I och med att allt fler organisationer nu har centraliserade projektledningskontor (PMO) har projektportföljhantering också blivit en allt vanligare roll. Projektportföljförvaltning handlar om att ha strategisk överblick över många eller till och med alla organisationens projekt, vilket gör det möjligt att bättre anpassa sig till företagets strategiska mål.
Målet med effektiv projektportföljhantering är att se till att resurser, tidslinjer och fokus övervakas och stöds. Med tanke på hur omfattande ansvarsområdena är, är det ingen överraskning att det är ett område som kräver så mycket teknisk hjälp som möjligt. Det är där verktyg för projektportföljhantering kommer in i bilden.
Hur verktyg för projektportföljhantering kan hjälpa till
Förbättrad teknik och särskilda förvaltningsverktyg har förändrat sättet att hantera projekt och har samma effekt på den bredare omfattningen av projektportföljhantering. Här är några av de sätt på vilka de gör det.
Distribution och spårning av resurser
Ett av de viktigaste ansvarsområdena för en projektportföljförvaltare (PPM) är att se till att organisationens resurser används på bästa möjliga sätt och att de fungerar som förväntat. Moderna team förlitar sig på flexibel resursanvändning för att anpassa sig till knivskarpa marginaler. Om fel resurs sitter kvar på en oviktig uppgift kan hela projektet bli försenat.
Med den insyn i projektets utveckling som erbjuds av verktyg för projektportföljhantering är det möjligt för alla med lämplig åtkomst att gå in på specifika projektuppgifter och enskilda resurser för att hålla uppsikt över hur de presterar och var det finns resursbrist och kapacitet.
Förvaltning av rörledningar
På samma sätt som flygledare alltid måste planera för framtida ankomst- och avgångstider när de tar in varje plan för landning, måste PPM:erna ta hänsyn till projektledningen och till var en uppgift eller ett projekt som avslutas kan frigöra tid och resurser för att passa in ett annat. Med rätt verktyg på plats kan PPM:erna få en överblick på hög nivå över var varje projekt börjar och slutar, vilket möjliggör överlägsen planering och pipelinehantering.
Övervakning av portföljen
Som en länk mellan koncernledningen och enskilda PM:s och gruppledare är det i slutändan PPM:s projektportfölj som är ansvarig för dem. Detta innebär att även om allt går perfekt (vilket inte är vanligt) är det fortfarande viktigt att de kan kontrollera och ta reda på statusen för varje projekt. Om de kan göra detta på distans genom ett verktyg för portföljhantering online och undvika att stå i vägen för det faktiska projektarbetet, är det bara bättre.
Sammanställning och analys av projektdata
Fördelen med särskilt skapade verktyg för projektportföljhantering jämfört med kalkylblad och andra typer av ledningshjälpmedel är möjligheten att samla in data, analysera siffror och få en verklig inblick i hur alla organisationens projekt presterar. Med de anpassningsbara instrumentpaneler som erbjuds av Planview AdaptiveWorks produkter kan data från hela organisationen sammanställas och presenteras som exakt de informationsmängder som är relaterade till företagets unika KPI:er.
Projektportföljhanteringen har förändrats genom införandet av specialtillverkade verktyg som är utformade för att stödja rollen. Planview AdaptiveWorks produktsortiment erbjuder oöverträffad insikt och spårning samt förbättrar avsevärt hur enkelt PPM:er kan övervaka flera projekt samtidigt. Om du vill veta varför Planview AdaptiveWork är ledande inom verktyg för projektportföljhantering (enligt Gartner Peer Insights Customers' Choice) kan du kontakta oss för att organisera en guidad demonstration idag.
