Lors de la conférence Agile2015 en août dernier, j'ai entendu un vendeur d'outils faire la démonstration de rapports de métriques à un visiteur intéressé. Voulant en savoir plus, je me suis attardé près du stand. Le visiteur a exprimé son intérêt pour les mesures des délais de livraison et a demandé s'il existait un moyen d'exclure les week-ends des rapports sur les délais de livraison.
Je me suis immiscé (de ma manière la plus polie et la plus respectable) et j'ai demandé : "Vraiment ? Pourquoi voulez-vous exclure les week-ends du temps d'avance ?"
Il a répondu : "Comme mon équipe ne travaille pas pendant le week-end, je ne veux pas que ce temps soit compté contre nous."
"Comment se fait-il que les mesures du temps d'exécution comptent contre vous ?" J'ai demandé.
"Eh bien," dit-il, "notre vice-président nous a dit de réduire notre délai d'exécution. Il figure dans mes objectifs, ce qui a un impact sur mon évaluation. Mon augmentation au mérite est liée à mon examen annuel des performances". Mon expression triste et stupéfaite ne trouvait pas de mots pour l'accompagner. J'ai quitté la cabine et suis passé à autre chose.
Depuis lors, j'ai entendu des histoires similaires. Les personnes qui supplient d'exclure les week-ends des rapports de mesure du temps semblent être un phénomène répandu. Et ça me dérange. J'en ai même parlé sur Twitter récemment.
Les réponses comprenaient "Yessss !!!!, Plz !" et "S'il vous plaît, faites-le !" - donc, voila ! - J'ai développé une conférence pour Lean Kanban Central Europe (#LKCE15) sur le sujet et j'ai également écrit cet article de blog.
Pourquoi tout le temps non travaillé est important
Voici trois raisons pour lesquelles exclure les week-ends (ou d'autres périodes perçues comme non travaillées) des mesures du temps peut vous attirer des ennuis :
- Les mesures de temps sont basées sur des hypothèses.
- Les chiffres seront probablement manipulés.
- Les clients se soucient du temps en termes de durée.
1. Les mesures du temps sont basées sur des hypothèses
Les mesures du temps peuvent être discréditées en remettant en question vos hypothèses. Par exemple : Disons que vous voulez exclure le temps pendant lequel l'équipe ne travaille pas des mesures du délai d'exécution.
Voulez-vous exclure tous les week-ends ? Cela signifie-t-il que aucun un de votre équipe ne travaille jamais le week-end ? Et les vacances ? Travaillez-vous les jours fériés ? Si oui, quelles vacances ? Et les jours fériés ? Vos clients ne font-ils leurs achats que du lundi au vendredi, hors jours fériés ? Qu'en est-il de l'équipe au Royaume-Uni ? Devrions-nous opter pour les vacances américaines ou les vacances britanniques ?
Les gens travaillent-ils pendant les vacances ? Devons-nous exclure des mesures les jours de vacances que les travailleurs prennent réellement, ou tous ceux qui sont offerts ? Qu'en est-il des jours de maladie ? Les gens ne travaillent pas quand ils sont malades. Qu'en est-il des demi-journées ? Les gens peuvent rentrer chez eux plus tôt s'ils ne se sentent pas bien.
De nombreuses personnes ne parviennent pas à travailler beaucoup pendant les réunions. Donc, peut-être que l'exclusion du temps de réunion fournirait une mesure plus précise. Qu'en est-il d'une urgence qui a interrompu le travail de l'équipe pendant deux jours - cela doit-il compter ? Il est certain qu'un problème indépendant de la volonté de l'équipe (comme la réémission d'un certificat SSL par Akamai) ne doit pas compter dans votre délai d'exécution.
Pourquoi ne pas aller jusqu'au bout ? Pourquoi ne pas simplement mesurer les délais en unités d'heures, en excluant tout ce qui se trouve en dehors des heures de travail ? S'agirait-il d'une semaine de travail de 40 heures ? Est-ce que tous les membres de votre équipe travaillent exactement 40 heures par semaine - chaque semaine ?
Ce sont là plusieurs exemples d'hypothèses que vous devrez discuter : Combien de temps êtes-vous prêt à passer à les défendre, et quelle valeur commerciale ce débat va-t-il générer ?
2. Les chiffres seront joués
Au-delà du débat sur les hypothèses, les exclusions de la mesure du temps généreront une culture du travail qui abrite l'inexactitude et la tromperie. J'ai travaillé une fois pour une entreprise de télécommunications qui exigeait que les travailleurs remplissent des feuilles de temps hebdomadaires. Chaque vendredi, j'ai saisi 40 heures par semaine. C'était une condition préalable à la facturation et la façon dont j'étais payé, en tant qu'entrepreneur.
Les employés remplissaient également des feuilles de temps, mais pas à des fins de facturation. Ces feuilles de temps hebdomadaires permettaient de suivre leurs heures de projet. Sur la base des données des feuilles de temps, la direction a pris des décisions concernant l'utilisation des ressources et la planification des capacités.
