Les logiciels de gestion de portefeuille informatique sont connus pour aider les PMO à évaluer et à suivre plusieurs projets actifs. Mais elle peut également être utilisée pour fournir sans effort aux cadres des données globales de haut niveau qui améliorent leur processus de prise de décision stratégique.
Prenez l'exemple d'Akamai Technologies. Ils sont l'un des principaux fournisseurs de services de réseaux de diffusion de contenu pour les médias et les logiciels.
Akamai a mis en œuvre la solution de gestion de portefeuille de projets (PPM) de Planview en 2020 pour insuffler des contrôles et des directives axés sur le système dans leur processus établi de gestion de projets informatiques.
Akamai a utilisé Planview comme "la source unique de vérité pour les données de projets informatiques, l'endroit où les membres de notre équipe et les cadres se rendent lorsqu'ils ont besoin d'informations sur un projet."
Kirsten Laaspere, responsable de la gouvernance stratégique & Communication chez Akamai
Kirsten Laaspere occupe le poste d'administrateur de Planview d'Akamai et est également responsable de plus de 100 projets informatiques par an. Elle agit en tant que partenaire stratégique profondément ancré auprès du CIO, du CSO et de l'équipe de direction informatique.
L'expérience de Laaspere en matière de gestion de projet pratique, ainsi que sa compréhension des besoins des dirigeants, lui ont donné une perspective unique lors de l'utilisation d'un logiciel de gestion de portefeuille informatique. Elle a utilisé la solution de Planview d'une manière qui répondait aux besoins de l'informatique tout en responsabilisant la direction.
L'utilisation de la solution de Planview pour fournir des données exploitables aux cadres peut être réalisable pour presque toutes les organisations. Voyons comment elle y est parvenue en suivant trois meilleures pratiques.
1. Recueillir des données pour soutenir les besoins et les objectifs de l'exécutif
Pour que les logiciels de gestion de portefeuille informatique fonctionnent bien, il faut réfléchir aux besoins de chaque type d'utilisateur spécifique. Pour servir au mieux les cadres, Laaspere devait comprendre leurs besoins et objectifs spécifiques. Et ces besoins sont généralement définis par les personnes auxquelles les cadres doivent rendre des comptes - comme les autres cadres, les membres du conseil d'administration et les parties prenantes.
Pour répondre aux besoins d'information des cadres, Laaspere s'est concentré sur trois catégories :
- Amplification : Qu'est-ce qui va bien et comment pouvons-nous le prouver ?
- Prise de conscience : Qu'est-ce qui ne va pas et qu'allons-nous faire pour y remédier ?
- Action : Où l'exécutif peut-il intervenir pour apporter son soutien ?
Puis, elle a fourni des informations utiles et concises pour chacune de ces catégories.
"Les cadres ont un million de choses à faire, et ils ont besoin de connaître les points forts et les points faibles - ils ont besoin des gros titres."
Kirsten Laaspere, responsable de la gouvernance stratégique & Communication chez Akamai
Grâce à l'utilisation adroite d'un logiciel de gestion de portefeuille informatique, Laaspere et son équipe ont pu facilement répondre aux besoins en information des cadres d'Akamai. L'étape suivante consistait à aider les dirigeants à diffuser leurs victoires.
2. Raconter les succès de l'entreprise avec du contexte
Les cadres aiment partager des histoires de réussite, mais ils ont besoin de données pour étayer ces histoires.
Laaspere a aidé les cadres à démontrer la valeur de l'entreprise à leurs pairs, aux dirigeants de niveau supérieur et aux membres du conseil d'administration. Elle y est parvenue en permettant aux cadres de raconter facilement une histoire de données contextuelles.
Laaspere y est parvenu :
- Identifier les mesures de réussite et les partager avec le PMO.
- Former le PMO à identifier et à affiner constamment ces mesures de réussite.
- Promouvoir les points forts de l'entreprise avec un storytelling clair et un support basé sur les données.
Une mesure de réussite pourrait être quelque chose comme la réduction du "temps d'achèvement" de six heures à deux heures, permettant ainsi à l'organisation d'économiser 300+ heures par an -- ou l'équivalent d'une économie annuelle de $7,500.
En outre, elle s'est assurée que le logiciel de gestion du portefeuille informatique d'Akamai documente la méthode de chaque mesure de réussite. Les cadres disposent ainsi d'une image complète et contextuelle des réussites de l'entreprise - ce qui leur permet de partager facilement ces victoires avec d'autres.
3. Sensibiliser aux risques et aux lacunes
Laaspere n'a pas seulement aidé les cadres à diffuser les histoires de réussite de leur entreprise. Elle les a également aidés dans leurs plans d'atténuation en en créant une plus grande sensibilisation aux risques potentiels et aux lacunes.
En utilisant Planview, Laaspere a gardé les dirigeants dans la boucle en configurant des vues de portefeuille spécialement pour eux. Elle a fait cela en :
- Utiliser des conventions de dénomination claires afin que les cadres puissent trouver facilement ce qu'ils recherchent.
- Livrer les données dans le format avec lequel les cadres sont à l'aise.
Pour Akamai, ce format était des déclencheurs d'état à code couleur, car les cadres savent déjà qu'il faut accorder une attention particulière aux éléments jaunes et rouges.
"Rencontrez les cadres là où ils vivent. S'ils travaillent dans Google Docs, construisez-leur des one-pagers simples et visuels à cet endroit. S'ils vivent dans l'e-mail, envoyez-leur un e-mail avec un titre clair qu'ils pourront retrouver facilement."
Kirsten Laaspere, responsable de la gouvernance stratégique & Communication chez Akamai
Laaspere a créé des one-pagers exécutifs dans Google Docs pour aider les cadres d'Akamai à utiliser efficacement leur logiciel de gestion de portefeuille informatique. Ces documents :
- Se concentre sur trois ou quatre éléments d'information clés.
- Inclus des visuels annotés pour plus de clarté.
- Contenant le plus grand nombre possible de liens directs.
La clé pour créer ce type de sensibilisation est de garder les choses simples. Ne surchargez pas les cadres avec trop d'informations.
Ces one-pagers offrent des instructions et des rappels faciles qui aident les cadres à comprendre exactement ce qui se passe avec leurs différents projets. C'est important car cela permet aux dirigeants de d'identifier les actions qu'ils peuvent entreprendre pour que les choses continuent d'avancer dans la bonne direction.
De meilleures données renforcent le leadership exécutif
Pour habiliter les dirigeants avec votre logiciel de gestion de portefeuille informatique, il suffit de suivre quatre étapes :
- Comprendre les besoins d'information des cadres.
- Recueillir les données des cadres, les rendre plus faciles d'accès et les fournir d'une manière qui convient le mieux aux cadres.
- Formez les chefs de projet à définir des mesures de réussite significatives et à configurer le logiciel pour assurer le suivi et le rapport de ces mesures.
- Formez les propriétaires de données sur la manière d'identifier les informations hautement prioritaires et de garantir que les données sont exactes et à jour.
L'utilisation intuitive par Akamai de la solution de Planview comme logiciel de gestion de portefeuille informatique a permis aux dirigeants de gagner du temps. Il a également renforcé leur confiance dans le partage des succès du projet et la compréhension des défis potentiels.
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![Est-il temps de repenser la gestion de portefeuille traditionnelle ? [Infographique] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/09/Rethink-Traditional-Portfolio-Management.png)
