La définition de politiques de processus explicites est la sauce spéciale pour une mise en œuvre réussie de Kanban. Pourtant, à bien des égards, c'est aussi l'étape la moins comprise de la méthode Kanban.
Pour beaucoup de gens, le terme "politiques" évoque des images de manuels d'employés et de guides. Et soyons honnêtes, si ces types de documents organisationnels sont nécessaires, ils ne constituent pas exactement une bible du lieu de travail qui nous aide à accomplir notre travail plus efficacement.
Alors pourquoi les politiques de processus sont-elles si importantes dans Kanban ? En tant que méthodologie de flux continu, Kanban ne prescrit pas ce qui doit être fait aux différentes étapes du processus ; il laisse l'équipe décider de la manière la plus efficace de maintenir le flux de travail. Et nous ne faisons pas seulement référence aux politiques procédurales ici ; nous incluons également la façon dont les gens interagissent avec leur travail et les uns avec les autres.
L'équipe prend ces décisions ensemble et les publie en tant que politiques de processus. Rendre ces politiques explicites permet à chacun de comprendre ce qui est attendu, ce qui réduit la confusion et conduit à une plus grande cohérence des processus. Au fur et à mesure que l'équipe évolue et grandit, les politiques de processus peuvent être révisées et améliorées pour refléter la situation actuelle.
Dans ce billet de blog, nous discuterons des avantages des politiques de processus et pourquoi il est si important de les rendre non seulement explicites, mais aussi visibles.
Pourquoi nous avons besoin de politiques de processus explicites
Les règles de la route
Pour comprendre les avantages de l'établissement de politiques de processus sur le lieu de travail - et pourquoi elles doivent être à la fois explicites et visibles - commençons par un exemple auquel nous pouvons tous nous référer : les systèmes de circulation routière.
Chaque pays définit un ensemble de pratiques et de procédures générales qui s'appliquent à tous les usagers de la route. Ces "règles de la route" décrivent les principes et les manières générales dont se comporte la circulation des véhicules, et régissent les interactions entre les véhicules et avec les piétons. Les exemples incluent les droits des piétons, les limites de vitesse, la priorité ou le droit de passage, les intersections, etc. Ces politiques sont explicitement reprises et décrites dans le code de la route. Chaque conducteur doit passer un test et obtenir un permis pour montrer qu'il connaît et comprend les politiques.
Lorsque tout le monde respecte le code de la route, la circulation est fluide et nous pouvons tous atteindre notre destination sains et saufs.
Considérez maintenant les conséquences de l'absence de politiques de circulation routière - ou même d'un seul automobiliste qui comprend mal, ignore ou ignore délibérément les règles : perturbation, chaos et, trop souvent, blessures.
Dans la fabrication
Appliquons cette analogie au lieu de travail. Les équipes de fabrication s'appuient fortement sur des politiques de processus clairement définies pour un certain nombre de raisons. La sécurité est l'une d'entre elles. Les ateliers ont besoin d'instructions d'utilisation exactes placées à des endroits bien visibles pour s'assurer que les travailleurs ne se blessent pas en utilisant des machines lourdes.
Des instructions détaillées sont essentielles pour garantir que les travailleurs assemblent les produits dans le bon ordre. Dans une usine automobile, par exemple, des politiques explicites ordonnent aux volants d'aller sur les colonnes de direction et aux roues d'aller sur les essieux, sans parler des nombreux processus qui comprennent des pièces et des éléments complexes. Les pièces peuvent retourner à la production pendant que la carrosserie attend. Cela arrête la chaîne, ralentit la productivité et retarde le délai de mise sur le marché, ce qui coûte du temps et des ressources à l'entreprise.
Dans cet exemple, il est facile de voir comment une politique de processus ambiguë - ou une politique de processus définie qui n'est pas visible - pourrait avoir un impact sur l'efficacité globale de l'usine automobile à fournir de la valeur.
Dans le travail de la connaissance
Dans le travail de la connaissance, l'idée de politiques de processus est souvent négligée, car le travail n'est pas aussi tangible que la fabrication et les procédures ne sont généralement pas régies par une force extérieure (comme dans les règles de circulation). Pourtant, des effets similaires peuvent se produire. Une équipe sans politique de processus explicite risque de perdre sa cohésion, son élan et son temps. Le rythme de travail ralentit. Le travail achevé devient un travail à refaire. Et le temps continue de s'écouler tandis que les ressources sont gaspillées.
Considérez cet exemple. L'équipe de développement logiciel de Planview AgilePlace pratique la livraison continue. Auparavant, lorsque les développeurs terminaient leur travail sur une fonctionnalité ou la correction d'un bogue, ils le transmettaient au service d'assurance qualité pour qu'il soit testé, puis commençaient à travailler sur un nouvel élément. Si un problème était détecté lors des tests, l'élément de travail retournait dans la file d'attente de construction pour être résolu. Parfois, le travail passait et repassait un certain nombre de fois avant d'être finalement prêt pour la production.
