Combien de fois vous retrouvez-vous au travail à passer d'un onglet à l'autre, incapable de terminer une pensée avant de passer à autre chose ? Vous passez de la réponse à un e-mail à la vérification d'une notification Facebook en passant par la lecture d'un article sur LinkedIn, et puis - qu'est-ce que je faisais ? Oh oui, répondre à cet email.
C'est l'équivalent numérique d'entrer dans une pièce et d'oublier pourquoi vous deviez y entrer - et nous le faisons tout le temps .
Tout au long de la journée de travail, notre cerveau papillonne entre les réunions, les e-mails et les appels, avec peu d'espace pour respirer. Pendant nos "pauses" de midi, nous travaillons, pensons au travail ou faisons défiler quelque chose sur nos téléphones. Nous sommes multitâches pendant que nous travaillons, mangeons et même utilisons les toilettes.
À la fin de la journée, nous sommes épuisés - il ne nous reste que peu d'énergie à consacrer aux loisirs, à l'exercice ou à passer du temps de qualité avec nos proches.
Essayer de faire plusieurs choses à la fois, constamment, pendant toutes les heures d'éveil, nous rend anxieux, déprimés et isolés socialement - mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. Au cœur de tous ces problèmes se trouve notre incapacité à nous concentrer, qui découle d'un manque d'intentionnalité. Si nous pouvons être plus intentionnels avec notre temps et notre énergie, nous pouvons retrouver la concentration dont nous avons besoin pour nous sentir à nouveau épanouis par le travail - et l'empêcher de s'infiltrer dans les autres parties de notre vie.
Mais comment trouver l'intentionnalité dans notre travail quand il y a tant à faire, tout le temps ? Ce n'est pas facile - mais c'est possible. Kanban (prononcé kahn-bahn) est une façon de penser et de gérer le travail qui peut apporter discipline et concentration dans votre journée de travail. Kanban apporte cette clarté grâce à ce seul concept : Visualisez votre flux de travail. La visualisation de votre flux de travail semble être une solution trop simpliste, mais elle peut vraiment faire des merveilles sur votre capacité à penser et à travailler avec clarté et détermination. En vous encourageant à identifier, à hiérarchiser et à réaliser intentionnellement les éléments de travail un par un, Kanban peut vous aider à combattre les effets néfastes du multitâche dans un monde hyper-stimulé.
LA VISUALISATION ET POURQUOI ELLE EST IMPORTANTE
Ce concept comporte deux éléments : Premièrement, la visualisation. Chaque jour, nous sommes bombardés d'informations textuelles - e-mails, textes, articles, notifications, etc. Il peut sembler impossible de garder toutes ces informations en ordre, surtout lorsque vous essayez de décider sur quoi travailler ou comment prioriser votre temps. En effet, notre cerveau n'est pas conçu pour traiter autant d'informations textuelles à la fois. En fait, la recherche montre que plus nous essayons de traiter d'informations, moins nous sommes capables de filtrer efficacement les informations. Plus nous sommes distraits par les informations, moins nous sommes en mesure de prendre des décisions éclairées sur ce qui est ou n'est pas important - cela ressemble à un état d'esprit idéal pour travailler, non ?
Heureusement, notre cerveau est conçu pour absorber efficacement les informations visuelles. Ainsi, plus nous visualisons ce qui est le plus important pour nous, plus nous avons de chances de rester concentrés sur notre tâche et de mener à bien nos projets.
LE CONTRÔLE DE VOTRE FLUX DE TRAVAIL (ET POURQUOI VOUS DEVRIEZ VOUS Y INTÉRESSER)
Le deuxième élément est le flux de travail - Kanban consiste à obtenir le contrôle de votre processus, et cela commence par une visualisation précise de celui-ci. Votre flux de travail est le mécanisme par lequel le travail passe de "To Do" à "Done". Sans Kanban, la plupart de nos flux de travail ressemblent à quelque chose comme ceci :
Votre objectif doit être de transformer ce gribouillis en une ligne droite... Pour ce faire, vous devez déterminer à l'avance les étapes à suivre pour un travail, puis les exécuter dans cet ordre. Cela semble simple, non ? Mais la plupart de nos processus sont loin d'être linéaires. Pensez au dernier projet que vous avez mené à bien, et au processus par lequel il est passé pour passer de l'état de "To Do" à celui de "Done" - était-il linéaire ? S'est-il déroulé sans heurts au cours de votre processus, ou s'est-il arrêté, a-t-il commencé et fait marche arrière ? L'avez-vous terminé à temps, ou vous a-t-il fallu plus de temps que prévu ?
