Les quatre derniers blogs de notre série sont basés sur le livre blanc, The Agile PMO : 5 Steps to Driving Agility at Scale et se sont centrés sur la manière dont le PMO peut guider l'entreprise vers une plus grande agilité. Il faut que le PMO se réinvente et passe d'une organisation centrale de commandement à une organisation qui permet et responsabilise avec une gouvernance "juste assez" et un œil sur une approche plus centrée sur le produit. Il faut que le PMO commence à adopter la méthode agile. L'élément sous-jacent de toute cette transformation est le changement.
Le changement est souvent un concept effrayant parce qu'il y a tellement d'inconnu et, eh bien, nous aimons le confort du statu quo. Mais le changement ne doit pas se faire du jour au lendemain. En fait, certains des meilleurs changements sont progressifs. Dans la partie 5 de cette série de blogs, nous abordons le cheminement vers le changement afin que le PMO agile puisse générer plus rapidement une plus grande valeur.
Si vous avez manqué l'un des précédents volets de cette série, n'hésitez pas à consulter la liste ci-dessous :
- Partie 1 : Driving Agile at Scale : Le PMO Agile
- Partie 2 : La transformation agile exige juste assez de gouvernance du BGP
- Partie 3 : Transformation Agile : Le nouveau paradigme du PMO
- Partie 4 : Passer des projets à une approche centrée sur le produit
Partie 5 : Planifier votre voyage
Toute destination implique un voyage. Devenir un PMO plus agile est la destination, mais comment y parvenir ? La première étape du voyage consiste à définir le "pourquoi". Pourquoi le changement est-il nécessaire ? Quels sont les principaux résultats et l'impact que vous souhaitez obtenir ? Comment définir la direction et le rythme du changement ?
Une idée fausse courante concernant le changement est que si vous l'acceptez, alors vous devez changer tout. C'est une sorte de tout ou rien - le bébé avec l'eau du bain, non ? Ce n'est pas le cas avec le passage à un PMO plus agile. En fait, l'agilité est synonyme de flexibilité, ce qui donne au PMO la possibilité de travailler avec les parties prenantes pour déterminer les parties du processus et de la pratique qui doivent être modifiées et celles qui sont bien comme elles sont. Par exemple, certains éléments de la gouvernance peuvent encore s'appliquer, mais sont adaptés à diverses méthodes de travail, comme collaborative, itérative, Lean et Agile.
Une organisation véritablement agile signifie s'adapter au fur et à mesure de l'apprentissage pour optimiser les processus et les pratiques.
La plus grande valeur du PMO dans ce nouveau monde est de donner aux équipes les moyens d'innover et de créer leur propre valeur, en accord avec la stratégie de l'entreprise. Pour remplir cette mission, le leader du PMO doit aborder cinq domaines afin de faciliter les changements nécessaires tout au long du voyage vers l'agilité.
Chaque voyage est une collection d'étapes
Étape 1
La première étape du voyage vers l'agilité consiste à intégrer la livraison à la planification stratégique et de portefeuille. La stratégie globale est une initiative descendante concrétisée par le financement d'investissements de portefeuille. En communiquant les objectifs au niveau de l'entreprise aux équipes individuelles, puis en donnant à ces équipes l'autonomie nécessaire pour résoudre les problèmes et les livrer, le PMO favorise une culture de créativité, d'innovation, de transparence et de confiance.
Étape 2
L'étape 2 consiste à permettre la pratique de la planification continue. Le cycle de planification doit tenir compte de ce qui est découvert grâce à l'apprentissage ainsi que des changements constants dans les ressources, le marché et le paysage concurrentiel, et être capable de s'adapter sans interruption. Au lieu d'une planification annuelle incapable d'anticiper les changements futurs, faites un pas vers une planification trimestrielle pour finalement adopter une planification continue. Cela devient essentiel lorsque l'organisation passe des projets à une approche centrée sur le produit. Au lieu d'exécuter des projets discrets, les équipes persistantes fournissent des résultats définis par une feuille de route de produits. La stratégie globale étant à l'origine de tous les travaux, la planification continue des projets, produits et programmes permet une gestion plus agile de la demande et une planification des capacités pour tenir compte des changements. Le changement n'est plus l'ennemi, c'est l'étincelle qui allume l'innovation.
