskningen. Till exempel: Är det ett första utkast eller ett andra utkast? Är det en verkställande granskning eller en granskning av juridiska frågor och efterlevnad?
För det andra kanske vi vill lägga till WIP-gränser och spåra den procentuella andelen tid som spenderas i varje kolumn så att vi kan identifiera flaskhalsar och områden som kan förbättras, precis som vi gjorde i Simple Scrum Board ovan. Genom att ha ett mer detaljerat flöde får vi mer kunskap om var flaskhalsarna eller fördröjningarna uppstår.
Vi kan också identifiera innehållskategorier med kortfärger, t.ex. gult för blogginlägg, grönt för e-böcker, lila för video osv.
Generering av efterfrågan
Den här styrelsen är lite mer komplicerad. Det är första gången vi använder simplanes, eller de horisontella banorna på den här tavlan som delar in aktiviteter för att skapa efterfrågan i tre grupper: Baseline, Emerging och Experiment. Dessa tre kategorier används ofta av företag som tillämpar 70-20-10-regeln för marknadsföringsinnovation. Regeln 70-20-10 innebär:
- Ungefär 70 % av din marknadsföringsbudget går till basaktiviteter, dvs. aktiviteter som har fungerat bra tidigare. Du kanske fortfarande optimerar vissa av kampanjerna, men de använder välkända kanaler och beprövade metoder.
- Ungefär 20 % av din budget går till nya kanaler eller tillvägagångssätt. Du kanske till exempel experimenterar med AI eller nya kanaler som Clubhouse.
- Ungefär 10 % av din budget är reserverad för experiment. Det kan handla om helt nya kanaler eller tillvägagångssätt som dina konkurrenter ännu inte prövar och som kommer att leda till den innovation som hjälper dig att nå eller förbli i toppen av din produktkategori. Många av dessa experiment kommer att misslyckas, men de som fungerar kommer att ligga till grund för dina 70% utgifter i framtiden.
Vi skulle kunna använda färgkodning för att identifiera de tre kategorierna i regeln 70-20-10, men jag föredrar att använda simplanes. Jag föredrar att använda färgkodning för att identifiera antingen innehållstyper eller kanaler (blått för LinkedIn, grönt för Facebook osv.). Jag tycker också att simplanerna är lättare att läsa.
Arbetsflödet i huvuddelen för pågående arbete är enkelt: planera, skapa, granska och slutföra. Du kan behålla den så här enkelt, eller så kan du lägga till några fler steg för att återspegla de faktiska stegen i ditt arbetsflöde. Ingetdera är bra eller dåligt - det viktiga är att fokusera på vad som gör att du kan följa utvecklingen och identifiera flaskhalsar.
Observera att vi också har delat upp kolumnen "Färdig" i tre underkolumner - "På marknaden", "Färdig" och "Lärdomar". Du vill se till att du dokumenterar dina lärdomar för alla kampanjer för efterfrågegenerering och det här sista avsnittet ser till att detta görs.
Marknadsföring
Marknadsföringsverksamheten kan ibland vara enkel eller komplex. Att skapa en ny e-postsekvens i de flesta verktyg för automatisering av marknadsföring är till exempel i allmänhet enkelt för dem som har fått utbildning i hur verktyget används.
Å andra sidan kan det vara ganska komplicerat att implementera en ny MarTech-grupp, inklusive att rensa upp data, implementera ett nytt program för automatiserad marknadsföring, integrera det med ditt befintliga CRM och utforma nya mallar för alla e-postmeddelanden, landningssidor och annat innehåll som vänder sig till kunderna.
Denna styrelse tar itu med denna komplexitet. Nya förfrågningar kommer in. Beroende på hur komplexa de är kan de snabbt övergå till leveranser och uppgifter som bygger på olika kompetenser: utveckling, design, data eller automatisering. Mer komplexa implementeringar kan kräva att en planerare delar upp projektet i flera olika leveranser som involverar alla de olika kompetenserna.
I avsnittet "Doing" kan vi med hjälp av flera simplanes se arbetsflödena för de olika kompetenserna. Även om varje arbetsflöde använder en något annorlunda terminologi är de grundläggande stegen i flödet upptäckt, utförande och underhåll. Kolumnen "Holding" håller kvar arbetet tills alla delar är klara för integrering.
Integrationstestning säkerställer att arbetet från de olika grupperna fungerar bra tillsammans. Därefter påbörjas arbetet. Som ett sista steg utvärderar teamet det värde som marknadsföringsverksamheten levererar.
Produktmarknadsföring
Denna produktmarknadsföringsstyrelse följer produktionen av kundfärdiga material som försäljningsblad, produktbeskrivningar, versionsnoteringar och kundorienterade produktplaner. Etapperna omfattar briefing, skiss, utkast, redigering, uppbyggnad, godkännande och distribution. Det är en delmängd av en tavla som används av ett Agilt produkthanteringsteam.
