S'il existe de nombreuses façons de réussir un projet, il existe un facteur unificateur que tous les projets réussis partagent, que leur mission soit de développer un nouveau logiciel, de construire un gratte-ciel, de lancer une vaste campagne de marketing ou de faire quoi que ce soit d'autre d'important et de valable : ils font de la gestion de projet en équipe une priorité absolue.
En effet, en ce sens, réussir dans le paysage de la gestion de projet est similaire à celui du monde du sport. Oui, il y a des stars d'élite qui font de grandes choses. Mais en fin de compte, ce sont les capacités et les performances de l'équipe dans son ensemble qui déterminent si l'effort est un triomphe collectif - ou une tragédie.
Ci-dessous, nous mettons en évidence trois choses à faire pour réussir la gestion d'un projet d'équipe, et trois choses à ne pas faire qui peuvent rapidement transformer des projets relativement simples et directs en désastres coûteux et durables.
Les choses à faire en matière de gestion de projet en équipe
1. FAIRE participer l'équipe de gestion du projet à la phase de planification
Dans la plupart des projets, les personnes les mieux équipées pour fournir des informations précises sur des aspects tels que la durée, l'effort et les risques sont celles qui seront chargées de les réaliser. Au cours de la phase de planification, les chefs de projet qui négligent d'exploiter ce réservoir de connaissances facilement disponible se heurtent souvent à des dépassements de budget, à des délais non respectés et à des clients et autres parties prenantes mécontents, voire dans certains cas furieux.
Cependant, les différents membres de l'équipe et les parties prenantes ont des styles de communication différents - et les gestionnaires de projet doivent s'adapter (dans la limite du raisonnable) aux préférences de chacun. Comme le conseille le Project Management Institute dans son Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixième édition [2017]) :
Une grande partie du rôle du gestionnaire de projet consiste à traiter avec des personnes. Le chef de projet doit étudier les comportements et les motivations des personnes. Le chef de projet doit s'efforcer d'être un bon leader, car le leadership est crucial pour la réussite des projets dans les organisations. Un gestionnaire de projet applique des compétences et des qualités de leadership lorsqu'il travaille avec toutes les parties prenantes du projet, y compris l'équipe de projet, l'équipe de direction et les sponsors du projet.
2. DO Clarifier et confirmer les attentes
Les projets sont généralement des épisodes rapides de "chaos contrôlé" - en particulier ceux qui utilisent la méthodologie Agile , qui se caractérisent par des sprints ciblés à grande vitesse et des changements permanents. Pour réussir la gestion d'un projet en équipe - et, ce faisant, éviter les confusions et les conflits fréquents et généralisés - il est essentiel de s'assurer que chacun comprend clairement son rôle et ce que l'on attend de lui. Et "tout le monde" dans ce sens ne signifie pas seulement les personnes qui sont formellement attachées au projet. Il s'agit également des personnes travaillant dans d'autres équipes et départements, ainsi que des parties prenantes externes telles que les clients. Voici quelques conseils pour gérer efficacement les attentes :
- Confirmez tout
- Communiquer en contexte
- Limiter le nombre de réunions d'état (et ensuite les limiter encore plus)
- Utilisez des outils de gestion de projet d'équipe pour rendre la communication facile et efficace (nous y reviendrons dans le prochain DO).
3. DO utiliser le bon logiciel de gestion de projet en équipe
Le bon logiciel de gestion de projets d'équipe est celui qui maximise la productivité, augmente la visibilité et favorise l'adaptabilité.
Les principales caractéristiques des logiciels de gestion de projets en équipe qui maximisent la productivité sont les suivantes
- Les outils de collaboration qui s'étendent à plusieurs systèmes (par exemple, le email) pour atteindre les utilisateurs même lorsqu'ils ne sont pas connectés au système, tout en conservant le contexte de chaque discussion associée au projet.
- Flux de travail configurables, processus d'approbation, règles et champs personnalisables, modèles dynamiques et notifications automatiques par e-mail. -
- Gestion centralisée des fichiers qui crée un système d'enregistrement pour toutes les informations relatives au projet (fichiers, vidéos, discussions, comptes rendus de réunions, notifications, etc.)
- Une application mobile de gestion de projet d'équipe qui est fonctionnelle et riche en fonctionnalités, ainsi qu'intuitive et facile à utiliser.
Les principales fonctionnalités du logiciel de gestion de projets en équipe qui augmentent la visibilité sont les suivantes
- Des rapports et des tableaux de bord personnalisables, ainsi que des liens partageables et la génération de rapports d'état programmés automatiquement, qui donnent un aperçu de l'avancement des travaux, des risques potentiels, des résultats attendus et des objectifs.
- Une suite d'outils de planification tels que les feuilles de route de portefeuille, la planification des capacités, les vues de programmes et de projets.
- Planification et optimisation du portefeuille pour s'assurer que tous les projets prioritaires sont pris en charge et comprendre l'impact lorsque les priorités changent.