LES BASES DU KANBAN : PLANCHES ET CARTES
Maintenant que vous connaissez le quoi de Kanban, abordons le comment. Kanban utilise des tableaux - les tableaux Kanban - pour représenter votre processus, et des cartes pour représenter vos éléments de travail. Chaque tableau Kanban reflète une version de ce flux de travail de base : À faire, Faire, et Fait.
To Do > Doing > Done
La première étape de la mise en pratique de Kanban consiste à personnaliser votre tableau pour qu'il reflète fidèlement votre processus unique. Voici quelques exemples de différents tableaux Kanban pour une équipe de marketing, une équipe de développement de logiciels et un individu gérant des projets personnels.
Marketing : Backlog > Planification/Recherche > Test > Mise en œuvre > Analyse > Terminé
Développement de logiciels : Backlog > Rassembler les exigences > Faire > AQ > Déployer > Faire
Individuel : À faire > Planification > Réalisation > Révision > Fait
Quel est ce processus pour vous ? Nous ne pouvons pas vous le dire, mais nous avons un exercice qui peut vous aider à le déterminer. Téléchargez notre feuille de route Kanban pour apprendre à identifier les étapes de votre processus et à concevoir un tableau Kanban qui le reflète.
POURQUOI ÇA MARCHE
Kanban exploite la préférence innée de notre cerveau pour la consommation d'informations visuelles. Il nous aide à nous débarrasser du désordre mental et à rester concentrés sur la réalisation de nos grands objectifs - ce que nous ne pouvons ou ne voulons pas faire lorsque nous sommes livrés à nous-mêmes, car cela va à l'encontre d'une grande partie de ce que l'on nous a appris sur la productivité.
Nous connaissons tous des personnes qui se vantent de leur capacité à faire plusieurs choses à la fois : Ils disent qu'il est possible de regarder et de retenir les informations d'un webinaire tout en se rattrapant sur les e-mails et en commandant quelques articles ménagers sur Amazon. À présent, vous devriez reconnaître l'inefficacité de ce type de comportement - vous savez que la personne n'a probablement retenu que l'essentiel du webinaire, qu'elle a probablement fait quelques erreurs dans ses réponses aux e-mails et qu'elle a très probablement oublié quelques articles essentiels de sa liste Amazon. Pourquoi ? Parce qu'ils n'utilisaient pas tout leur cerveau pour ces activités.
Le multitâche est un tueur silencieux de la productivité, déguisé en "life hack". Dans le livre Organize Your Mind, Organize Your Life , les auteurs Dr. Paul Hammerness et Margaret Moore décrivent comment le multitâche augmente le risque de faire des erreurs et de manquer des informations et des indices importants. Leurs recherches montrent que les personnes qui font du multitâche sont moins susceptibles de retenir les informations dans la mémoire de travail, ce qui peut entraver la résolution de problèmes et la créativité. Oups !
L'antidote au multitâche est bien sûr single-tasking, ou comme les auteurs l'appellent, set shifting. Le changement d'objectif consiste à se concentrer sur l'accomplissement d'une tâche à la fois, puis à passer activement et intentionnellement à la tâche suivante uniquement lorsque la première tâche est terminée. Pratiquer le changement d'orientation vous permet d'accorder toute l'attention de votre cerveau à la tâche à accomplir - ce qui vous aide à mieux la réaliser.
Bien sûr, briser le schéma du multitâche au travail ne peut se faire du jour au lendemain. Nous devons entraîner activement notre cerveau à cesser de rechercher la stimulation du multitâche et à l'encourager à profiter de la liberté et de la clarté que procure la réalisation d'une seule chose à la fois. Kanban peut contribuer à faciliter cette transition. Au fil du temps, l'utilisation de Kanban pour gérer votre travail vous aidera à maîtriser la pratique de la monotâche - rester concentré sur l'accomplissement d'une seule tâche à la fois. Cela ne vous rendra pas seulement plus productif, mais rendra également votre cerveau plus heureux et plus sain.
Plus d'infos
Pour commencer à utiliser Kanban, téléchargez notre feuille de route Kanban et suivez les exercices qu'elle contient pour créer votre premier tableau Kanban. Vous pouvez en savoir plus sur le Kanban en visitant la catégorie Lean and Agile sur le blog de Planview.
