Dans ce post, nous allons vous montrer comment exécuter un projet.
Vous avez lancé votre projet, créé un plan détaillé et obtenu l'adhésion des parties prenantes. Il est maintenant temps d'exécuter. Assez simple, non ?
Sauf que, comme tout PMO le sait, l'exécution du projet est l'étape la plus difficile du cycle de vie du projet, et elle n'a fait que se compliquer dans un monde de travail hybride et à distance.
Trop souvent, la communication s'interrompt, des goulots d'étranglement apparaissent et les délais ne sont pas respectés.
Mais ce n'est pas forcément le cas. Dans ce guide, nous expliquons exactement comment exécuter un projet entre plusieurs départements pour améliorer l'efficacité et obtenir des résultats.
Qu'est-ce que l'exécution de projet ?
L'exécution du projet est la troisième phase du cycle de vie du projet, juste après l'initiation et la planification. C'est quand vous mettez votre plan soigneusement élaboré en action en :
- Fixer des jalons
- Diviser le travail en livrables et en tâches
- Attribution du travail entre les équipes
- Établir des flux de travail, des processus et des modèles de communication
- Suivre l'évolution du projet au sein des équipes et intervenir en cas de problème.
C'est beaucoup à gérer, mais la mise en œuvre des meilleures pratiques pour améliorer la visibilité et la collaboration peut faire une réelle différence. Voyons comment exécuter un projet entre départements.
Comment exécuter un projet dans plusieurs départements ?
Commencer le processus d'exécution peut être accablant, surtout lorsqu'il faut jongler avec les besoins des parties prenantes et de l'équipe.
Nous avons décrit 7 étapes clés qui vous guideront dans l'exécution sans heurts d'un projet entre plusieurs départements.
1. Gérer les attentes
Pour mener à bien votre projet dans la phase d'exécution, vous devrez gérer les attentes des parties prenantes tout au long du projet.
Cela signifie qu'il faut définir l'étendue du projet, le budget et la capacité des ressources tout en trouvant des moyens de les renforcer régulièrement.
Beaucoup d'entre nous luttent contre le chaos de la demande - une culture consistant à ne jamais dire non, surtout aux parties prenantes externes. Apprendre à gérer cela fera toute la différence lorsqu'il s'agira de respecter les délais et les objectifs.
Fixez très tôt des attentes avec les parties prenantes sur la fréquence de vos communications, la rapidité avec laquelle vous répondrez aux demandes de changement et votre raisonnement pour les accepter ou les rejeter.
Utilisez les données des projets passés et actuels pour expliquer vos décisions. La bonne solution de gestion de portefeuille de projets (PPM) vous aidera à le faire - les caractéristiques et fonctions intégrées s'enrouleront autour de vos flux de travail et processus pour vous soutenir dans la gestion des attentes.
2. Gérer la capacité des ressources
Trop souvent, les contraintes de capacité font obstacle à la réalisation d'un plan de projet. C'est pourquoi il est essentiel de faire correspondre la charge de travail de votre projet à vos ressources existantes. Pour ce faire, vous devez avoir une vision claire de la capacité de vos ressources.
L'utilisation d'une solution PPM efficace donne une meilleure visibilité sur vos ressources. Il sera ainsi plus facile de créer des délais réalistes et d'assigner le travail au membre de l'équipe ayant les bonnes compétences pour la tâche.
Les rapports et les tableaux de bord peuvent montrer quels produits livrables et quelles tâches nécessitent l'attention du personnel. Ils fournissent des informations prospectives sur les endroits où il y aura des problèmes de capacité à l'avenir.
3. Définir les priorités et identifier les dépendances
Une autre partie importante de l'apprentissage de l'exécution d'un projet consiste à établir des priorités et à identifier les dépendances. Vous devrez créer une liste hiérarchisée des tâches de votre projet afin de pouvoir affecter les bonnes personnes, équipes et ressources aux travaux les plus importants.
C'est là que l'identification des dépendances est essentielle. Les dépendances sont les relations entre les tâches qui déterminent leur ordre d'exécution. Un exemple de dépendance est un dossier de vente qui doit être approuvé par les parties prenantes avant d'être partagé.
