Toutes les personnes chargées des relations publiques (RP), qu'elles travaillent dans une agence ou au sein d'une entreprise, doivent équilibrer les projets et les attentes internes avec les délais et les demandes externes, ce qu'on appelle la gestion de projet des relations publiques. Et tout le monde sait qu'à l'ère numérique dans laquelle nous vivons, essayer de gérer sa journée de travail à l'aide de l'e-mail est un jeu de dupes.
J'ai souvent qualifié mon travail de responsable des relations publiques de "garde de chat professionnel". Entre le déplacement des échéances et des jalons de lancement et le suivi des contributions de toutes les parties prenantes que je représente, j'ai souvent l'impression d'être un dresseur de félins frustré plutôt qu'un professionnel de la communication.
Mais mes points principaux ne sont pas propres à la profession de RP. Comme de nombreux employés du monde numérique, la nature de mon travail a fait de moi un "chef de projet accidentel". Vous ne le trouverez pas dans mon titre, mais dans une certaine mesure, chaque jour, je gère des projets, des délais et des attentes.
Voyez si cela vous semble familier :
- Vous avez votre liste officielle de projets et de tâches, chacun étant lié à l'un de vos objectifs annuels qui, à leur tour, soutiennent la stratégie globale et les objectifs de votre entreprise.
- Vous les suivez dans des dossiers organisés qui correspondent à une feuille de calcul.
- Vous avez peut-être même été assez ambitieux pour coder en couleur votre courrier électronique et votre calendrier en ligne afin de pouvoir suivre "facilement" le statut et les projets (Oui, je l'ai fait.)
L'e-mail ne suffit pas. Les tableurs peuvent être stupides.
Dans les entreprises précédentes, j'ai souvent compté sur les feuilles de calcul et les e-mails, voire le partage de documents en ligne, pour suivre les projets, mais l'un ou l'autre est souvent obsolète. Ou quelqu'un perd l'accès au dossier. La liste est longue.
Cette feuille de calcul est périmée dès qu'elle est enregistrée. Et avez-vous permis à toutes les bonnes personnes d'y avoir accès ? Ce n'est pas grave ... vous pouvez le partager par e-mail. Mais attendez ... maintenant ce destinataire a fait une mise à jour de votre document. Est-ce qu'il remplacera votre copie ? Et avez-vous copié tout le monde sur la mise à jour ?
Et ce ne sont que vos affectations "officielles". Où rangez-vous toutes les demandes ponctuelles qui arrivent pendant la journée ... ou la nuit ? Comment gardez-vous un œil sur eux ? Cette feuille de calcul ne semble pas être le bon endroit, mais où d'autre pourrez-vous suivre les tâches supplémentaires dans le contexte de vos autres missions ?
Ruh-roh. Ça devient vraiment désordonné, très vite.
Lorsque vous gérez les demandes entrantes des médias ainsi que les nombreuses échéances associées à divers articles, communiqués de presse et autres projets, il est facile de perdre la trace de quelle échéance va avec quel projet et qui a révisé quoi.
Quel est ce ProjectPlace dont vous parlez ?
Lorsque j'ai rejoint Planview en juillet 2016, j'ai eu accès à Projectplace, notre logiciel primé de gestion du travail collaboratif . Honnêtement, je ne savais pas trop à quoi m'attendre. Cela semblait assez simple, mais je n'étais pas convaincu que convertir mes projets en tâches plus petites et les mettre sur des cartes était la solution. Je veux dire qu'un processus n'est aussi bon que les personnes qui l'utilisent.
Mais j'aime les nouvelles technologies brillantes, alors j'ai plongé dans.
- J'ai créé un espace de travail dans Projectplace.
- J'ai créé des activités pour mes campagnes prioritaires.
- J'ai mis des jalons dans le plan pour que je puisse voir les grandes choses à venir.
- J'ai déplacé les tâches, les affectations et les petits projets vers des cartes. Chaque carte s'est vu attribuer une date limite, un propriétaire et une étiquette afin que je puisse facilement différencier les communiqués de presse et les articles, les entrées de prix et les présentations aux médias.
- Soudain, je pouvais "voir" les délais, les goulots d'étranglement, qui travaillait sur quoi. Je pouvais également voir les propriétaires des tâches, les dates d'échéance, les notes et les documents connexes ... le tout en un seul endroit.
- L'ajout d'agences externes à l'espace de travail était aussi simple que d'ajouter leur adresse e-mail au dossier.
Un an plus tard, je gère toutes les tâches liées aux activités de relations publiques par le biais de Projectplace. L'agence de relations publiques externe avec laquelle je travaille peut communiquer des notes sur les tâches et les projets aussi facilement qu'en ajoutant un commentaire à une carte et en ajoutant @Jane à la note. Si j'ai besoin de savoir où en est un projet, il me suffit de consulter la fiche correspondante au lieu de patauger dans une feuille de calcul ou de chercher dans ma boîte aux lettres électronique.
En outre, cette boîte de réception est désormais gérable. Le plus souvent, je peux en fait en voir le fond. L'espièglerie est gérée. Chats gardés. Check, check, checkity check.
Les avantages de ProjectPlace vont au-delà des relations publiques. Pour toute équipe ayant de multiples parties prenantes, un travail structuré et non structuré et des cibles mobiles pour les délais (alerte spoiler : c'est notre cas à tous), ProjectPlace fournit un espace de travail collaboratif pour accomplir le travail. Voici les principaux avantages :
Propriété. ProjectPlace me permet de communiquer directement avec les propriétaires de tâches sur des activités spécifiques. L'ensemble de l'équipe a une vue directe sur la responsabilité des tâches individuelles. L'alignement de ces cartes et tâches sur les activités nous aide à voir l'avancement des tâches pour des campagnes spécifiques.
Visibilité. Le rapport d'étape est facile à consulter, car je peux facilement voir ce qui a été fait et où se trouvent les goulots d'étranglement. Comme les cartes sont visibles par tous, chacun peut voir ce qui a été accompli. Nous pouvons maintenant utiliser le temps des appels de situation hebdomadaires pour discuter de questions stratégiques, car la logistique et les autres détails ont été saisis sur des cartes.
Normalisation des processus. L'une des choses que je préfère dans ProjectPlace est la fonction de liste de contrôle pour les cartes. Il me permet de créer des tâches standardisées pour une tâche sans avoir un nombre écrasant de fiches. Être submergé d'informations est presque aussi mauvais que de ne pas avoir ces informations, c'est pourquoi nous utilisons ProjectPlace en premier lieu.
Vous vous sentez dépassé par les tâches, les échéances, les projets ? Trop de chats à rassembler ? Jetez un coup d'œil à ProjectPlace Media Pitching Template pour voir comment cela se passe dans Projectplace.
Pour apprendre comment ProjectPlace peut bénéficier à chaque département de votre organisation, consultez les blogs de cas d'utilisation suivants : Relations publiques, Ressources humaines,Gestion de blogs, Communication interdépartementale, Marketing de génération de demande, Gestion d'événements, Marketing numérique, Renouvellement de clients, Planification de projets RFP, Collaboration de l'équipe de vente,Expérience client, Solutions marketing, et Gestion de projets de vente.