Certaines personnes ont utilisé une règle empirique de 40/60, où 40% de leur temps était consacré à des événements hors projet tels que des réunions du personnel, des formations et d'autres tâches administratives. D'autres ont attribué toutes les 40 heures au travail de projet, car ils craignaient que cela ne donne une mauvaise image d'eux. Par conséquent, les données des feuilles de temps étaient inexactes et tout le monde le savait. Quoi qu'il en soit, les données ont été utilisées car les processus du bureau de gestion de projet ont régné en maître.
L'adage "Quand une mesure devient un objectif, elle cesse d'être une bonne mesure" est attribué à l'économiste Charles Goodhart. Connue sous le nom de loi de Goodhart, elle a de profondes implications pour les organisations technologiques. De nombreuses mesures sont faciles à collecter dans des systèmes de saisie de données de haute technologie. Lorsqu'ils sont considérés comme crédibles, ils peuvent être faussement réconfortants.
An arm of a financial services organization I worked with ended up mandating a 50 % reduction in lead time. This mandate resulted in people working weekends and holidays to manipulate lead time and velocity metrics. It was a quick, albeit deceptive, approach to meet the target.
Une autre équipe dans un département différent a eu du mal à terminer ses histoires dans leur sprint de deux semaines. Au lieu de dimensionner les histoires de manière adéquate, ils ont cédé à la pression et ont donné une taille gigantesque à leurs histoires. L'équipe a travaillé les week-ends afin de terminer les histoires gonflées. Les mesures de vélocité semblaient bonnes, mais elles ne tenaient pas compte de l'effort du week-end. La direction était ravie de l'amélioration apparente de la vélocité et a demandé à l'équipe de commencer à terminer des histoires plus importantes en moins d'un sprint. En bref : la folie s'est installée.
3. Les clients se soucient de la durée
Si vous êtes mon client commercial et que vous me demandez quand une fonctionnalité sera livrée, et que je vous réponds dans 30 jours, vous vous attendez à ce qu'elle soit livrée dans 30 jours. Vous ne seriez pas heureux si vous découvriez dans 30 jours que la fonctionnalité ne sera pas livrée avant 11 jours, car les week-ends et les jours fériés ne comptent pas.
D'après mon expérience, les clients ne se sont jamais souciés de savoir combien de temps leur demande était restée en développement, en test ou en attente de déploiement. Ils ne se sont jamais souciés du délai technique. Ils se souciaient du délai de mise sur le marché - la durée. Lorsqu'il est bien compris, le délai d'exécution représente la durée d'attente des clients avant qu'ils ne puissent donner leur avis.
du-ra-tion , nom de famille
La période pendant laquelle quelque chose existe, dure ou est en cours.
Par exemple : "L'arrêt de métro sera fermé pendant la durée de la convention."
Synonymes : longueur totale, temps, durée, échelle de temps, période, terme, étendue, plénitude, longueur, étendue, continuation
La durée a une heure de début et une heure de fin. Il ne fait pas de start-stop-start-start-start-stop. Il s'agirait du temps de traitement et du temps d'attente - qui sont des mesures importantes pour étudier et améliorer les temps internes - mais ils ne sont pas importants pour les clients commerciaux. Ce sont les jours séquentiels du calendrier qui comptent.
Utiliser des mesures pour faire honte aux gens encourage le jeu. De même, les mesures axées sur les objectifs qui se concentrent uniquement sur la mesure et non sur le véritable objectif d'amélioration continue peuvent encourager le jeu.
Améliorez les chances d'obtenir de bonnes mesures de temps
Les mesures du délai d'exécution sont un excellent moyen de visualiser les tendances. Le suivi du délai sur une période donnée peut vous aider à évaluer l'efficacité des améliorations ou l'effet néfaste des changements. Connaître le délai d'exécution peut également aider à prévoir les coûts et à fournir des estimations pour les travaux futurs. Vous pouvez démontrer que vos mesures de délais sont crédibles en utilisant des hypothèses claires.
Il y aura toujours une variabilité dans le travail en raison des vacances, des jours de maladie et des événements non planifiés. Reconnaissez à vos dirigeants d'être assez intelligents pour comprendre que les demandes arrivant la veille d'un week-end de trois jours auront un délai plus long. Ils ne seront peut-être pas ravis, mais la direction appréciera probablement la précision accrue de vos mesures, surtout si elles sont utilisées pour les prévisions.
Si vous êtes un manager, évitez de piéger vos travailleurs pour des numéros de jeu. Soyez d'accord avec la vérité. La visibilité de données exactes découle de la transparence. Et n'oubliez pas l'heure de début et de fin du calendrier (alias la durée). Vos clients apprécieront l'amélioration de la prévisibilité des délais de mise sur le marché.
Comprendre les objectifs servis par les mesures - améliorer continuellement les décisions commerciales et conserver des clients satisfaits - peut vous aider à vous concentrer sur le cœur de votre entreprise plutôt que sur des objectifs superficiels. La façon dont vous mesurez les paramètres de temps de votre organisation reflète votre culture et a un impact évident sur la satisfaction professionnelle des employés, alors choisissez soigneusement votre méthode de mesure.
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
