Chaque projet a des parties prenantes et l'identification de leur rôle et de leur importance pour votre projet peut être essentielle pour garantir une prise de décision rapide et la capacité de reconnaître quels besoins sont prioritaires par rapport aux autres. Si vous vous demandez comment identifier les parties prenantes d'un projet, elles peuvent sont généralement définis comme:
Une partie prenante est tout individu, groupe ou organisation affecté par le résultat d'un projet. Ils peuvent être au sein ou en dehors de l'organisme qui parraine le projet. Et ils peuvent avoir une influence positive ou négative sur le projet.
En utilisant cette définition comme base, les différentes catégories de parties prenantes du projet peut être établi :
- Parties prenantes internes: chef de projet, équipe de projet, l'organisation elle-même, et les sponsors du projet.
- Parties prenantes externes: Les clients, les fournisseurs, les entrepreneurs, les agences gouvernementales et la communauté locale.
Ainsi, en identifiant les parties prenantes qui sont directement et indirectement concernées par les décisions que vous prenez, votre capacité à prendre en compte leurs besoins dans l'équation et dans le déroulement de votre projet devient plus facile.
Création d'un registre des parties prenantes
Au début d'un projet, il est utile de établir un registre des parties prenantes qui énumère chaque partie prenante et les informations sur leur relation avec le projet, telles que
- Name
- Désignation
- Rôle dans le projet
- Besoins en communication
- Intérêt du projet
- Impact sur le projet
- Classification
Vous disposerez ainsi d'un document facile à comprendre, à consulter chaque fois que vous n'êtes pas sûr du rôle d'une partie prenante ou de la personne à prendre en considération pour une décision particulière.
Comment identifier les parties prenantes du projet par niveau d'importance
Cette définition peut toutefois être très large et signifier que votre liste de parties prenantes au projet peut être très longue et pas nécessairement efficace lorsqu'elle est prise en compte dans le processus décisionnel. Par conséquent, il est nécessaire, non seulement de savoir qui ils sont, mais aussi de comprendre comment identifier les parties prenantes du projet qui sont les plus importants pour la réussite de votre projet.
Graham Kenny, MD de Strategic Factors, une agence de planification stratégique, a écrit dans la Harvard Business Review que Il existe cinq questions que vous pouvez poser pour vous aider à déterminer qui sont vos principales parties prenantes..
Ce sont :
- Ont-ils un impact fondamental sur les performances de votre projet ?
Cela relève du fait que les parties prenantes du projet sont directes ou indirectes. Par exemple, si votre projet consiste à améliorer votre réseau de communication interne, vos clients ne sont pas directement concernés car, dans ce cas, ils ne s'intéressent qu'au produit final qui est réalisé à la fin de votre processus de production, et non à la manière dont il est réalisé.
- Pouvez-vous identifier clairement ce que vous attendez d'eux ?
Certaines parties prenantes peuvent avoir un impact très abstrait sur votre projet. Un exemple serait votre communauté locale, que vous pouvez toucher avec votre projet mais qui, bien souvent, n'a que très peu d'influence sur sa planification ou son exécution.
- S'agit-il d'une relation que vous souhaitez faire évoluer ou qui reste statique ?
Si vous cherchez à accroître la force d'une relation à travers un projet, par exemple avec des clients ou d'autres départements de l'organisation, il faut en tenir compte. D'autres relations, telles que celles avec les hébergeurs de données à tarif fixe ou les services de collecte des impôts, ne sont pas susceptibles de changer autrement que par le biais d'un changement d'échelle. Elles peuvent donc être écartées en tant que parties prenantes clés du projet, même si elles ont un impact sur celui-ci.
- Pouvez-vous les remplacer facilement ?
Cela ne signifie pas que leurs intérêts ne doivent pas être pris en compte, mais les parties prenantes qui peuvent être relativement facilement remplacées, comme les fournisseurs ou les bailleurs de fonds, peuvent être exclues de la liste des parties prenantes clés car elles ne sont pas fondamentales pour la poursuite du projet.
- Les avez-vous déjà comptabilisés sous un autre terme ?
Tout en restant des acteurs clés, il est possible que certains groupes aient déjà été pris en compte. Les entrepreneurs qui ont été détachés pour aider à la mise en œuvre de certains équipements ou systèmes, par exemple, feraient double emploi avec le fournisseur qui les emploie et qui peut déjà avoir été compté.
Maintenant que vous savez comment identifier les parties prenantes, il est important que vous sachiez comment les impliquer davantage dans la réussite de votre projet. Voici quelques-uns de nos meilleurs conseils.
