Dans notre post précédent sur la hiérarchisation des priorités, nous avons parlé de l'importance de hiérarchiser votre travail. Nous avons également abordé les bases que vous devez connaître avant de mettre en œuvre vos propres méthodologies de priorisation des projets.
Aujourd'hui, nous allons aller un peu plus loin. Si vous êtes novice en matière de hiérarchisation, ce billet vous aidera à apprendre comment identifier et mettre en œuvre un mécanisme compatible avec votre activité. Si vous savez déjà une chose ou deux sur la hiérarchisation des projets, vous apprendrez à améliorer votre approche actuelle ou à découvrir s'il existe une méthode qui conviendrait mieux à votre organisation.
Que vous soyez encore en train d'apprendre à prioriser les projets ou que vous soyez un vétéran chevronné, vous pouvez quitter ce blog en sachant comment devenir un PMO avisé. Voici comment.
Acquérir des connaissances.
Précédemment, nous avons parlé du qui, du quoi, du quand et du comment de la hiérarchisation des projets.
- Qui a son mot à dire dans votre processus de priorisation ?
- Quels sont vos moteurs ?
- Quel est le meilleur moment pour établir des priorités ?
- À quelle fréquence donnez-vous la priorité au travail ?
Maintenant, il est temps de choisir un processus de priorisation qui fonctionne pour obtenir les meilleurs résultats. Il peut être nécessaire d'expérimenter un peu pour trouver la bonne méthode qui correspond aux besoins de votre PMO et de votre organisation. N'hésitez pas à essayer différentes approches de notation et à faire les ajustements nécessaires pour que la méthode de priorisation représente le plus fidèlement possible vos objectifs organisationnels.
N'oubliez pas que vous pouvez prendre quelques mesures au début pour commencer simplement et développer au fil du temps. Commencez par recueillir des commentaires, par exemple, et utilisez ces commentaires pour améliorer la hiérarchisation des priorités. Si vous avez besoin d'aide pour lancer la priorisation de votre projet, utilisez ces trois options pour vous aider à démarrer.
Ordre de classement ou priorisation séquentielle.
La technique du classement hiérarchique hiérarchise le travail en lui attribuant une valeur de 1 à 10, ou en le qualifiant de haute, moyenne ou faible priorité. L'avantage de cette méthode réside dans sa simplicité. Il est facile de catégoriser le travail tout en offrant un accord de haut niveau sur vos priorités.
Bien sûr, la simplicité présente des inconvénients qui lui sont propres. Cette méthode ne comprend pas de lignes directrices pour la hiérarchisation du travail, ce qui peut conduire à une hiérarchisation arbitraire et à un manque de cohérence dans toute l'organisation. Cette approche peut également être difficile à utiliser dans les projets qui impliquent de grandes quantités de travail, car il n'y a pas toujours de directives claires pour commencer les tâches et déterminer les points de coupure. Par exemple, s'il y a 7 tâches hautement prioritaires dans la liste, les équipes peuvent ne pas savoir quelle tâche commencer en premier et quelle tâche terminer lorsqu'elles ne peuvent pas terminer toutes les 7 tâches.
Notation calculée ou pondérée.
Pour cette approche, les projets reçoivent un score numérique dérivé de leurs catégories. Chaque catégorie se voit attribuer un score pondéré en fonction de son importance, et plus le chiffre est élevé, plus la priorité est grande. Si l'organisation estime que la valeur stratégique est plus importante que le risque, la valeur stratégique se voit attribuer une note pondérée plus élevée.
L'utilisation de cette approche présente plusieurs avantages.
- Il est facile à mettre en place et peut fournir une ligne directrice claire pour l'attribution des priorités.
- Vous pouvez facilement hiérarchiser le travail en utilisant le calcul WSJF (Weighted Shortest Job First) sur .
- Les parties prenantes peuvent donner leur avis lors de la notation des catégories pour les projets
- Vous obtenez un score moyen pondéré qui représente les intérêts des parties prenantes et d'autres groupes importants
Une chose à garder à l'esprit lors de l'utilisation de cette approche, cependant, est qu'elle peut ignorer complètement les contraintes de ressources. Les projets les mieux classés peuvent obtenir un bon score parce qu'ils correspondent aux besoins de votre organisation, mais cela ne signifie pas que votre organisation a la capacité d'entreprendre des projets de haut niveau.
Analyse des contraintes.
