Vous connaissez le dicton : La seule constante est le changement. C'est vrai dans les affaires - c'est certainement vrai dans la vie - et c'est pourquoi la gestion proactive du changement est importante.
Considérez cette statistique de Gartner :
“The typical organization today has undertaken five major firmwide changes in the past three years — and nearly 75 % expect to multiply the types of major change initiatives they will undertake in the next three years.”
L'être humain étant souvent confronté au changement, on pourrait penser que le taux de réussite est plus élevé pour les changements importants au travail, tels que les transformations de l'entreprise.
Il s'avère que ce n'est pas le cas.
Revenons à Gartner : "La moitié des initiatives de changement échouent, et seulement 34% sont un franc succès".
Lorsqu'une transformation n'aboutit pas - qu'il s'agisse de digital, Agile, organisationnel, ou d'une combinaison des deux - vous risquez de ne pas atteindre vos objectifs commerciaux essentiels.
Vous ne parvenez toujours pas à atteindre vos objectifs de croissance. Les produits ne sont toujours pas commercialisés plus rapidement. Et ainsi de suite.
Entrer dans la gestion du changement organisationnel
La gestion du changement organisationnel (GCO) - une approche de la transformation qui met l'accent sur l'aspect humain du changement - est l'une des meilleures stratégies que vous puissiez utiliser pour améliorer l'efficacité de vos initiatives de transformation.
Car le fait est que les personnes sont le dénominateur commun de tous les changements, petits ou grands.
Plus vous vous efforcerez d'inclure les membres de votre entreprise et de communiquer clairement avec eux, plus votre changement sera réussi.
Dans cette série de trois articles de blog, vous découvrirez l'histoire d'une entreprise de biotechnologie avec laquelle nous avons récemment travaillé pour l'aider à aligner ses équipes technologiques et commerciales afin qu'elle puisse commencer à atteindre les résultats de sa transformation.
Lisez la suite pour découvrir comment les principes de la gestion proactive du changement ont joué un rôle important dans la résolution des problèmes rencontrés lors de la mise en œuvre de leur précédent logiciel.
Intégration et normalisation d'un système PPM
Avant que cette société de biotechnologie ne s'adresse à Planview, ses dirigeants avaient reconnu la nécessité de gérer l'aspect humain du changement. Les principales parties prenantes ont créé une équipe de transformation de la gestion de projet et de portefeuille (PPM) pour définir les objectifs d'un nouveau bureau de gestion de projet (PMO) et mettre en œuvre une nouvelle solution logicielle.
L'objectif principal de leur transformation était d'intégrer et de standardiser leur système PPM.
Leur portefeuille diversifié de projets couvrait plusieurs unités commerciales et utilisait un système de gestion de portefeuille de projets existant, partiellement configuré, ainsi que divers outils disparates. Ils ne disposaient d'aucun outil de visualisation ou d'analyse des données, ce qui ne leur permettait pas d'avoir une vue d'ensemble de la capacité et de la demande des ressources.
Ils avaient besoin d'un système facile à utiliser, doté d'une solide capacité de gestion des ressources et d'analyses intuitives afin d'améliorer les résultats des projets et de rester conscients de l'état du portefeuille.
Des points douloureux spécifiques au sein de l'écosystème PMO existant ont entravé la mise en œuvre de leurs solutions existantes de gestion de portefeuille stratégique (SPM) et de gestion de portefeuille de projets (PPM). Ces points douloureux comprenaient, entre autres, les éléments suivants :
User Experience
De nombreux utilisateurs considèrent que le système PPM actuel n'est ni moderne, ni intuitif, ni convivial.
Gestion de la demande
L'absence d'une vision consolidée de la demande avec une gouvernance cohérente et des processus connexes a entravé la planification proactive, la prise de décision et le contrôle global.
Gestion financière
En raison de processus de gestion financière et de PMO peu cohérents, il était difficile de déterminer ou d'expliquer comment l'organisation technologique contribuait à la réussite de l'entreprise.
Methodology
L'état de fonctionnement initial du PMO était fédéré dans les unités opérationnelles à l'aide de divers outils et méthodes. En l'absence d'un cadre de processus fondamental soutenu par l'ensemble des outils PPM, il était difficile de définir les attentes et de servir d'autorité pour les normes d'exécution.
