Lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre le suivi du temps pour la gestion des ressources, de nombreuses entreprises ne sont pas d'accord sur la granularité à laquelle elles doivent saisir le temps. Certains estiment que le suivi au niveau du résumé ou de la phase est adéquat, tandis que d'autres veulent suivre l'activité au niveau de la tâche.
Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à résoudre ce dilemme courant :
- Gérez les résultats, pas les actions - Utilisez résultats au lieu de tâches dans vos plannings et feuilles de temps de projet. Cela donne un sentiment de liberté aux personnes plus proches de l'action ; dans le même temps, les résultats peuvent être liés à des jalons et à des résultats préalables.
- Gérez les résultats, pas les heures - Similaire à ce qui précède ; plutôt que de s'attacher à ce que les gens comptabilisent une semaine de 40 heures, demandez-leur simplement d'inscrire le temps qu'ils ont passé par rapport à des résultats spécifiques, quel que soit le total. Cela permet de se concentrer sur l'analyse de l'endroit où l'effort est dépensé, et de s'éloigner du nombre d'heures de travail, qui peut être un facteur de démotivation.
- Envisagez le suivi quotidien du temps - Il a été prouvé que la saisie quotidienne du temps est en fait plus facile, sans parler de sa précision. Les gens se contentent de suivre le temps quotidiennement, puis ils peuvent le soumettre chaque semaine avec une plus grande précision.
- Comprendre comment la saisie du temps est liée à vos objectifs - La saisie du temps peut vous indiquer ce qui a été dépensé dans le passé, et permet une base pour les estimations futures, elle a donc un certain impact sur les allocations ultérieures. Et si la saisie du temps inclut une estimation contributive du temps restant (voir le conseil suivant), le suivi du temps joue un rôle encore plus important dans la prévision de la disponibilité des ressources.
- Estimations des contributeurs - Lorsqu'une ressource saisit du temps par rapport à un résultat ou une tâche spécifique, elle doit toujours s'assurer de réviser, si nécessaire, le temps restant. Cela peut améliorer considérablement la précision des allocations futures et donc la disponibilité des ressources.
- Ne réservez pas toute la bibliothèque si vous n'avez besoin que d'un seul livre - Si vous allouez des ressources à des phases ou à des projets, elles sembleront être réservées pour des mois à venir. Il n'y aura aucun moyen de voir de façon réaliste leur disponibilité pour une fenêtre de travail de deux semaines (ou d'apporter des modifications à ce niveau). Si vous voulez être en mesure de prendre des décisions à une granularité de semaines, alors vous devez allouer les ressources à ce même niveau. Même chose si vous voulez évaluer le plan par rapport à la réalité à ce niveau.
- Faites monter tout le monde dans le bus - Pour que la saisie du temps fonctionne, tous les cadres intermédiaires doivent être à bord, surtout si un changement de culture est nécessaire. La haute direction doit y veiller, car il faudra la coopération de toute l'organisation pour s'assurer que cela soit réalisé efficacement.
- Comprendre les raisons de la saisie du temps - Comprendre les situations où la saisie du temps est nécessaire peut vous aider à la vendre dans toute l'organisation. La saisie du temps est particulièrement vitale dans les scénarios suivants :
- Lorsqu'il y a de la main-d'œuvre contractuelle, afin d'évaluer les heures facturées
- Pour les contrats gouvernementaux - c'est la loi
- Pour les rapports sur le travail financier, en particulier lorsqu'il y a une surveillance réglementaire
- Lorsque les gens partagent leur temps sur plusieurs projets
- Lorsqu'il s'agit d'heures supplémentaires rémunérées
- Lorsque le travail est refacturé à d'autres départements
- Lorsque vous souhaitez prévoir le coût d'achèvement avec plus de précision
- Lorsque vous souhaitez améliorer votre capacité d'estimation en examinant les tendances passées
Collectivement, ces 8 conseils peuvent vous aider à dépasser le barrage potentiel de la saisie du temps pour une meilleure planification et estimation des ressources.