Après avoir examiné les mesures, l'équipe a réalisé que ce va-et-vient entre le développement et l'assurance qualité ralentissait le processus. L'équipe a décidé qu'une politique était nécessaire pour améliorer l'efficacité globale. Une politique a été établie selon laquelle le directeur de l'AQ est désormais tenu de "libérer" un développeur de son projet en cours avant de pouvoir lui confier de nouveaux travaux. Le résultat est une résolution beaucoup plus rapide des problèmes. Il n'y a pas de temps d'attente, donc le travail est livré plus rapidement - même si cela introduit un peu de temps libre pour les développeurs.
L'importance de rendre les politiques de processus explicites et visibles
Bien que les politiques de processus ne puissent pas contrôler le comportement humain, elles peuvent aider à guider nos choix et nos actions. Rendre les "règles de la route" visibles permet de rappeler constamment ces décisions et ces attentes.
Les politiques de processus sur le lieu de travail ont un objectif similaire à celui des panneaux de signalisation qui contrôlent nos systèmes de circulation : Si une limite de vitesse est censée être respectée - mais qu'il n'y a pas de panneau pour nous le rappeler - la probabilité de violer la politique augmente considérablement.
De même, si vous n'êtes pas censé commencer un nouveau travail avant d'avoir terminé votre tâche actuelle - mais qu'il n'y a pas de rappel visuel de cette politique - il est trop facile de succomber à la tentation d'avoir trop de travail en cours.
Dans Kanban, les politiques de processus ne sont pas censées être des documents statiques et dénués de sens qui prennent la poussière quelque part et n'ont aucun impact sur la façon dont les gens travaillent réellement. Ils sont une représentation vivante des décisions de l'équipe sur la façon de travailler ensemble plus efficacement.
En bref, définir vos politiques de processus et les rendre visibles sont des composantes symbiotiques d'équipes efficaces. Cette double approche peut permettre à votre équipe de rester sur la bonne voie lorsque des questions se posent.
Scénarios pour les politiques de processus
Pour vous aider à déterminer où les politiques de processus peuvent être bénéfiques pour votre équipe, considérez ces scénarios d'une équipe de développement de logiciels :
- Vous avez fini de coder une nouvelle fonctionnalité. Que devez-vous faire pour qu'il soit prêt pour l'AQ et minimiser la possibilité de retravailler ?
- Vous vous heurtez à un obstacle. Qui doit savoir ? Comment allez-vous chercher une résolution ? Pendant que vous attendez, commencez-vous un nouveau travail ou non ?
- Quelqu'un du service des ventes arrive en courant avec une demande de nouvelle fonctionnalité "critique" de la part d'un client. Quelle est votre politique pour prioriser les nouveaux travaux ?
- Le travail non planifié remplit votre arriéré. Qui a le droit d'ajouter de nouvelles œuvres à votre tableau ? Comment protégez-vous le processus de votre équipe des intervenants extérieurs ? Comment vous assurez-vous que les corrections de bogues, etc., sont classées par ordre de priorité dans le cadre de leurs exigences en matière de SLA ?
- Vous travaillez sur une fonctionnalité et vous avez une idée géniale pour la rendre encore meilleure. Comment éviter les dérapages et respecter la définition de ce qui est fait ?
L'élaboration de politiques de processus à partir des réponses à ces questions et à d'autres nécessite un effort commun de toute l'équipe. Une seule personne ne peut pas tout savoir sur le fonctionnement de chacun, et si vous voulez que l'ensemble de l'équipe adhère à la politique, elle doit être approuvée au cours d'une discussion ouverte. Il aide également une équipe à être plus autogérée, en minimisant le besoin de vérifier continuellement avec la direction ce qu'il faut faire ensuite ou comment gérer une situation.
Avec des politiques de processus explicites et visibles, les personnes qui sont nouvelles dans l'équipe ou qui n'en font pas partie peuvent rapidement se familiariser avec vos processus. Vos parties prenantes peuvent facilement discerner non seulement les objectifs, mais aussi la manière d'atteindre ces objectifs. Pour la direction, des politiques de processus explicites et visibles offrent la transparence et une couche supplémentaire de communication.
Comment rendre vos politiques de processus visibles
Lorsque l'équipe définit de nouvelles politiques de processus, il est extrêmement important de trouver un moyen de les capturer, de les partager et de les préserver. Ils doivent devenir une partie inhérente de la façon dont le travail est visualisé et géré. C'est là qu'intervient Planview AgilePlace, qui vous permet de communiquer vos décisions stratégiques directement dans votre tableau Kanban. Voici huit techniques pour rendre vos politiques de processus visibles dans Planview AgilePlace.
Les politiques de processus permettent à votre équipe de connaître les règles du jeu et d'améliorer son efficacité. Et n'oubliez pas - ces décisions ne sont pas un effort ponctuel. Ils doivent être constamment révisés et évoluent au fur et à mesure que la situation de l'équipe change.
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
