Les feuilles de calcul peuvent être très bien dans le bon contexte, mais trop souvent, elles sont utilisées pour tout autre chose que ce à quoi elles étaient destinées. Les fichiers Excel sont également l'une des pires façons d'essayer de coordonner les projets et les flux de tâches, ce qui entraîne des itérations sans fin pour ajuster les mises à jour des projets, sans que personne ne soit jamais vraiment sûr de disposer d'informations à jour sur quoi que ce soit.
Non seulement ils sont surutilisés et répandent l'inefficacité, mais ils sont également réputés pour être truffés d'erreurs. Des recherches ont montré que près de 90% des feuilles de calcul comportent des erreursLeur prolifération au sein d'une organisation conduit à l'aggravation de ces erreurs, ce qui peut entraîner des problèmes majeurs à long terme. Les enquêtes menées sur le fournisseur d'énergie disgracieux Enron, par exemple, ont permis de découvrir une feuille de calcul contenant un nombre impressionnant de 83,000 erreurs.
Nous savons tous pourquoi nous devons abandonner les feuilles de calcul, mais le problème suivant consiste à sevrer votre équipe de leur utilisation omniprésente et à migrer les processus des feuilles de calcul. au logiciel de gestion de projet qui a en fait été construit spécialement pour cette raison.
En tant que chef de projet, l'une de vos principales responsabilités est d'assurer l'intégration complète de processus plus efficaces qui conduiront à une plus grande productivité. Alors, quelles sont les meilleures façons d'empêcher votre équipe de retomber dans ses vieilles habitudes en ce qui concerne l'utilisation des feuilles de calcul ?
Donnez l'exemple
Bien sûr, vous ne pouvez pas attendre de vos subordonnés qu'ils commencent à adopter des pratiques de travail différentes si vous ne le faites pas vous-même. En tant que chef de projet, l'équipe compte sur vous pour fixer la norme. Aussi, aussi difficile que cela puisse être pour vous de vous éloigner également d'Excel, il est important de vous engager complètement dans de nouveaux processus.
Organiser des réunions d'intégration et d'information
Il serait tout à fait injuste d'envoyer à votre équipe une directive ou un mémo, lui demandant de changer les habitudes de toute une vie sans lui fournir également des informations et une éducation sur la manière dont elle peut réussir ces changements.
Organisez des réunions d'intégration et d'information complètes pour aider votre équipe à se familiariser avec l'utilisation et les fonctionnalités de votre nouveau logiciel. Si certains membres rencontrent encore des difficultés, faites-leur savoir que vous êtes disponible pour répondre à leurs questions.
Définir ce qui constitue une utilisation acceptable et inacceptable
Bien que l'utilisation de la feuille de calcul dépasse aujourd'hui largement ses attributionsMais il a toujours une fonction dans un environnement de bureau, notamment en ce qui concerne la comptabilité et le suivi des données numériques. Une interdiction générale de l'utilisation d'Excel peut constituer un choc trop important pour une équipe. Indiquez clairement les utilisations autorisées et celles qui ne le sont pas. Essayez de répartir ces différentes utilisations et de les classer dans des catégories faciles à comprendre, comme par exemple :
- C'est à cela que sert Excel
- Celles-ci sont correctes, pour l'instant
- Ceux-ci ne sont pas autorisés, jamais
Fixez des objectifs d'équipe amusants
L'une des meilleures façons de changer les habitudes est d'utiliser des récompenses. Il peut s'agir de pizzas pour le déjeuner, de cocktails du vendredi au bureau ou d'argent donné à une organisation caritative choisie. Vous pouvez baser la qualification pour ces récompenses sur un objectif absolu à atteindre, c'est-à-dire le nombre de nouvelles feuilles de calcul créées par l'équipe au cours d'une semaine ou d'un mois, ou sur une échelle mobile, à savoir que moins ils utilisent de feuilles de calcul, plus l'équipe sera avantagée.
