L'analyse des écarts est une méthodologie utilisée pour déterminer si votre entreprise ou votre projet fonctionne comme il le devrait et comment combler le "fossé" entre votre situation actuelle et celle que vous souhaitez atteindre. Elle peut s'avérer très utile pour identifier les domaines peu performants ou décider des meilleurs endroits où investir ou affecter des ressources supplémentaires. Elle peut s'appliquer à de nombreux éléments différents d'une organisation ou d'un projet individuel, tels que l'orientation de l'entreprise, les capacités des ressources ou le potentiel de vente.
Qu'est-ce qu'une analyse des lacunes :
- Méthode de compréhension des performances
- Compare la situation actuelle à la situation souhaitée
- Identifie les forces et les faiblesses relatives
- Aide à créer de meilleurs processus
- Assure la transparence des activités pour toutes les parties prenantes
Comme elle peut être un moyen si efficace pour les gestionnaires de projet d'identifier les problèmes et de les communiquer aux autres parties prenantes dans un format compréhensible et mutuellement reconnu, savoir ce qu'est une analyse des écarts et comment la réaliser avec succès est une compétence importante à connaître pour les GP. Il existe plusieurs méthodologies différentes employées pour l'analyse des écarts mais, à son niveau le plus basique, elle utilise les étapes suivantes.
- Clarifiez votre situation actuelle
Grâce à l'augmentation de l'utilisation des données, il est beaucoup plus facile pour les organisations d'établir clairement leurs performances. Diverses informations, telles que les ventes, la production, les heures travaillées, etc., peuvent être combinées et croisées pour créer des points de données spécifiques qui indiquent la position et les performances d'une entreprise ou d'un projet.
- Définissez vos buts et objectifs souhaités
Vos buts et objectifs décrivent ce que vous voulez réaliser avec vos projets. et où vous voulez que votre organisation soit. Plus elles sont claires, plus il est facile de trouver comment les réaliser et aussi d'effectuer une analyse des écarts . Utilisez une méthode, comme les objectifs SMART (Sspécifique, Measurable, Atainable, Relevant, Time-bound) qui vous permettra de créer des cibles précises à viser, de sorte que l'"écart" sera plus transparent pour la mesure.
- Identifiez les lacunes
En comparant les performances actuelles de l'organisation avec celles que vous souhaitez, il est possible de voir les "écarts" entre ces deux points. En effectuant l'analyse des écarts dans de nombreux secteurs d'une organisation ou d'un projet, il est possible d'identifier et d'analyser ceux qui sont plus éloignés de ce qu'ils devraient être afin d'en découvrir les raisons. La précision des informations est très importante lors de la délimitation des écarts, car la sous-estimation ou la surestimation de la taille des écarts peut entraîner une mauvaise orientation des ressources ou une incapacité à détecter les risques.
- Décrivez le processus actuel utilisé
Il s'agit d'une description de ce qui se passe actuellement au sein de l'organisation. Par exemple, une entreprise de marketing numérique peut travailler en fournissant des forfaits complets sur une base limitée dans le temps ou mensuelle, qui couvriront tous les aspects du marketing en ligne de leurs clients.
- Proposer comment vous comptez combler ces lacunes
Une fois que vous avez compris les écarts qui existent entre vos situations préférées et réelles, l'étape suivante consiste à analyser les raisons de ces différences et ce que vous pouvez faire pour atteindre vos buts et objectifs. Cela peut se faire par le biais d'une analyse des améliorations de processus ou de brainstorming avec les parties prenantes concernées sur la manière d'obtenir de meilleurs résultats.
