Suivi du temps - Comment mon organisation doit-elle s'y prendre ?

Lorsqu'un nouveau client s'inscrit chez Innotas et commence à travailler avec son Customer Success Manager, l'un des premiers sujets abordés est la gestion du temps. Si la plupart des clients souhaitent suivre le temps de leurs ressources informatiques, ils ne savent pas toujours quels types d'activités suivre, à quel niveau de granularité, ou quels avantages ils peuvent tirer du suivi du temps. Le reste de ce post traitera des avantages et de certaines notions de base concernant les différentes façons de suivre le temps.

Les Customer Success Managers d'Innotas aident les clients à être opérationnels et à suivre le temps dans le cadre de leur mise en œuvre de la gouvernance informatique afin de fournir un ou plusieurs des avantages suivants :

• Fournir une ventilation du temps consacré aux activités de projet, de maintenance/support d'application et d'administration.
• Aider à identifier les systèmes qui consomment trop de bande passante pour être maintenus et qui doivent peut-être être retirés.
• Des vues historiques de l'endroit où le temps est passé par les ressources informatiques vous permettent de déplacer les ressources vers des activités plus prioritaires et de plus grande valeur.

Une fois qu'un client a décidé quels avantages sont importants, l'étape suivante consiste à décider des activités pour lesquelles il faut suivre le temps. La plupart des clients optent pour une, deux ou trois de ces catégories :

• Travail de projet - il s'agit de vos projets stratégiques et d'autres projets plus petits qui ont une date de début et de fin définie.  Les ressources seront allouées à des portions du projet ou à des tâches individuelles pour les plans de projet détaillés.  Presque tous les clients suivent le travail de projet car il s'agit du travail le plus discrétionnaire (bien que produisant la plus grande valeur) effectué.
• Travail de maintenance - ce travail est généralement appelé "Keep the lights on (KTLO)" et englobe tout, des tickets du service d'assistance aux demandes de service, en passant par les tâches d'exploitation et les activités de réparation des applications.  La plupart des organisations ne prévoient pas de faire ce suivi au début, mais se rendent rapidement compte que la plupart de leur travail est effectué ici et que ce domaine présente le plus grand potentiel d'optimisation.
• Travail administratif - cela couvre les réunions, les congés, les vacances, etc. Les clients sont partagés sur ce point - certains établissent des rapports à ce sujet et d'autres réduisent simplement la capacité disponible des ressources pour en tenir compte (par exemple, au lieu d'une capacité de 40 heures/semaine, la capacité est fixée à 36 heures/semaine).

L'étape finale consiste à décider de la granularité du suivi du temps par rapport aux rubriques ci-dessus. Voici quelques-unes des questions que les Customer Success Managers d'Innotas utilisent pour aider à déterminer cela :

• Travail de projet - Pour les projets, vous pouvez généralement suivre le temps aux niveaux du projet, de la tâche sommaire ou de la tâche.  Chaque niveau ajoute une quantité légèrement plus élevée de configuration requise, donc choisir simplement le niveau de tâche car il est le plus granulaire n'est pas toujours le meilleur choix.  Quelques questions pour aider à déterminer le niveau :
  • Dans quelle mesure mes plans de projet sont-ils détaillés ?
  • Dans quelle mesure mes affectations de ressources aux projets sont-elles détaillées ?
  • Mes plans de projet sont-ils cohérents ?  Dois-je utiliser des modèles pour les plans de projet ?
  • Est-ce que je capitalise des projets ou des parties de projets ?  Est-ce que je capitalise en fonction de tâches ou d'éléments de travail spécifiques, ou en fonction d'un pourcentage par type de ressource ?
• Travail de maintenance - Pour le travail de maintenance, le temps est généralement suivi au niveau de l'application avec plusieurs catégories pour capturer les différents types de travail (par exemple, amélioration, réparation, support, etc.).   Certains clients demandent également un suivi du temps consacré aux demandes de service individuelles ou aux tickets du service d'assistance.  Il n'y a vraiment qu'une seule question pour ce domaine : qu'allez-vous faire des données que vous récupérez ?  La réponse à cette question vous aidera à définir la configuration de vos applications.  Il est important de comprendre combien de temps est consacré aux pannes et aux réparations pour une application particulière, mais il n'est pas forcément nécessaire de comprendre combien de temps a été consacré à chaque élément de panne et de réparation (et cela peut introduire des frais généraux inutiles dans vos ressources).
• Travail administratif - Pour le travail administratif, le temps est presque toujours suivi dans un ensemble de buckets à l'échelle du client.  Comme pour le travail d'entretien, demandez ce que vous prévoyez de faire avec les données.

N'hésitez pas à commenter ou à poser des questions afin de poursuivre la discussion.

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