Qu'est-ce que la méthodologie Kanban et ses avantages ?

Avant de plonger dans ce qu'est la méthodologie Kanban et d'explorer ses avantages et ses caractéristiques essentielles, il est utile de prendre un peu de recul et de se concentrer un instant sur un concept connexe : Agile.

Selon l'Alliance Agile , qui est une organisation mondiale à but non lucratif engagée à soutenir les personnes qui explorent et appliquent les valeurs, les principes et les pratiques Agiles, Agile est essentiellement un état d'esprit conçu pour aider les équipes de développement de logiciels à créer et à répondre au changement. Ce cadre est défini et piloté par un ensemble de 4 valeurs fondamentales et de 12 principes fondamentaux.

Les 4 valeurs fondamentales de l'Agile

Les individus et les interactions sont valorisés par rapport aux processus et aux outils.
Le logiciel fonctionnel est plus apprécié que la documentation complète.
La collaboration avec les clients est plus importante que la négociation de contrats.
La réaction au changement est valorisée par rapport au fait de suivre un plan.

Les 12 principes fondamentaux de la méthode Agile

La priorité absolue est de satisfaire les clients par la livraison précoce et continue de logiciels de valeur.
Les exigences de changement - même celles qui se trouvent à des stades ultérieurs de développement - sont les bienvenues, puisque l'objectif est de maîtriser et d'exploiter le changement pour accroître l'avantage concurrentiel de chaque client.
L'objectif est de livrer des logiciels fonctionnels fréquemment, et dans certains cas en l'espace de quelques semaines. Des délais plus courts sont préférés à des délais plus longs.
Les parties prenantes de l'entreprise et les développeurs ne doivent pas travailler de manière isolée, mais doivent au contraire collaborer régulièrement tout au long du projet.
Les personnes qui travaillent sur les projets doivent bénéficier du soutien, de la motivation, de la confiance et de l'environnement dont elles ont besoin pour accomplir leur travail.
Il est généralement admis que la méthode la plus efficace et la plus efficiente pour transmettre des informations avec et au sein d'une équipe de développement est la conversation en face à face (qui peut être facilitée par des vidéoconférences lorsque le partage des locaux n'est pas possible géographiquement, n'est pas financièrement réalisable ou n'est pas autorisé pour des raisons de santé publique).
La principale mesure du progrès est le logiciel fonctionnel.
Tous les processus et flux de travail devraient soutenir le développement durable, et toutes les parties prenantes, y compris les développeurs, les sponsors et les utilisateurs finaux, devraient s'efforcer de maintenir un rythme constant dans le temps.
Le processus et le produit sont tous deux améliorés par une bonne conception et une attention constante à l'excellence technique.
La simplicité est essentielle, et se définit comme l'art de maximiser la quantité de travail qui n'a pas besoin d'être fait.
Les équipes auto-organisées sont les mieux équipées pour créer les meilleures architectures, exigences et conceptions.
À intervalles réguliers, les équipes doivent analyser comment elles peuvent devenir plus efficaces et efficientes.

Ces valeurs et principes font référence aux "développeurs" et aux "logiciels", car Agile a été introduit pour guider et améliorer les projets de développement de logiciels. Cependant, au fil des ans, Agile s'est étendu bien au-delà de l'espace informatique, et est maintenant utilisé par des équipes dans le marketing, le développement de produits, les services professionnels, et bien d'autres.

Maintenant que nous avons mis en évidence les bases d'Agile, nous pouvons passer à la vitesse supérieure et répondre à la question suivante : qu'est-ce que la méthodologie Kanban ?

L'histoire de la méthodologie agile Kanban

Kanban - un mot japonais qui se traduit en anglais par "carte que l'on peut voir" - a été introduit par Toyota dans les années 1940 pour soutenir la gestion des stocks en flux tendu. Cette approche utilisait de simples cartes physiques pour identifier les étapes distinctes d'un processus, de sorte que les équipes pouvaient rapidement et facilement voir quel travail était en cours, ce qui était terminé et ce qui restait à faire.

Au cours des décennies suivantes, Kanban s'est étendu au domaine général de la gestion de projet, et au début du 21e siècle, il était fermement établi et largement utilisé en tant que méthodologie Agile. Si les premiers adopteurs et évangélistes de Kanban l'ont utilisé dans le domaine du développement de logiciels, Kanban est aujourd'hui effectivement utilisé dans une variété de domaines et de cas d'utilisation. C'est pourquoi un nombre croissant d'organisations se posent la question à laquelle nous répondons actuellement : qu'est-ce que la méthodologie Kanban ?

Méthodologie de gestion de projet Kanban

En tant que méthodologie de gestion de projet, Kanban repose sur un ensemble de six éléments fondamentaux : la visualisation des flux de travail, les limites des travaux en cours, la gestion des flux de travail, les directives relatives aux processus, les boucles de rétroaction et l'amélioration continue. Saisir ces éléments permet de comprendre les fondements de ce qu'est la méthodologie Kanban.

