5 Ways to Turn Conference Calls into Effective Meetings

Passez à autre chose, l'email. Écartez-vous, cubicules. Faites une randonnée, le parking n'est pas assez grand. Il y a un nouvel ajout méprisé à la LISTE DES DÉSIRÉS DE L'ENTREPRISE, et il a fallu une enquête de Planview AdaptiveWork pour le faire sortir de l'ombre et le placer sous les projecteurs : les conférences téléphoniques.

A propos de l'enquête

L'enquête susmentionnée, qui a été menée en ligne par Harris Poll, est surtout connue pour avoir révélé que les employés gaspillent jusqu'à 30 pour cent de leur semaine de travail dans des réunions d'étape .

Toutefois, l'enquête a également révélé un fléau qui mine les tentatives de réunions efficaces depuis des décennies : les conférences téléphoniques excessives, inutiles et souvent tout simplement désorganisées. Voici les chiffres effrayants pour les employés aux États-Unis (les chiffres pour le Royaume-Uni et l'Australie sont dans la même fourchette) :

• Le temps d'attente moyen pour que tous les collègues invités rejoignent une conférence téléphonique est de 6.5 minutes.
• Parmi ceux qui participent à des conférences téléphoniques, 32% attendent généralement plus de 5 minutes pour que tout le monde se joigne à un appel, et 15% attendent en moyenne plus de 10 minutes.
• 74% des participants s'adonnent à d'autres activités lorsqu'ils sont en sourdine pendant les conférences téléphoniques, comme répondre à des courriels, parler à quelqu'un du bureau, déjeuner et même aller aux toilettes.

Transformez les conférences téléphoniques en réunions efficaces

Les résultats de l'enquête ne suggèrent pas que les conférences téléphoniques doivent être bannies du paysage professionnel. Ils ont leur place et, qui plus est, il ne faut pas grand-chose pour les transformer en réunions efficaces . Pour y parvenir, voici les 5 conseils clés pour les organisateurs de conférences téléphoniques :

1. Créez un ordre du jour réaliste, partagez-le à l'avance, et chargez les participants de suggérer en privé des modifications avant une certaine date limite. Le cas échéant, redistribuez un ordre du jour définitif au moins un jour (mais idéalement quelques jours) avant l'appel.

2. Commencez la téléconférence à l'heure, et mettez-vous au travail dans les trois minutes. Les personnes qui ont l'habitude d'arriver en retard - surtout s'il s'agit d'un participant principal, et que rien ne peut vraiment commencer sans elles - doivent être abordées en privé après l'appel et priées d'être ponctuelles à l'avenir. Aidez ces personnes souvent bien intentionnées, mais peu conscientes du temps, à comprendre que les premières minutes d'une conférence téléphonique sont cruciales pour donner le ton, et qu'elles se rendent un mauvais service en s'incrustant tardivement, car les personnes à qui elles veulent parler sont déjà quelque peu impatientes et agitées.

3. Respectez l'ordre du jour le plus fidèlement possible. Cela ne signifie pas que les organisateurs doivent faire retentir une corne d'alarme au moment précis de la 10 minute si c'est le temps alloué à un certain sujet (bien que cela attirerait l'attention des gens !). Mais cela signifie qu'un ferme "passons au point suivant" peut s'avérer nécessaire pour éviter qu'une conférence téléphonique de 30 minutes soit à peine lancée à la 26e minute. Personne ne gagne lorsque cela se produit.

4. Gardez quelques minutes à la fin pour résumer, régler les derniers détails et clarifier les actions et les responsabilités. Chacun doit savoir quelles sont les prochaines étapes, et qui est responsable de faire quoi.

5. Avant la fin du jour ouvrable suivant, envoyez un récapitulatif rapide de haut niveau des principales résolutions et actions. Si l'appel a été enregistré, envoyez le lien pour ceux qui veulent réécouter (en espérant que ce ne soit pas parce qu'ils étaient en train de manger, de consulter leurs e-mails ou d'utiliser les toilettes), ou qui n'ont pas pu être présents.

En résumé

Le fait de suivre tout ce qui précède rendra les conférences téléphoniques plus engageantes, plus intéressantes et - osons le dire - plus amusantes ? Ils pourraient certainement le faire ; mais ils pourraient ne pas le faire. Certains appels, en raison de leur sujet, se situent beaucoup plus haut sur l'échelle de l'excitation et de l'enthousiasme que d'autres.

Toutefois, les conseils et astuces ci-dessus permettront d'anticiper et de conclure que les conférences téléphoniques sont la seule chose qui compte vraiment : des réunions efficaces. Et par rapport à ce qui se passe actuellement - avec en gros 3 des participants sur 4 faisant quoi que ce soit mais écoutant et prêtant attention - transformer les conférences téléphoniques en réunions efficaces est plus qu'une amélioration majeure. Cela frise le miraculeux.

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