Hela styrelsen innehåller avsnitt om interna och externa resultat. Det finns också ett avsnitt för planering som innehåller kategorier som webbseminarier, livscykelhantering, forskning, säljstöd, konkurrensanalys och produktrelaterat material.
Observera att den här tavlan har "Klar"-köer i slutet av arbetsflödets skiss-, redigerings- och uppbyggnadsstadier. Dessa "Done"-köer har flera syften.
För det första kan den som är ansvarig för nästa steg i flödet prenumerera på kolumnen "Klar", som visar att det föregående steget är klart och att de kan ta över arbetet när de är redo.
Genom att mäta hur mycket tid arbetselementen tillbringar i dessa "Done"-köer kan teamet identifiera flaskhalsar och var arbetet tillbringar alltför lång tid i väntan, vilket indikerar att det inte finns tillräckligt med resurser i nästa steg för att dra arbetet i rätt tid.
Till sist kan teamet använda dessa "färdigköer" för att beräkna ett mått som kallas flödeseffektivitet. Flödeseffektivitet är förhållandet mellan den aktiva arbetstiden och den totala tiden för att slutföra arbetet. "Done"-köerna representerar den tid då ingen arbetar aktivt med leveransen. Om ett team till exempel spenderar 10 dagar totalt för att slutföra ett ärende, men endast två dagar för att utföra det faktiska arbetet med ärendet, är flödeseffektiviteten 20 %.
Events
Folk säger till mig att evenemangshantering inte passar bra för Agile. Jag tror att detta främst beror på att folk förknippar Agile med Scrum och att de inte kan föreställa sig hur de ska hantera händelser i tvåveckorssprintar. De har rätt. Kanban, och särskilt Kanban-tavlor, kan användas för att hantera händelser. Låt oss se hur.
De tre bilderna här är alla från en enda tavla som är för bred för att kunna tas med på en enda skärmdump. Det första avsnittet omfattar förfrågningar om nya evenemang, evenemang som organisationen har åtagit sig att genomföra och ett flöde för att spåra konferenser. Vi ser också ett exempel på en processpolicy för att påminna användaren om att vissa fält måste fyllas i för varje kort.
Den andra bilden är i huvudsak en kalender. Med en snabb överblick kan vi se alla händelser per kvartal.
Den tredje bilden visar de uppgifter som är kopplade till varje händelse. Kortet öppnas och uppgifterna beskrivs på en enkel Kanban-tavla. Varje uppgift kan tilldelas ett förfallodatum, en ägare, ett startdatum och annan information. Styrelseägaren kan skapa mallkort så att det finns en checklista med uppgifter för varje evenemang för att garantera kvaliteten. Händelser kan också ha uppgifter som är unika för händelsen.
Den här evenemangstavlan gör det mycket enkelt att hantera allt på ett och samma ställe.
PR & Sociala medier
PR och sociala medier är ett annat område där en del människor anser att Agile inte kan hjälpa dem att hantera sitt arbete. Jag håller inte med om det. Loomly har ett bra exempel på ett arbetsflöde för sociala medier. Den kan användas för PR, eller så kan du skapa ett separat simfält för PR.
Arbetsflödet börjar med idéer för kampanjer i sociala medier. En del av dem kommer att godkännas, andra kommer att avvisas. I vår process för accepterade idéer ingår insamling av tillgångar, copywriting, korrekturläsning, godkännande, revidering, schemaläggning, marknadsföring, engagemang med människor som svarar på våra inlägg och vad vi lärt oss. Vissa av dessa steg kan hoppa över, men flödet påminner oss om att tänka på varje steg.
Nästa: Koppla ihop styrelser för att få en överblick på hög nivå
I nästa inlägg i den här serien ska jag besvara de två sista frågorna som ställdes i början av det här inlägget: Hur kombinerar man flera olika marknadsföringsdiscipliner till styrelser på hög nivå som gör det möjligt för ledningen att se helheten av marknadsföringsinitiativen och att borra ner till statusen för enskilda leveranser? Och hur skapar du tavlor som visar hur taktik relaterar till strategi och som gör det möjligt för CMO:s och andra högre chefer att se en översiktlig bild av genomförandet av strategiska initiativ?
Läs nästa: Avancerade mallar för Kanban-tavlor för agil marknadsföring
Redaktörens anmärkning: If you’d like to use any of the boards in this post as a template in Planview AgilePlace, you can download the templates from Jim’s website. The templates are easy to upload and use. If you’re not a Planview AgilePlace customer yet, then you can try Planview AgilePlace free for 30 days. Consider using one or more of these Kanban board templates for Agile marketing in your trial so you can get started right away with a board that matches your process.