Cette approche utilise un paramètre d'optimisation, des informations financières et de dates, ainsi que des contraintes de ressources pour hiérarchiser et planifier les travaux. Il s'agit d'une approche populaire et efficace parmi les PMO avisés, car les scores tiennent compte à la fois des efforts humains et des ressources financières. Cela signifie que vous pouvez prendre une décision plus éclairée en tenant compte des deux types de ressources lorsque vous établissez les priorités du travail. Cela dit, ce modèle de notation de la priorisation des projets nécessite des données à jour et une bonne planification des ressources et des capacités pour des résultats optimaux.
Maintenant que nous avons examiné quelques méthodes populaires de priorisation des projets, voyons ce que vous devez faire pour que l'approche que vous avez choisie réussisse.
Soyez persévérant.
Soyez prêt à agir, évaluer, réviser et évoluer en permanence. Le PMO avisé est ancré dans la réalité lorsqu'il crée sa liste de priorités. Essayez de limiter le travail que vous incluez aux priorités qui peuvent réellement être réalisées. Si vous n'utilisez pas la notation par analyse des contraintes, choisissez le travail en fonction de votre calendrier et des ressources dont vous disposez, et n'en faites pas trop. Tenez-vous en aux priorités qui peuvent être livrées de façon réaliste, et si le travail de faible priorité doit attendre, déplacez-le vers le backlog jusqu'à ce que le cycle actuel soit terminé.
Mais vous n'êtes pas n'importe quel PMO ordinaire, vous êtes un PMO avisé donc vous regardez constamment vers l'avant par :
- Suivi des progrès pour vérifier que tout est sur la bonne voie
- Évaluer si le résultat de vos projets reflète votre priorisation. Si ce n'est pas le cas, l'approche avisée consiste à réajuster votre méthode de priorisation et vos critères de classement, puis à réessayer.
- Être adaptable en gardant vos plans de priorisation des projets alignés sur les moteurs de l'entreprise qui changent au fil du temps.
Assurez-vous d'améliorer constamment votre plan de priorisation en tirant des enseignements du travail qui stagne ou qui n'est plus aligné sur la stratégie de votre entreprise (documentez les raisons et soyez attentif lorsque vous établissez des priorités pour l'avenir). À partir de là, vous pouvez créer un plan d'action pour libérer de l'espace pour un travail de plus grande valeur qui rapproche votre entreprise de ses buts et objectifs.
Faites valoir vos arguments.
Le PMO avisé se rend compte du gain que représente la maximisation de la valeur commerciale par la priorisation des projets et continue à noter et à prioriser son travail en conséquence. Mais, quelle valeur ces tactiques apportent-elles, exactement ?
Une hiérarchisation efficace des priorités peut transformer votre entreprise de plusieurs façons différentes, notamment :
- Améliorer la prise de décision grâce à un flux de travail objectif et systématique qui élimine les préjugés et renforce la cohérence.
- Mettre l'accent sur le travail de la plus haute valeur, ce qui vous permet, à vous et à votre organisation, de hiérarchiser et de redéfinir les priorités dès que les initiatives s'écartent des objectifs de l'entreprise.
- Réduire les risques en faisant en sorte que les équipes se concentrent sur le travail qui aide à atteindre les buts et objectifs établis
- Rassembler des équipes qui fournissent un travail de grande valeur et identifier plus efficacement les dépendances.
- Démontrer l'importance de votre PMO en apportant une valeur ajoutée basée sur les résultats stratégiques plutôt que sur les résultats des projets.
Ce n'est pas tout. Une hiérarchisation efficace de augmente les taux de réussite de vos projets et programmes stratégiques tout en aidant la direction à rester alignée sur les objectifs organisationnels. On ne peut pas être plus malin que ça.
En tant que PMO avisé, votre prochaine étape devrait être de mettre en œuvre un processus de priorisation des projets qui fait avancer votre organisation. Vous pouvez en savoir plus sur la priorisation et la façon de l'accomplir en téléchargeant notre eBook, "The Savvy PMO's Guide to Prioritization". Ce guide vous donnera les étapes pragmatiques à suivre pour construire un système de priorisation optimisé qui relie les plans et la livraison aux objectifs de votre organisation et à la culture d'entreprise.
N'oubliez pas de remplir la liste de contrôle de priorisation de Savvy PMO. Cela vous aidera à évaluer votre processus actuel d'établissement des priorités et à examiner plusieurs façons d'améliorer son efficacité.
![L'intérêt de combiner un PPM robuste avec une exécution légère des tâches [Vidéo].](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