Les livraisons sont également des risques qui peuvent entraîner des goulots d'étranglement et des délais non respectés. Il est important de cartographier les dépendances entre les équipes et les départements pour les identifier, les gérer et les atténuer. Rappelez-vous - vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas voir.
4. Créez un programme réaliste avec le temps tampon
Même les plans les mieux conçus peuvent échouer à un moment donné, ce qui peut entraîner une perte de crédibilité auprès de vos partenaires. C'est pourquoi il est important de créer des calendriers d'étapes réalistes.
Les retards peuvent aller d'un membre essentiel de l'équipe qui prend un congé inattendu à un entrepreneur qui ne livre pas à temps. En prévoyant une bonne dose de temps tampon dans votre calendrier des étapes importantes, vous éviterez de prendre du retard.
Adopter des méthodes de travail agiles peut également aider à établir un calendrier réaliste. En divisant les projets en sprints, vous comprendrez mieux le temps nécessaire à la réalisation des livrables et adapterez vos délais en conséquence. L'utilisation d'une solution PPM avec un calendrier de projet centralisé vous permettra de voir comment votre projet progresse et où vous devez faire des ajustements pour rester sur la bonne voie.
5. Donnez aux équipes les moyens d'accomplir leur meilleur travail
Donner aux membres de l'équipe les moyens de faire leur meilleur travail est une étape souvent négligée d'une bonne exécution - mais c'est l'une des étapes les plus importantes lorsqu'on examine comment exécuter un projet.
Cela peut sembler contre-intuitif pour certains PMO, mais donner aux membres de l'équipe l'autonomie de décider comment ils veulent aborder leur travail fera une différence spectaculaire dans la qualité (et la rapidité) de leur production.
Une partie de cette autonomie consiste à soutenir la façon dont les équipes veulent travailler, qu'il s'agisse de projets traditionnels, de travail lean-agile ou d'un mélange hybride d'approches.
Quelle que soit la manière dont les équipes travaillent, leur solution doit permettre de visualiser la manière dont leur travail s'inscrit dans le plan général du projet, y compris les échéances et les dépendances, et donner aux membres de l'équipe la possibilité d'ajuster leur calendrier si nécessaire et de communiquer rapidement lorsqu'ils se heurtent à un obstacle.
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6. Suivre les progrès
Une gestion de projet efficace signifie que les membres de l'équipe doivent rester concentrés, engagés et responsables.
Vous pouvez le faire en suivant la santé globale de votre projet à l'aide de tableaux de bord et de rapports sur l'état de vos KPI et OKR les plus importants.
N'oubliez pas : moins, c'est plus. N'incluez que les informations dont vous avez besoin pour voir la santé de votre projet d'un seul coup d'œil, afin de comprendre où votre attention est nécessaire - et où elle ne l'est pas.
7. Planifier le changement
Chaque PMO redoute les changements inattendus, mais ils sont une partie inévitable de tout projet.
Lorsque des abandons, des retards et des goulots d'étranglement potentiels se produisent inévitablement, en gardant un état d'esprit agile vous aidera à ajuster votre plan et à garder les choses sur la bonne voie. Il n'y a rien de pire qu'un plan stagnant qui vous empêche de pivoter pour atteindre vos objectifs.
Vous devrez vous adapter et non réagir. Ainsi, mettez en place un processus d'évaluation des demandes de changement dès le début afin de déterminer rapidement la meilleure marche à suivre.
Conclusion
Exécuter un projet entre départements dans un monde de travail hybride semble être un défi, mais cela ne doit pas l'être. En suivant les conseils de ce post, vous éviterez les pièges courants lorsque vous apprendrez à exécuter un projet.
La bonne solution PPM vous donnera la visibilité dont vous avez besoin pour collaborer entre les départements, équilibrer la capacité par rapport à la demande, prioriser le travail, concentrer les ressources et responsabiliser vos équipes.
Ainsi, ils peuvent fournir leur meilleur travail, quel que soit leur mode de travail.
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