Même si nous devrions en avoir le contrôle total, la productivité personnelle peut être l'un des défis professionnels les plus difficiles à relever pour de nombreuses personnes. Qu'il s'agisse de faire le travail comme vous le souhaitez dans le temps imparti ou d'atteindre des objectifs personnels qui vont au-delà de la simple prise de poste, votre productivité personnelle affecte l'image que vous avez de vous-même et la façon dont les autres parties prenantes (c'est-à-dire votre patron, vos clients, vos collègues) perçoivent votre progression professionnelle.
De plus, le fait de se pousser trop fort dans certaines directions peut également conduire à l'épuisement, une concentration incessante sur les mêmes facteurs créant une boucle difficile à éviter de devenir stressé parce que les choses ne sont pas faites comme vous le souhaitez à cause du stress.
Kanban personnel : Une solution de productivité personnelle
Il existe différentes méthodes que les gens utilisent pour gérer, mesurer et améliorer leur productivité, mais l'une des plus populaires est l'utilisation d'un tableau Kanban personnel pour planifier et suivre son travail.
Kanban a été développé à l'origine comme méthodologie d'approvisionnement et de production pour le géant de l'automobile Toyota au Japon, mais aujourd'hui, il peut être défini par ses caractéristiques les plus notables, l'utilisation de simples cartes et colonnes pour visualiser le travail.
Les auteurs du livre, Personal Kanban, Jim Benson et Tonianne Barry, suggèrent qu'il n'y a que deux règles avec Personal Kanban :
- Visualisez votre travail
- Limitez vos travaux en cours
Cependant, ce que cela signifie en pratique nécessite encore un peu d'itération pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous. Pour donner un exemple, nous allons voir à quoi ressemble un tableau Kanban courant. Il devrait y avoir au moins trois colonnes (bien que tout jusqu'à six puisse fonctionner sans devenir trop compliqué), qui peuvent être dessinées sur un tableau blanc ou un organigramme. Ceux-ci pourraient être :
À faire À faire À faire
Les titres doivent toujours être simples et explicites ; l'objectif est de ne pas passer autant de temps à définir les étiquettes qu'à effectuer les tâches réelles. L'étape suivante consiste à créer des cartes, qui donnent une expression simple d'une tâche (il peut s'agir de simples post-it). Les cartes doivent s'en tenir à un langage uniforme et simple, par exemple, en utilisant un verbe d'action et un nom, par exemple. Rédiger un nouveau blog ou résumer les notes d'un entretien.
Les cartes sont placées sur le tableau dans la colonne correspondante, ce qui vous permet de visualiser ce sur quoi il faut se concentrer en ce moment, ce qui est à venir dans le pipeline et ce qui a été réalisé. L'un des concepts fondamentaux de Personal Kanban est de "limiter les travaux en cours", ce qui signifie qu'il faut garder le moins de cartes possible dans la colonne "En cours". Bien que certains puissent dire que c'est impossible, car ils ont tellement de choses à faire, Benson et Barry disent que c'est le but, que la priorisation est plus efficace lorsqu'elle se limite à une ou deux tâches et que tout le reste est une distraction.
Reconnaître le travail terminé avec Kanban
Au fur et à mesure que vous maîtrisez le fonctionnement du système, vous pouvez adapter le tableau Kanban aux détails spécifiques de votre travail. Kanban offre également la gratification de la reconnaissance au moment où vous faites passer une carte de "En cours" à "Terminé", ce qui peut ne pas sembler être un événement majeur, mais il est important de reconnaître le travail que nous avons accompli, même si c'est de notre part et juste pour quelques secondes.
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