- L'option d'ajouter des champs personnalisés pour capturer des données critiques sur tous les projets de manière cohérente et prendre des décisions meilleures et plus rapides.
Les principales caractéristiques des logiciels de gestion de projets en équipe qui favorisent l'adaptabilité sont les suivantes
- Un moteur de flux de travail qui offre le contrôle nécessaire pour configurer (et reconfigurer au besoin) des processus uniques pour diverses équipes, le tout dans le même système.
- Des interfaces utilisateurs hautement configurables à tous les niveaux, ce qui augmente l'engagement et permet la transparence dans toute l'entreprise.
- Intégration transparente et sécurisée avec d'autres systèmes de gestion des tâches dans l'environnement, ce qui garantit l'alignement et le fait que le bon travail est effectué.
- Des intégrations qui peuvent se connecter à n'importe quel système source ou de destination en utilisant des API ou des connexions préconstruites.
Gestion de projet en équipe - A NE PAS FAIRE
1. N'essayez pas de contrôler tout et tout le monde
Le collaborateur principal de Forbes Dana Brownlee avertit les chefs de projet - en particulier les plus récents qui n'ont pas encore appris certaines leçons douloureuses - qu'il y a une grande différence entre un style de gestion de projet fort et un style étouffant.
La première est ancrée dans un leadership efficace, la planification et la coordination par la communication, et comprend que le gestionnaire de projet n'est pas censé s'occuper de tout et de tout le monde. Cette dernière se caractérise par une approche micro-gestionnaire et dictatoriale qui n'est pas seulement exhaustive, mais qui est contre-productive. Conseille Brownlee :
En général, le début du projet offre une occasion unique de briser la glace et de commencer à former des liens critiques qui s'avéreront inestimables plus tard dans le projet. Ne faites donc pas l'erreur de vous concentrer sur la tâche à l'exclusion des relations - vous pourriez en payer le prix en cours de route.
2. N'ignorez pas les sous-performants
Peu de menaces peuvent déstabiliser, faire dérailler ou tout simplement détruire la gestion d'un projet d'équipe plus que les sous-performants - a.k.a. les tire-au-flanc. Parfois, ces personnes restent cachées dans l'ombre. À d'autres moments, ils sautent sous les feux de la rampe. Quelle que soit la situation, l'objectif est le même : en faire le moins possible (et ensuite en faire encore moins).
Il est généralement difficile, mais toujours nécessaire, de s'occuper des personnes qui ne sont pas à la hauteur dans un projet, car si elles ne sont pas contrôlées, elles peuvent favoriser une culture d'anti-responsabilité. Ils peuvent également contraindre les personnes très performantes à quitter l'équipe, voire l'organisation. La collaboratrice de la Harvard Business Review Carolyn O'Hara partage ces conseils :
- Gardez un esprit ouvert et soyez prêt à croire que la personne sous-performante en question peut avoir des raisons légitimes pour sa sous-performance (par ex. problèmes dans leur vie personnelle, problèmes de santé, difficultés avec des collègues, etc.)
- Abordez le problème en tête-à-tête et de manière confidentielle.
- Utilisez des exemples spécifiques pour communiquer comment le comportement négatif nuit à l'ensemble de l'équipe.
- N'utilisez pas un ton accusateur ou hostile. Abordez la conversation avec empathie et authenticité.
Idéalement, ce qui précède contribuera à éliminer - ou du moins à atténuer considérablement - le comportement négatif. Si ce n'est pas le cas, il peut être nécessaire de retirer la personne de l'équipe avant qu'elle n'inflige encore plus de dégâts. Si c'est le cas, assurez-vous que toute action de ce type est effectuée conformément à toutes les politiques de ressources humaines et réglementations du travail en vigueur, et que tout est correctement documenté.
3. NE PAS négliger les petites victoires
Les chercheurs Teresa M. Amabile et Steven J. Kramer ont mis en évidence une vérité que les enfants comprennent intrinsèquement, mais que la plupart des adultes oublient complètement : célébrer les petites victoires par des gestes aussi simples (et gratuits !) que les félicitations peut avoir un impact extrêmement positif sur l'humeur, la motivation et l'état d'esprit. Les chefs de projet sont bien avisés de rester conscients de ce principe, éventuellement en plaçant une note autocollante sur leur moniteur ou en ajoutant un texte à l'arrière-plan/l'écran d'accueil de leurs appareils. Selon Amabile et Kramer : "En soutenant les progrès dans un travail significatif [ce qui est facilité par la célébration des petites victoires], les managers améliorent la vie professionnelle intérieure des employés et les performances de l'organisation."
Le mot de la fin
La gestion efficace d'une équipe de projet est à la fois un art (parce que l'on s'améliore par l'expérience et l'expérimentation) et une science (parce qu'elle est ancrée dans des principes et des normes de base). Appliquer les choses à faire décrites ci-dessus et éviter les choses à ne pas faire aidera les chefs de projet - qu'ils soient nouveaux ou expérimentés - à cultiver et à élever des équipes qui atteignent des niveaux de réussite peu communs et enviables !
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