Bien qu'il existe de nombreuses similitudes entre le flux de travail d'un projet et la gestion d'un projet spécifique, les différences et ce qu'elles peuvent signifier pour la cohérence de tous vos projets signifient que le flux de travail est un élément important à comprendre et à intégrer dans vos processus.
Le flux de travail d'un projet est un système, une façon par défaut d'aborder chaque projet qui vous donne, en tant que GP, un modèle automatique à partir duquel travailler et structurer vos processus. Il apporte de nombreux avantages en termes d'accueil de l'équipe, de structure et de visibilité du projet et avec le de grandes avancées technologiques sur le terrain, le logiciel de gestion des flux de projet peut désormais aider les chefs de projet à réduire considérablement le temps qu'ils doivent consacrer au suivi, à la création et à la mise à jour des rapports d'état.
Quels sont les éléments du flux de travail d'un projet
Le flux de travail d'un projet divise les tâches en un système linéaire où, une fois qu'une partie est terminée, on la signe et on passe à la section suivante. Par exemple, pour une organisation impliquée dans la rédaction de marketing numérique, le flux de travail pour les projets de rédaction pourrait être le suivant :
- Concept
- Research
- Copie
- Review
- Edits
- Livraison au client
Une fois que les sections du flux de travail ont été décidées, l'étape suivante consiste à décider de la répartition des tâches et du moment où quelque chose est prêt à être signé et à passer à la section suivante. Cela variera pour chaque projet et chaque secteur économique, mais le plus important est de garder les livrables uniformes et faciles à communiquer. Les membres de l'équipe doivent savoir exactement quand une tâche dans un flux de travail est terminée, afin de pouvoir la déplacer le long de la ligne.
Avantages du workflow de projet
Répétable
Une fois que vous avez créé votre système, surtout si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, alors vous pouvez continuer à utiliser le même système aussi longtemps que les projets individuels relèvent des mêmes conditions. Vous pouvez également modifier votre modèle pour ajouter et supprimer des sections, des tâches et des critères de livraison si nécessaire.
Estimation de la longueur de la tâche
Lorsque vous décidez des sections et des tâches qui y seront intégrées, il est bon d'essayer de garder toutes les tâches à peu près de la même longueur. Par exemple, si les tâches durent généralement trois jours ouvrables, un coup d'œil rapide à l'endroit où se trouve la tâche dans le pipeline vous permettra, à vous ou aux autres parties prenantes, de savoir ce qui a été fait et dans combien de temps elle sera terminée.
Processus facile à enseigner
L'uniformité et la simplicité relative du flux de travail d'un projet signifie que les nouveaux membres de chaque équipe peuvent être rapidement initiés au fonctionnement du système pendant leur initiation. Il permet également de décomposer des systèmes plus compliqués en unités à expliquer si nécessaire. Par exemple, dans le flux de travail de l'organisation de la rédaction illustré plus haut, si un nouveau membre de l'équipe ne sera immédiatement impliqué que dans la recherche et la rédaction, sa formation initiale ne devra consister qu'à expliquer le processus et les produits livrables pour ces deux sections.
Une signature simplifiée et centralisée
Un autre grand avantage de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet est qu'il fournit un emplacement centralisé où les membres de l'équipe concernés peuvent signer les livrables terminés. Cela peut prendre la forme d'une simple case à cocher pour confirmer qu'ils sont d'accord pour que la tâche passe à l'étape suivante.
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