Boîte à outils
L'absence d'une solution PPM intégrée a entraîné la prolifération d'outils et entravé l'établissement de normes pour une exécution efficace et rapide des projets. En outre, l'adoption par les utilisateurs de leur système PPM existant était limitée. La mise en œuvre s'est trop peu concentrée sur les utilisateurs du système et trop sur la simple utilisation du système.
Un changement d'outils nécessite un changement de gouvernance
Tout en prévoyant d'intégrer et de normaliser son système PPM pour résoudre les problèmes susmentionnés, cette entreprise a également prévu de modifier sa structure de gouvernance.
Les responsables de la transformation PPM de cette société de biotechnologie ont compris qu'en créant un nouveau centre d'excellence PMO (Portfolio Management Office Center of Excellence), ils pourraient centraliser et faire progresser les capacités PPM de base.
Cela a permis à leurs équipes technologiques de mieux s'aligner sur la demande des entreprises.
Le nouveau COE PMO a conduit la restructuration pour inclure un paysage PPM rationalisé et simplifié qui soutient la collaboration et les idées dans toutes les unités d'affaires et la mise en œuvre d'une stratégie technologique PPM holistique et adaptée à l'objectif.
Avec ces changements de gouvernance et d'outils, l'entreprise a recherché cette valeur commerciale :
Alignement sur la valeur ajoutée de l'entreprise
La valeur commerciale est définie, vérifiée tout au long de l'exécution et mesurée à l'achèvement du travail, conformément aux objectifs déclarés de l'entreprise requérante.
Accélération de l'exécution grâce à des processus plus efficaces
Les processus sont bien dimensionnés, les rôles et les responsabilités sont clairs, les points de contact avec les processus et les équipes adjacents sont transparents, les politiques et les contrôles sont pris en compte et les outils sont simples et intuitifs, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur les résultats et de les accélérer.
Visibilité et gouvernance de l'ensemble du portefeuille
Ils ont une vision complète et holistique du travail technologique et prennent des décisions fondées sur des faits pour mener à bien leur mission.
Une seule version de la "vérité" pour le portefeuille
Un message cohérent et transparent, avec des données de portefeuille agrégées dans les unités opérationnelles pour des informations significatives.
Plan de gestion du changement organisationnel5-Point
En s'appuyant sur les principes de la gestion proactive du changement, cette société de biotechnologie a facilité la mise en œuvre d'un changement holistique et l'adoption de son nouveau processus de transformation PPM et de ses solutions technologiques pour toutes les parties prenantes.
L'objectif était de changer l'état d'esprit du personnel pour passer des systèmes disparates et du manque d'utilisation du système PPM existant à une réflexion sur la transformation en utilisant un état d'esprit de changement, d'adaptation et de révision.
En d'autres termes, les personnes ont précédé la technologie.
Ils ont élaboré les principes directeurs suivants pour la gestion du changement afin d'aider l'organisation à comprendre comment procéder au changement :
COMMUNIQUEZ
Fournir des messages ciblés par le biais d'une histoire cohérente et pertinente pour les parties prenantes concernées.
Engagez
Obtenez l'engagement des cadres, des directeurs et des gestionnaires influents pour atténuer les résistances et accroître l'adoption.
Parrainage
Engagez les dirigeants de l'ensemble de l'organisation qui soutiennent visiblement la transformation et responsabilisent les autres.
Train
Dispensez une formation pertinente, juste à temps, par le biais de formats multicanaux.
Reconnaître
Identifiez les premiers adoptants et les personnes qui ont contribué au succès de la transformation.
Champ d'application de la gestion du changement organisationnel
Enfin, l'entreprise a intégré ces domaines clés pour créer un plan de gestion du changement holistique et proactif.
- Identification et gestion des parties prenantes
- Planification et exécution de la communication et de l'image de marque du programme
- Définir le rôle et les responsabilités du champion du changement
- Préparer et guider les champions du changement tout au long du processus de changement
- Retour d'information des parties prenantes et enseignements tirés
- Préparation et formation des utilisateurs finaux
- Suivi et mesures de l'adoption des changements
Rendre les transformations plus adhésives
La gestion du changement organisationnel est une stratégie clé pour améliorer l'efficacité des initiatives de transformation, car elle place les personnes au premier plan et reconnaît leur rôle dans le changement. En incluant intentionnellement les personnes et en communiquant clairement avec elles, les entreprises peuvent améliorer leur taux de réussite.
You want to know the rest of the story, right? Check out part two of this biotech company’s story, where you’ll learn five actions to help your organization beat the transformation odds.