Visualisation des flux de travail
Bien que Kanban ait beaucoup changé et évolué depuis son introduction dans les années 1940, il reste fondamentalement ancré dans la visualisation des flux de travail (c.-à-d. comment le travail passe d'une étape distincte à la suivante). De nos jours, la plupart des organisations - et toutes les grandes entreprises - utilisent des tableaux virtuels/en ligne, qui sont beaucoup plus accessibles pour les équipes (qu'elles soient situées au même endroit ou à distance), et peuvent être mis à jour automatiquement pour éviter les problèmes de contrôle de version.

Chaque conseil est divisé en étapes (par exemple À faire, En cours de réalisation, En révision, Approuvé, Publié), et est alimenté par des tâches qui contiennent des informations de base telles qu'une brève description, le responsable, la durée estimée et ce qui est nécessaire pour passer à l'étape suivante. Certaines solutions prennent également en charge des données supplémentaires riches et pertinentes du tableau Kanban, telles que les listes de contrôle, les fichiers et les conversations en contexte (c.-à-d. les membres de l'équipe communiquent à l'aide d'un forum de discussion qui est exclusivement lié à une tâche spécifique).

Limites des travaux en cours
Les limites des travaux en cours (TEC) sont des restrictions qui empêchent le travail de passer à l'étape suivante, si cela risque de créer un goulot d'étranglement. Bien entendu, les limites d'encours ne présentent des avantages que si elles sont optimisées. Si les limites d'encours sont trop basses, les travailleurs seront inactifs et la productivité en souffrira. Si les limites de l'encours sont trop élevées, elles seront essentiellement dénuées de sens. Les organisations qui utilisent la méthodologie agile Kanban doivent généralement expérimenter, afin de calibrer les bons niveaux d'encours pour les différentes étapes du travail.

Gestion des flux de travail
Les chefs de projet doivent surveiller en permanence les flux de travail et procéder à des ajustements en fonction de divers facteurs tels que les goulots d'étranglement de l'encours ou la capacité excédentaire (comme indiqué ci-dessus), l'évolution des exigences des clients, etc. Les chefs de projet sont également chargés de maintenir leurs équipes motivées et engagées.

Directives de processus
Des directives claires et cohérentes sont essentielles pour que le processus Kanban fonctionne. Tous les membres de l'équipe doivent comprendre et accepter ce que signifie le fait que le travail soit (par exemple) "terminé" ou "en cours de révision". Pour éviter la confusion, les conflits et le chaos, de nombreuses organisations utilisent également des listes de contrôle qui aident à déterminer quand le travail peut - et ne peut pas - être poussé à l'étape suivante.

Boucles de rétroaction
Le succès ou l'échec de la méthodologie de gestion de projet Kanban est souvent une histoire - ou une histoire d'horreur - de boucles de rétroaction. Des boucles de rétroaction efficaces, organisées et continues sont absolument essentielles pour Kanban, puisque les plans futurs sont directement liés aux progrès actuels et aux problèmes anticipés (tant positifs que négatifs). Rappelons que l'un des 12 principes d'Agile est une préférence pour les échelles de temps plus courtes par rapport aux échelles de temps plus longues.

Amélioration continue
Les équipes qui utilisent Kanban devraient réfléchir périodiquement à "ce qui est bon, mauvais et laid", et utiliser ces leçons apprises pour apporter des améliorations, petites et grandes. Ces informations doivent également être partagées au sein de l'organisation. Il s'agit d'un changement important par rapport à la gestion de projet conventionnelle, où une analyse des enseignements tirés n'intervient généralement qu'à la fin d'un projet. Avec Kanban, cet effort doit être permanent.

Avantages de la méthodologie Kanban

Il existe plusieurs avantages clés de la méthodologie Kanban:

Une plus grande flexibilité, car le travail n'est pas déterminé par le temps, mais plutôt par la capacité de l'équipe (voir la discussion ci-dessus sur les limites du WIP).
Une visibilité accrue, puisque n'importe qui peut consulter un tableau et voir clairement ce qui est fait - et ce qui ne l'est pas.
Réduction des goulots d'étranglement, ce qui constitue une victoire majeure pour les clients et les membres de l'équipe.
Une efficacité accrue, car les chefs de projet (et d'autres membres de l'équipe de direction) peuvent analyser la rapidité ou la lenteur avec laquelle les tâches se frayent un chemin dans le processus, et faire des ajustements en conséquence - établir les meilleures pratiques pour ce qui fonctionne, et corriger ce qui ne fonctionne pas.
Des clients plus heureux, qui bénéficient de délais de livraison plus courts.

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Le point sur la gestion de projet kanban

Qu'est-ce que la méthodologie Kanban? Eh bien, il ne s'agit pas d'une baguette magique ou d'une balle d'argent qui transforme instantanément l'échec en succès. Cependant, lorsqu'il est développé, déployé, géré et optimisé de manière efficace, Kanban peut augmenter de manière significative et durable le nombre de projets qui parviennent à la ligne d'arrivée dans les délais, dans le budget et en ayant atteint tous les objectifs commerciaux requis.