Les ordinateurs portables et les téléphones sont devenus pratiquement omniprésents dans la plupart des sphères professionnelles et il est devenu normal pour le personnel d'emporter l'un ou l'autre, voire les deux, en réunion au cas où il aurait besoin de les utiliser. A un mouvement croissant a commencé qui vise à interdire l'utilisation de ces appareils dans les réunions, afin de revenir à une routine de réunion, soi-disant plus ciblée, avec crayon et papier.
Le jury n'a pas encore tranché, car malgré toutes les plaintes concernant l'utilisation d'ordinateurs portables dans les réunions, il existe des arguments tout aussi puissants pour avoir toutes ces informations et fonctionnalités à portée de main. Alors, qu'en est-il vraiment de l'étiquette des ordinateurs portables en réunion et quelle est la meilleure façon de procéder pour votre équipe ?
Utilisation d'ordinateurs portables en réunion : Le pour
Matériel facilement accessible: La raison fondamentale d'apporter des ordinateurs portables dans une réunion est qu'ils rendent tout un univers d'informations et de données accessibles à la réunion. Des chiffres pour étayer un point, des réponses précédentes à des courriels, des projections pour le prochain trimestre ; tout ce dont vous avez besoin, avec un ordinateur portable et le le bon logiciel de gestion de projetvous l'aurez immédiatement.
L'attention peut être maintenue en étant plus concentré: Les ordinateurs portables et les téléphones ne sont que des objets inanimés, il n'est pas vraiment possible qu'ils causent des problèmes sans assistance humaine. La solution ne consiste donc pas à interdire la technologie mais à rendre les réunions elles-mêmes plus engageantesLes ordinateurs portables sont utilisés comme un assistant technologique utile lorsque cela est nécessaire.
Vidéo-conférence: Sur le lieu de travail moderne, il est courant que des membres d'une équipe travaillent à distance. Dans cette situation, avoir des ordinateurs portables est une nécessité et il serait également injuste pour les membres distants de l'équipe de passer à un système de réunion plus lo-tech pour les conférences auxquelles ils devraient participer.
Utilisation d'ordinateurs portables en réunion : Les inconvénients
Comprendre l'étiquette des ordinateurs portables en réunion: C'est peut-être évident pour la plupart des gens, mais d'autres ne semblent pas avoir reçu le mémo sur l'étiquette à respecter lorsqu'on utilise un ordinateur portable en réunion. Cela signifie qu'ils ne maintiennent pas le contact visuel lorsqu'ils parlent ou qu'on leur parle, qu'ils font la sourde oreille à volonté et qu'ils ne comprennent pas ce qui est dit. Ce n'est pas acceptable lorsqu'on va prendre un café avec un ami et ça ne l'est pas non plus sur le lieu de travail. La clé est de séparer le rôle de la technologie comme une aide plutôt qu'une distraction.
Le mythe du multitâche: Essayer d'utiliser des téléphones ou des ordinateurs portables pendant les réunions apparemment coûte aux organisations du monde entier 450 milliards de dollars par an. La surestimation de nos capacités, en croyant que nous pouvons jongler avec succès avec un ordinateur portable tout en donnant 100% à la réunion dans laquelle nous nous engageons, peut finir par nous coûter une énorme quantité de productivité perduequi ne peut être résolu qu'en éliminant complètement la distraction potentielle.
Temps ajouté: Si la logique commune veut que les ordinateurs portables vous fassent gagner du temps, la vérité est qu'ils peuvent aussi vous en faire perdre par d'autres moyens. Si vous avez fixé la durée de votre réunion à 20 minutes, vous ne pouvez pas vous permettre d'attendre deux ou trois minutes chaque fois que quelqu'un suggère de rechercher un point pour le clarifier. En l'absence d'ordinateurs portables, la seule solution disponible est : "Prenez-en note et envoyez-la plus tard ou gardez-la pour la prochaine réunion", ce qui signifie que toutes les autres personnes présentes à la réunion ne doivent pas perdre de temps à attendre une seule personne.
