Quelque temps entre le Premier Âge de la Terre du Milieu et 2001, un Hobbit nommé Frodon, un magicien nommé Gandalf et une bande d'autres personnages se sont lancés dans une quête pour trouver "l'Anneau unique qui les gouvernait tous".
Heureusement, gestion de projet n'est pas aussi intimidant que Le Seigneur des Anneaux. Par exemple, il n'y a pas de montagnes du malheur à escalader, et le paysage est pratiquement exempt d'orques. Mais il existe un équivalent dans l'univers de la gestion de projet, connu sous le nom de gestion des attentes, car c'est le "One Goal that Rules them All".
En effet, comme les chefs de projet expérimentés le savent et comme les chefs de projet émergents le découvriront rapidement, le respect des délais, le respect du budget et la satisfaction des exigences commerciales sont tous importants - et pourtant, parfois, ce n'est pas suffisant ! Si les sponsors et les autres parties prenantes n'ont pas le bon état d'esprit - c'est-à-dire si leurs attentes ne sont pas précises et alignées sur ce que le projet fait et fournit - il y aura une déconnexion. Et lorsque cela se produit, il est facile de comprendre pourquoi de nombreux chefs de projet souhaiteraient avoir une bague qui les rendrait invisibles.
Heureusement, gérer les attentes sur les projets n'est pas aussi périlleux que de sauver le monde des méchants seigneurs des ténèbres. Voici 5 des conseils pratiques qui vous aideront à guider vos projets vers des conclusions triomphantes, dignes d'un Oscar :
1. Confirmez tout
Les hypothèses de gestion de projet sont probablement responsables de plus de problèmes de gestion des attentes que toute autre chose - surtout lorsqu'il s'agit de savoir qui est censé faire quoi, quand, comment, où et parfois même pourquoi. Évitez ces malentendus en confirmant tous les engagements. Oui, c'est un peu de travail supplémentaire. Mais il est bien plus facile et bien plus simple d'envoyer un récapitulatif rapide d'une réunion ou d'une conversation, que d'essayer de recadrer les attentes en cours de route. Parfois, il est tout simplement impossible de le faire.
2. Communiquer en contexte
Naturellement, les sponsors et autres parties prenantes (y compris les cadres internes) ne suivent pas les projets au quotidien. À ce titre, la gestion de leurs attentes - ou, tout aussi important, la découverte du moment où leurs attentes ne sont pas sur la bonne voie - implique de mettre en contexte toutes les informations de mise à jour et d'état, et de les relier à une tâche, une activité, un jalon ou un autre objet de travail associé. Sinon, il est perçu comme une donnée brute qui n'a de sens qu'après coup, c'est-à-dire lorsque les attentes ne sont pas satisfaites, et le va-et-vient peut se dérouler comme suit :
Vous : Je vous ai envoyé les informations il y a exactement 13 jours à 2:32pm.
Eux : Je vois ici que vous m'avez envoyé une mise à jour. Mais il n'y avait rien sur ce que vous attendiez de moi ou pourquoi.
Vous : Je pensais que c'était clair. Je suis en train de lire ma mise à jour et je ne vois pas le problème.
Eux : Peut-être que c'était clair pour vous. Vous dirigez le projet. Mais ce n'était pas clair pour moi.
Vous: Je vois. Auriez-vous une machine à remonter le temps pour que je puisse revenir en arrière et lire ce blog de Planview AdaptiveWork sur la gestion des attentes ?
Eux: C'est drôle que vous demandiez. Il se trouve que j'en ai un juste ici...
(Hé, Tolkien n'est pas le seul à pouvoir écrire de la fantasy !)
3. Réunions d'étape : Dites simplement non
Un voyage au DMV. Regarder la peinture sécher. Endurer un traitement de canal. Oh pour l'amour de Gollum : se faire couper les cheveux en mulets !Selon une enquête Clarizen/Harris Poll , ce ne sont là que quelques-unes des choses horribles que les gens préfèrent faire plutôt que d'assister à une énième réunion d'étape - et parmi cette cohorte massive figurent des personnes dont vous devez surveiller et gérer les attentes. Ainsi, au lieu de vous fier aux réunions d'étape (en personne ou par téléconférence), utilisez des espaces de réunion virtuels désignés qui permettent aux membres de l'équipe et aux parties prenantes de savoir ce que l'on attend d'eux et de voir comment leur contribution s'inscrit dans le contexte général.
4. Rendez la communication facile & Efficace
Les projets ont tendance à être des choses sophistiquées avec beaucoup de pièces mobiles - y compris certaines qui bougent dans la mauvaise direction, et d'autres qui ne bougent pas du tout. Cependant, aussi complexes que puissent être les projets, la communication entre les membres de l'équipe, simplement , doit être facile et efficace. Sinon, les gens ne communiqueront pas (ou pas assez bien), et la gestion des attentes est impossible. Dans ce cas, vous ne pouvez qu'espérer le meilleur. C'est très bien si vous êtes dans le public en train de regarder Frodo & Co. traverser le Mordor. Mais ce n'est pas bien si vous êtes à la tête d'un projet et que vous êtes responsable des résultats et de la réussite.
5. Utilisez le bon logiciel de gestion de projet
Si vous utilisez des feuilles de calcul, des e-mails et d'autres outils ad hoc pour gérer les attentes : arrêtez. Même pour les petits projets, ce ne sont pas les bons outils ; et pour les projets plus importants ou à phases multiples, c'est un désastre en attente. Le logiciel de gestion de projet right possède des caractéristiques et des fonctions intégrées pour soutenir la gestion des attentes. Il est également entièrement configurable et s'adapte à vos flux de travail et à vos processus, et non l'inverse. Et bien sûr, il va sans dire (mais nous le dirons quand même) qu'il doit s'agir d'une solution purement basée sur le cloud, et accessible partout via un appareil mobile. Le travail ne commence pas et ne s'arrête pas au bureau, et la gestion des attentes non plus.
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