Följande innehåll är baserat på vitboken "Bigger Than a Breadbox: 10 Tips for Better Project Estimates, Part 2", skriven av Jerry Manas. För att göra det lättare för dig att läsa har vi beslutat att ge den ett evigt liv här på bloggen.
Av de sex tidigare delarna i den här serien bör det stå klart att effektiv uppskattning är en viktig drivkraft för projektframgång, resursplanering och portföljanpassning. Det råder ingen tvekan om att konsekvenserna av dåliga uppskattningar sträcker sig långt bortom uppgiften eller projektet i fråga och genomsyrar hela portföljen, vilket också leder till ett omfattande missbruk av organisationens resurser.
För att underlätta referenserna finns här en kortfattad sammanfattning av de tio riktlinjer som vi har diskuterat för effektivare projektkalkylering, uppdelade efter den relaterade delen av den här serien.
Del 1: Förbättra projektuppskattningar och undvik krisläge
- Använd horisontbaserade uppskattningar. Använd flera nivåer av progressivt noggranna uppskattningar; från storleksordning till budget och baslinje. Förvänta dig inte exakthet utan en fullständig projektplan.
- Använd traditionella respektive agila metoder på ett strategiskt sätt. Bestäm om du ska uppskatta tidsplanen och kostnaden utifrån fasta krav (traditionell modell) eller uppskatta de funktioner som kan levereras inom en fast tidsplan och kostnad (agil modell). Strategin kan variera beroende på projektets karaktär.
- Visa att man är noggrann när det gäller kapitalansökningar. Täck dina baser när du lämnar in en begäran om anslag genom att visa att du är noggrann, motivera den valda lösningen och redogöra för risker och beredskapsplaner.
Del 2: Förbättrade projektberäkningar handlar om riktning
- Anta metoder för uppskattning uppifrån och ner och nedifrån och upp. Känna till de tillgängliga uppskattningsmetoderna, inklusive analoga, parametriska, expertutlåtanden och riskbaserade PERT-beräkningar. Vid bottom-up-beräkningar ska du se till att uppskatta både varaktighet (för tidsplan) och ansträngning (för kostnad) och uppmuntra projekt- och resursansvariga att kommunicera.
Del 3: Metoder för uppskattning av projekt
- Använd din GPS. Utnyttja Contributor Estimates, Earned Value och Earned Schedule för att hålla koll på återstående ansträngning, återstående budget och återstående tidsplan. Håll också regelbunden kontakt med resurser och resursförvaltare för att se till att de är tillgängliga.
Del 4: Det är dags att börja planera för resurser.
- Säkerställa resurstillgänglighet. När du har planerat uppgifternas varaktighet och tilldelat resurser ska du se till att precisera varaktigheten utifrån resursernas tillgänglighet. Det är upp till resursförvaltarna att säkerställa korrekta uppgifter om tillgänglighet för sina resurser. Försenade projekt som orsakas av otillgängliga resurser leder till effekter i senare led på hela portföljen. Prioritering av efterfrågan är också nyckeln till effektivare resursanvändning.
Del 5: Hur riskhantering är avgörande för projektledning
- Inkludera förvaltningsreserv och reserv för oförutsedda utgifter. Särskilt för stora projekt bör du överväga att ha en förvaltningsreserv (en separat budget som kontrolleras av ledningen, vanligtvis 5-10% av projektbudgeten) för okända risker. Ha också en reserv för oförutsedda utgifter (som kontrolleras av projektledaren) för att hantera kända risker. Detta belopp bör ingå i projektbudgeten och baseras på riskernas förväntade kostnadseffekter.
- Ha ett separat projekt för uppskattning av megaprojekt. Det förberedande arbetet med att skapa en affärsidé för stora projekt kan vara tidskrävande och resurskrävande. Överväg att ha ett separat projekt för detta arbete, vilket kan leda till bättre spårning av resurser, ett mer omfattande affärsscenario, korrekt schemaläggning av det resulterande megaprojektet och färre överraskningar i projektportföljen.
- Överväga flerpunktsskattningar. Det bästa av allt är antingen en PERT-beräkning som är viktad mot mest trolig (förutsatt att den baseras på en riskbedömning och inte på personlig intuition) eller att välja mellan flera olika nivåer av noggrannhetsintervall som baseras på graden av risk (t.ex. måttlig-låg risk = 10-15% noggrannhet).
Del 6: 6 Orsaker till att projekt blir försenade
- Glöm inte de andra orsakerna till att projekt blir försenade. Dåliga uppskattningar är bara en av de främsta orsakerna till förseningar av projekt. Andra orsaker är orealistiska tidsfrister, kunders/partners tillgänglighet, resurstillgång, oförutsägbara händelser eller ett ledningsbeslut baserat på ändrade prioriteringar. Förslagen i detta dokument kan hjälpa dig att ta itu med alla dessa problem.
Var PPM-tekniken passar in
Tidigare i den här serien talade vi om vad som kännetecknar en "bra" Project Portfolio Management (PPM)-lösning.Det räcker med att säga att om din organisation fortfarande använder kalkylblad och/eller skrivbordsprogram kommer du troligen att ha kvar en del av den smärta som du känner vid uppskattningen under överskådlig tid. Detta betyder inte att PPM - eller någon annan teknik - kan ersätta den mänskliga kontakten, men den kan vara ett viktigt stöd för den.
När det gäller PPM och de utmaningar med uppskattningar som vi har talat om i den senare delen av den här serien, låt oss fokusera på resurser. Detta är en mycket stor vinst när det gäller PPM för företag, eftersom de bra lösningarna (och här hänvisar jag dig till analytiker och dina kollegor för att hjälpa dig att avgöra om de är "bra" eller inte) drar in aktuell och framtida efterfrågan från varje punkt i företaget, låter dig se aktuella tilldelningar och framtida åtaganden och låter dig kartlägga allting med företagets strategi, avdelningsplaner och budgetar. När en PPM-lösning används och implementeras på rätt sätt kan den verkligen hjälpa dig att få rätt resurser på rätt arbete vid rätt tidpunkt. Det är resursförvaltning i ett nötskal.
Prioritering av efterfrågan är ett annat ämne som vi berörde, särskilt den korta tid som denna otroligt viktiga funktion får när det gäller resurshantering. Problemet är att få organisationer har ett objektivt sätt att prioritera projekt: ofta är det toppen av högen, det enklaste först eller det gnälliga hjulet som får oljan. Om detta låter bekant kan en PPM-strategi för företag vara den bästa för din organisation, eftersom den kan ge en opartisk bild baserad på faktorer som resurstillgång, potentiellt värde och så vidare. Detta minskar den politiska och instinktiva inverkan på beslutsprocessen och gör det lättare för projekt- och resursförvaltare att fördela resurserna logiskt.
Ett PPM-system för företag kan ge mer än bara resursfördelar. Ovanstående är bara några punkter som du kan ta hänsyn till när du funderar på dina behov.
Om du vill veta hur Planview kan hjälpa din organisation att förbättra sina projektledningsprocesser, Planview Portfolios idag!
