Pour le chef de projet d'entreprise d'aujourd'hui, les données sont tout. Les membres de l'équipe ont besoin d'informations détaillées sur les tâches qui leur sont assignées et les ressources disponibles afin d'effectuer leur travail, et les dirigeants ont besoin de rapports précis afin de déterminer si un projet est sur la bonne voie pour atteindre son objectif. Les chefs de projet eux-mêmes doivent recueillir et traiter un large éventail de données au quotidien, alors qu'ils s'efforcent de guider et de soutenir leurs équipes.
Le suivi du temps en entreprise est peut-être la forme de données la plus importante à utiliser pour tout gestionnaire de projet. Un rapport détaillé sur le temps est le meilleur moyen de comprendre sur quoi les membres de l'équipe travaillent, et si leurs efforts sont alignés sur le plan du projet. Alors que les membres de votre équipe peuvent considérer les rapports de temps et de dépenses comme une corvée peu gratifiante, vous pouvez utiliser les données qu'ils génèrent pour soutenir leurs efforts et votre propre carrière. Voici comment.
Identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne perturbent votre projet
Du point de vue de votre organisation, le principal intérêt d'utiliser un logiciel de suivi du temps est d'évaluer l'affectation des ressources et les performances des employés dans l'ensemble de l'entreprise. En tant que chef de projet, vous pouvez utiliser votre suivi du temps à des fins plus à court terme, comme le suivi et la gérer les risques du projet. Si vous demandez aux membres de votre équipe d'utiliser des rapports de temps détaillés - c'est-à-dire qu'ils lient leur temps à des tâches ou sous-tâches spécifiques du projet, plutôt que de simplement rapporter leur temps par rapport à l'ensemble du projet - vous serez en mesure de repérer les risques potentiels pour le calendrier ou le budget du projet le plus tôt possible.
Soutenir vos demandes de ressources supplémentaires
Une fois que votre équipe de projet commence à travailler sur ses tâches, vous pouvez découvrir que vous n'avez pas assez de personnes pour accomplir le travail requis dans les délais. Dans de nombreuses organisations, les chefs de projet ont du mal à obtenir que des employés supplémentaires soient affectés à leurs projets, ou à obtenir une plus grande part de temps de la part des employés qui sont déjà affectés. Si les membres actuels de votre équipe tiennent un registre précis du temps qu'ils passent, vous devriez pouvoir utiliser le rapport d'utilisation de votre équipe, ainsi que vos rapports d'avancement des tâches, pour convaincre votre équipe de direction que votre demande d'aide supplémentaire est justifiée.
Démontrez votre propre valeur et efficacité
Même si vous vous concentrez principalement sur la saisie des temps des membres de votre équipe, vous pouvez utiliser vos propres enregistrements de suivi du temps pour rehausser votre profil dans l'organisation. L'astuce ici est d'être aussi détaillé et précis que possible dans l'enregistrement du temps que vous consacrez à chaque aspect de chaque projet. Quand il est temps pour vous de demander une augmentationSi vous avez besoin d'une promotion ou d'un accès à un projet très convoité, vous pouvez utiliser les détails de votre suivi du temps pour démontrer combien de compétences différentes vous avez maîtrisées et combien vous avez été efficace dans la gestion de vos projets précédents.
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