La maintenance du projet - le processus de suivi et d'activation des activités du projet conformément au plan du projet - est un facteur essentiel, mais souvent négligé, de la réussite globale du projet. Après avoir passé tant de temps dans la phase de planification, de nombreux chefs de projet ont tendance à prendre du recul une fois que les autres membres de l'équipe de projet commencent leur travail, mais les chefs de projet expérimentés savent que le suivi du projet est tout aussi important que la planification du projet .
Les projets d'entreprise, en particulier, exigent un engagement constant en matière de maintenance de projet, simplement parce qu'ils ont tendance à avoir des durées beaucoup plus longues que les projets entrepris dans les petites organisations. Plus un projet est long, plus il est probable qu'un petit écart par rapport au plan du projet fasse boule de neige et devienne un problème grave au fur et à mesure que le projet avance. Quelle que soit la taille des projets que vous gérez aujourd'hui, une appréciation de la maintenance des projets ne peut qu'améliorer vos chances de réussite. Les stratégies ci-dessous peuvent vous aider à garder l'œil sur le prix, même pendant les projets les plus longs.
Collaborez avec votre équipe
La plupart des chefs de projet comprennent l'importance de la collaboration entre les membres de l'équipe pendant un projet. Cependant, il est également important que les chefs de projet eux-mêmes collaborent avec l'équipe au cours de chacune des étapes de la gestion du projet. Vous pouvez en fait prendre une longueur d'avance sur la maintenance de votre projet en impliquant l'équipe dans la phase de planification et en utilisant l'approche ascendante pour l'estimation et la programmation des tâches. Cela vous permettra non seulement de développer un plan de projet plus réaliste, mais aussi de donner aux membres de l'équipe un sentiment d'appartenance au projet, et de les rendre plus susceptibles d'identifier et de signaler des problèmes qui auraient pu autrement passer inaperçus.
Une fois que vous entrez dans la phase d'exécution de votre projet, vous pouvez utiliser les outils de collaboration de votre organisation pour maintenir un contact régulier avec votre équipe sans interrompre son travail. Un contrôle rapide par message instantané, par exemple, est beaucoup moins perturbant qu'une réunion programmée ou un chat en face à face. Si votre organisation utilise le puissant logiciel de gestion de projet , vous pouvez accéder aux interactions collaboratives des autres membres de l'équipe et rester informé de l'avancement des tâches même lorsque personne n'est disponible pour se réunir ou chatter.
Soyez aussi flexible que possible
Il est rare, voire impossible, qu'un projet passe de la phase d'initiation à l'achèvement sans au moins quelques changements en cours de route. Si vous vous retrouvez à modifier le calendrier ou à ajouter de nouvelles tâches au plan du projet, cela ne signifie pas que vous avez échoué dans la maintenance du projet. Après tout, la maintenance ne consiste pas seulement à maintenir les activités du projet en conformité avec le plan - il s'agit aussi de trouver des moyens d'ajuster le cap au milieu d'un projet. Lorsque les tâches dépassent leurs dates cibles et que les activités de dépassent leurs allocations budgétaires, ne perdez pas de temps à pointer du doigt. Évaluez l'impact réel sur le projet dans son ensemble, puis travaillez avec votre équipe pour créer un plan révisé qui vous permettra d'atteindre le résultat escompté au final.
