Pour de nombreuses organisations, la planification du portefeuille a lieu une fois par an ou par trimestre et consiste en des heures de préparation, d'évaluation [lire : d'argumentation] et de justification des investissements dans les projets. Au bout du compte, le plan est bien pensé, extrêmement complet et conforme aux objectifs de l'entreprise. Le succès.
Ou est-ce le cas ? Dès que le plan entre en action et que les projets démarrent, vous commencez à recevoir des demandes pour des éléments qui ne figurent pas sur la liste. Alors que vous persévérez, déterminé à respecter le plan, vous commencez à réaliser que certaines de ces demandes sont valables et auraient dû être incluses dans le plan. Vous glissez donc quelques projets supplémentaires, et avant que vous ne vous en rendiez compte, toute l'équipe est détournée - les projets prennent plus de temps et les ressources sont mises à rude épreuve. Maintenant, vous ne pouvez plus justifier de dire "non" aux autres projets qui se présentent, car ils sont tous aussi importants.
Considérons un autre scénario, où des ressources sont prévues pour chacun des projets priorisés et approuvés. C'est magnifique. Toutes vos ressources sont inventoriées et allouées à un taux d'utilisation parfait de 80% et les projets sont dotés en temps voulu des compétences nécessaires pour être livrés à temps. Ce n'était pas une mince affaire, mais avec une planification minutieuse, vous avez réussi et vous vous sentez plutôt bien. Soudain, une ressource s'arrête. Une autre personne est affectée au projet sur lequel elle travaillait pour combler le vide et une autre ressource est affectée à ce créneau, et ainsi de suite. Bien que vous ayez pu tenir compte de certains de ces éléments, il y aura toujours des circonstances qui n'étaient pas prévues dans le plan et qui feront dérailler les projets.
For these reasons and many others, resource management is today’s biggest challenge; not just for IT, but for most any organization. Finding the right people with the right skills to get the job done, maintaining those resources, and keeping them engaged to deliver mission-critical projects is a core challenge for every business in today’s competitive market. According to Forrester Research, on a scale of 1-5 (5 being “well defined”), only 32% of PMOs rank above a level 3 noting “inconsistent use, some definition” for forecasting resource capacity in the PMO. Only half of those PMOs are able to monitor performance above that level 3. If less one-third of organizations are able to forecast resource capacity, what actions can be taken when red flags are identified? This indicates the shortcomings of traditional resource planning approaches and quite simply they just don’t work anymore. Too many changes take place by the time a well thought out plan goes into action, at least some level of agility needs to be worked into the plan. Over 50 % of organizations are actively adopting agile project management to support agility in the development process, it is also time to introduce agility into the planning process. Without agility, resource forecasting is done in a silo and will not be effective.
Une façon de surmonter le défi de la planification des ressources consiste à mesurer les résultats, et non les activités. Lorsqu'on cherche à satisfaire le client, ce qui compte, c'est le résultat final, et les activités ne sont que les moyens d'atteindre les résultats souhaités. Pour assurer le succès du portefeuille, la planification doit se concentrer sur les ressources au niveau du portefeuille. Cela nécessite beaucoup de planification et de réajustement itératifs pour s'assurer que les ressources sont toujours alignées sur les objectifs de l'organisation.
Voici cinq façons d'améliorer votre planification des ressources :
- Planifier les résultats et non les activités. En gardant l'objectif final en tête, vous ne perdrez pas de temps et d'efforts à vous concentrer sur des activités qui n'ont pas d'impact. Cela peut prendre plusieurs itérations, mais se concentrer sur le résultat augmente vos chances d'y arriver.
- Livraison par lots pour une amélioration continue. Le cœur de la méthodologie de développement agile peut être appliqué ailleurs. Continuez à livrer et à vous améliorer jusqu'à ce que vous obteniez les meilleurs résultats. Si cela permet de réduire les cycles de livraison afin d'obtenir l'adhésion en cours de route, alors faites-le. Mais continuez à progresser, et sachez que vous n'êtes pas obligé de livrer le produit final du premier coup.
- Minimiser les transferts au sein des cycles de projet. La plupart des accidents se produisent aux intersections, et si vous pouvez combler les écarts entre les transferts, vous pouvez faire avancer le projet. Cela réduit également la redondance du temps de rampe au moment du transfert et permet aux individus de rester investis dans le projet pour en voir le résultat. Ce n'est pas toujours possible, mais chaque fois que vous pouvez rationaliser le flux des projets grâce à un ressourcement cohérent, le résultat en sera meilleur.
- Gérez les ressources au niveau du portefeuille pour faire évoluer votre équipe. Concentrez-vous sur la qualité des livrables plutôt que sur la quantité d'initiatives et planifiez vos ressources pour assurer le succès du portefeuille.
- Reforecast et replanification du portefeuille pour maintenir les projets prioritaires en haut de la liste. La planification des ressources est beaucoup plus facile une fois que vous avez établi la priorité de vos projets. En replanifiant au fur et à mesure des changements, vous pouvez vous assurer que vos ressources sont allouées aux bons projets pour soutenir l'entreprise, à tout moment. N'attendez pas le prochain cycle de planification pour réévaluer vos projets. Gardez votre portefeuille propre, concentré et sur la bonne voie.
Une planification efficace des ressources exige une approche différente. N'ayez pas peur d'intégrer les principes agiles dans votre stratégie de planification et restez concentré sur les résultats du projet. La planification des ressources du projet est difficile ; mais elle ne va pas disparaître. Les projets devront toujours être dotés en personnel, et les meilleurs managers trouveront un moyen meilleur et plus efficace de doter leurs projets en personnel et d'obtenir des résultats.
Pour un examen plus approfondi de la planification des ressources, jetez un coup d'œil à notre webinaire à la demande avec Margo Visitacion, analyste principal chez Forrester Research.
