Lorsqu'il s'agit de planifier des projets, les organisations utilisent souvent des feuilles de calcul et des modèles de planification de la capacité des ressources pour les aider à comprendre comment la demande se compare aux ressources disponibles. La mise en place peut être longue et laborieuse. Au final, vous vous retrouvez avec des tableaux d'informations et des tableaux croisés dynamiques qui vous aident à tirer des conclusions et à prendre des décisions.
Les feuilles de calcul peuvent convenir aux organisations qui débutent dans la planification de la capacité des ressources. Mais, au fur et à mesure que le portefeuille de projets progresse, sa complexité augmente, ce qui entraîne un processus de planification de la capacité des ressources long et sujet à des erreurs qui inhibe la prise de décision et étouffe l'innovation.
Le paysage de la gestion de portefeuille de projets 2017 Report a constaté que 86% des organisations exploitent les ressources partagées pour le travail stratégique et opérationnel. L'étude 2016 State of Resource Management and Capacity Planning Benchmark Study a révélé que 80% des organisations qui excellent dans la planification des capacités peuvent agir sur de nouvelles opportunités en quelques heures, au lieu de plusieurs semaines. En comparaison, ceux qui ont une mauvaise planification des capacités manquent de visibilité sur les capacités (64%), ne parviennent pas à bien hiérarchiser la demande (63%) et ont besoin d'un meilleur aperçu de la demande (58%).
Non seulement vous avez affaire à un plus grand nombre de projets, plus d'argent sur la table et des risques et récompenses plus élevés, mais vous devez aussi trouver comment tirer le meilleur parti des ressources partagées. Vous devez comprendre où vos précieuses ressources passent leur temps tout en vous assurant que les projets à forte valeur sont dotés en personnel ; de plus, votre processus doit être flexible afin que vous puissiez prendre en charge de nouveaux projets sans que cela ne provoque le chaos, des perturbations ou des pertes financières.
L'essentiel : Les organisations doivent apprendre à bien gérer la capacité des ressources ou risquer d'être distancées par leurs concurrents. Vous avez besoin de visibilité et d'informations qui vous permettront de prendre les bonnes décisions commerciales. Cette feuille de calcul sujette aux erreurs va-t-elle vous permettre d'y arriver ? Peu probable.
Alors, comment y arriver ? Commencez par comprendre l'état actuel. C'est une première étape simple, mais essentielle.
Je vous recommande d'évaluer vos pratiques de planification de la capacité des ressources en vous posant les questions suivantes :
- Classons-nous la demande par ordre de priorité en utilisant efficacement les feuilles de calcul ?
- Combien de temps nous faut-il pour nous adapter à la demande entrante ?
- Combien de temps nous faut-il pour comparer la capacité des ressources et la demande ? Des heures, des jours ou des semaines ?
- Nos données sont-elles actuelles et exactes ?
- Pouvons-nous comprendre rapidement la capacité des ressources avec les projets en cours ou prévus ?
- Pouvons-nous réaliser des scénarios de simulation ?
- Livrons-nous des projets dans les délais et les budgets impartis en utilisant des feuilles de calcul ?
La réponse à ces questions déterminera probablement si vous devez passer des feuilles de calcul à une solution plus adaptée comme gestion de portefeuille et de ressources. Le bon outil peut aider à faire progresser la gestion des ressources et la planification de la capacité afin d'équilibrer, de prioriser et de planifier la capacité des ressources avec une vue en temps réel du travail futur et en cours.
Vous voulez voir en action une solution de planification de la capacité des ressources spécialement conçue pour vous ? Je vous recommande de regarder la démo de Planview sur la gestion du portefeuille et des ressources. Il contient des informations sur la façon d'aligner les ressources et les dépenses de vos portefeuilles de projets, montre comment analyser la capacité à travers les portefeuilles et mettre les bonnes personnes sur le bon travail, fournit des vues c omplètes sur les dépenses, les ressources et la demande en matière de TI dans toute votre entreprise, et bien plus encore.
