Les rapports sont un excellent moyen d'évaluer les données en fonction des informations qui comptent pour votre organisation. Ce qu'il y a de bien avec les rapports, et les tableaux de bord en particulier, c'est qu'ils facilitent la communication entre les chefs de projet et les dirigeants d'une manière facile à comprendre. L'autre aspect que nous aimons des tableaux de bord, c'est qu'ils ne sont pas faciles à contredire - qui peut contester les données ?
Le défi consiste à réfléchir à ce qu'il faut mesurer et à ce que cela signifie. Et pour cela, nous avons quelques recommandations.
Voici les trois principaux rapports que nous voyons pour combler le fossé entre les chefs de projet et la direction.
- Rapport sur les écarts - Ce rapport prêt à l'emploi contient des informations sur l'affectation des ressources qui montrent quel pourcentage du temps une certaine ressource travaillera sur un projet donné. Ce rapport permet aux gestionnaires de ressources de suivre le temps réel par rapport aux prévisions au sein d'un projet. Le résultat est simplement une réponse à la question "mon plan est-il exact ?". Le rapport peut être ventilé par projet et utilisé pour n'importe quelle période ou intervalle de temps et regarder à travers les ressources ou les rôles pour agréger les données. En disposant des affectations par rapport aux réalisations, vous disposez de données pour ajuster votre plan, réaffecter les ressources entre les projets ou utiliser les informations pour une planification future. Pourquoi votre DSI s'intéresserait-il à ces informations ? Parce que vous pouvez agréger les données et fournir des informations de haut niveau rapidement et facilement. Nos ressources ont-elles assez à faire ? Devons-nous embaucher plus de ressources ? Si oui, combien ? Ces informations sont clairement présentées dans ce rapport.
- Rapport d'aperçu du portefeuille - Il s'agit d'un rapport amusant car il fournit beaucoup d'informations très simplement. Par exemple, la santé d'un projet. Il existe tellement de facteurs qui déterminent la santé d'un projet, mais le fait de les représenter dans un format simple (rouge, jaune, vert) donne des informations de base sans avoir à fournir d'explications compliquées. Ce rapport montre également la santé et les dollars dépensés dans une division. Je recommande toujours ce rapport car il fournit toutes les informations sur le portefeuille au niveau que vous souhaitez. De plus, comme les GP et les DSI voient la même chose, il n'y a pas de divergence quant à la façon dont l'information est arrivée là. Les capacités d'analyse descendante donnent aux gestionnaires de projets les informations dont ils ont besoin pour savoir pourquoi un projet est dans un certain état, et les DSI peuvent voir ce qui risque d'être retardé ou de se développer, les informations sur le budget, et ils peuvent également analyser en profondeur pour avoir une visibilité sur ce qui cause un risque ou un indicateur de santé.
- Rapport de demande - Montre les demandes entrantes et quelles demandes ont été classées par ordre de priorité. Par défaut, ce rapport utilise la notation prête à l'emploi (qui peut être modifiée), et classe les projets en fonction de la valeur et du risque. La troisième composante de ce rapport est un diagramme à quadrants à bulles qui augmente avec le coût du projet pour identifier facilement ce qui arrive dans le tuyau et ce qui est en vol. Pour un bonus supplémentaire, notre moteur d'analyse prédictive de portefeuille (PPA) peut prendre ces informations et identifier ce qui peut être fait en fonction de la capacité des ressources et donner la priorité à ces projets. Le principal avantage de ce rapport est de passer rapidement de l'idée au plan d'exécution. Ce rapport permet aux chefs de projet de savoir ce qu'il y a sur leur plateau pour un cycle donné et aux DSI de voir où le budget est alloué.
Il existe de nombreux autres rapports, par défaut ou personnalisés, dans Innotas. Ce ne sont que quelques-uns de mes préférés. Nous prenons le reporting très au sérieux et savons que la fourniture de tableaux de bord est un canal de communication universel entre les utilisateurs et la direction. Pour plus d'informations sur les rapports Innotas, n'hésitez pas à consulter notre vidéothèque de démonstration .