Étapes 3 et 4
Les étapes 3 et 4 du voyage vers l'adoption de la méthode agile consistent à adapter l'approche de la gestion de portefeuille et à soutenir tout type de travail. Chaque organisation est différente, tout comme la façon dont chaque équipe de livraison travaille et apporte de la valeur. L'objectif est de faire passer l'entreprise de la rigidité à l'adaptabilité. Lorsque les équipes ont la liberté de trouver la méthode et le processus qui sont les plus efficaces et les plus productifs pour elles, elles fournissent de la valeur plus rapidement. L'ajout de cette flexibilité ne signifie pas que le PMO n'a pas son mot à dire en la matière. Les dirigeants comptent sur le PMO pour relier le travail des équipes au portefeuille afin d'atténuer les dépendances, d'évaluer la progression vers les objectifs et de garantir le respect des pratiques réglementaires et de conformité.
Étape 5
Enfin, la dernière étape vers un PMO plus agile consiste à collecter les bonnes analyses et à passer de la production de rapports sur les activités à la génération d'informations sur les indicateurs de performance basés sur la valeur. La transparence est essentielle lors de tout changement, alors suivez, mesurez et faites souvent des rapports sur les indicateurs clés de performance qui comptent pour les parties prenantes, ceux qui illustrent correctement la valeur apportée. Quelle que soit cette valeur, grande ou petite, ponctuelle ou permanente, elle doit être quantifiée et communiquée. Lorsque les équipes et les dirigeants sont équipés de données sur les progrès et les performances, ils peuvent prendre des décisions plus éclairées, basées sur des données réelles plutôt que sur des intuitions. La prochaine meilleure étape peut donc être franchie avec la confiance d'embrasser l'incertitude en échouant rapidement et en corrigeant rapidement le tir. S'adapter au changement est moins effrayant car la gestion du changement devient la norme.
De petits pas valent mieux que pas de pas du tout
Le passage à l'agilité peut sembler être plus un saut de géant qu'une simple étape. Bien sûr, sauter du point A au point Z est décourageant. Heureusement, les étapes intermédiaires valent la peine d'être franchies pour y parvenir - en traçant le chemin avec l'apprentissage, l'adaptabilité et l'amélioration continue. Au lieu de retarder la transformation par peur du changement, rappelez-vous que chaque étape que vous franchissez vous rapproche de votre objectif d'agilité. Vous n'arriverez à rien en restant immobile.
En définissant votre destination et en trouvant votre chemin, vous pouvez réinventer votre PMO et le faire passer d'un centre de coûts à un centre de valeur, en utilisant les meilleures pratiques pour guider le reste de l'organisation afin qu'elle se transforme en une entreprise plus agile - une entreprise qui s'adapte au changement, qui est rapide sur le marché et qui fournit continuellement de la valeur. La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas à faire un seul pas par vous-même. De votre première étape à la réalisation de l'agilité inter-organisationnelle, Planview peut vous accompagner tout au long de votre parcours. Depuis des décennies, Planview est un leader mondial de la gestion des portefeuilles et des ressources, et s'associe aux organisations pour faire mûrir leurs processus afin de maximiser leur agilité. C'est possible. Nous pouvons vous aider.
Suivez-nous alors que nous terminons cette série de blogs en six parties avec un résumé qui rassemble les principaux points à retenir de chaque blog. En attendant, n'oubliez pas de télécharger le livre blanc complet The Agile PMO : 5 Steps to Driving Agility at Scale pour une analyse approfondie.
