Pour presque toutes les équipes qui s'efforcent de travailler plus intelligemment et d'accroître leur productivité, la technologie fait partie de la solution - et du problème. Des recherches ont montré que les chefs de projet reconnaissent le besoin de nouvelles technologies pour soutenir des méthodes de travail efficaces. Mais en réalité, la moitié seulement a adopté de nouveaux outils pour augmenter la productivité et gagner du temps.
Alors que de plus en plus de personnes commencent à réaliser que les outils traditionnels tels que l'e-mail ou les feuilles de calcul ne sont plus adaptés, la nécessité d'une stratégie d'utilisation de la technologie au sein de l'équipe devient plus évidente. Voici trois tactiques pour faire de la technologie une partie de la solution pour votre équipe :
[Organisation] Créer un bureau virtuel
[Méthodes] Utiliser des outils moins nombreux et plus performants
[Communication] S'éloigner de l'email
Tout comme les membres de votre équipe savent où se trouve votre bureau, avec tous les atouts qui y sont associés, il est aujourd'hui tout aussi important de savoir où trouver votre bureau virtuel. Commencez chaque nouveau projet en définissant une plateforme en ligne partagée. Un hub unique, centralisé et basé sur le cloud pour le travail de votre équipe est aussi crucial que l'accès à un bureau, à des salles de réunion ou à une machine à café. Chaque membre doit pouvoir se connecter, obtenir un aperçu du projet, où qu'il soit. Les informations doivent être facilement accessibles ; mises à jour sur les livrables, les délais et les responsabilités.
The Bring Your Own trend has the potential to both inject productivity in your project, but also create more confusion. Which channels should we use for communication? Where to store all important documents? How do we secure that everyone has access to the latest version of the plan? By using a single piece of software, rather than multiple tools to manage your projects, you don’t risk loosing pace while trying to determine your protocol. Having one or just a few means there’s less for you and your team to manage, which streamlines processes and helps you all get more things done. Also, the most capable platforms are able to integrate with external apps. It enables a high level of flexibility and customization for the individual team members while securing a centralized and efficient approach.
L'e-mail est en train de manger le monde. Moyen de communication depuis les premiers jours des communications d'ordinateur à ordinateur, l'art de l'emailing n'a pas évolué de manière aussi apparente que de nombreux autres aspects à l'ère numérique. Mais alors qu'il n'y a pas si longtemps, les gens pouvaient s'attendre à parcourir facilement leur boîte de réception deux ou trois fois par jour, la gestion des e-mails est devenue un véritable casse-tête. Le courrier électronique est complètement statique, il est facile à ignorer et n'offre pas de transparence. "Répondre à tous" n'est pas synonyme de collaboration, peu de choses sont plus faciles à ignorer que les fils de discussion par e-mail avec plusieurs parties impliquées. Au contraire, en partageant toutes les communications de l'équipe au sein d'un outil de collaboration, la nécessité d'envoyer des courriels inutiles est considérablement réduite. La communication devient transparente, accroît l'implication des membres de l'équipe et stimule l'esprit d'équipe. Il permet également de retrouver plus facilement les discussions précédentes, car elles sont enregistrées dans le bon contexte, et non pas simplement rangées dans la boîte de réception de quelqu'un.
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