Un PMO de soins de santé doit aujourd'hui avoir une constitution solide. Non seulement ils sont confrontés à des défis propres aux soins de santé, mais les BGP traversent également les tendances mentionnées dans notre récent billet, "Conquérir votre transformation d'entreprise." Il s'agit notamment de réaliser l'Agile-at-scale, d'embrasser le monde changeant du travail et de créer une culture de l'innovation.
Lors de la récente conférence clients Planview Horizons à Austin, TX, 25 de nos clients Blue Cross Blue Shield (BCBS) de six affiliés différents se sont réunis pour discuter de la manière dont ils gèrent ces défis et opportunités. Le groupe comprenait des clients de BCBS qui ont pris la parole à Horizons, représentant Blue Cross and Blue Shield North Carolina, Cambia Health Solutions et Excellus BlueCross BlueShield, ainsi que d'autres personnes venant de tous les États-Unis.
Voici cinq points forts de la discussion :
1. Les défis qui relient la stratégie et la réalisation : "Comment nous assurer que nous investissons dans les bonnes choses ?"
L'un des défis abordés a été la manière dont la dynamique en constante évolution du secteur des soins de santé rend toujours plus complexe le lien entre la stratégie et la prestation. Les PMO du secteur des soins de santé doivent fréquemment intégrer les changements réglementaires dans le portefeuille, par exemple. Ensuite, il y a la pression pour innover et fournir rapidement les bons produits et services aux membres de BCBS. Les PMO du secteur de la santé doivent s'assurer que l'organisation dispose de la bonne combinaison de portefeuilles pour atteindre ses objectifs et être en mesure de pivoter et de redéfinir les priorités si nécessaire.
Un représentant de Blue Cross and Blue Shield North Carolina (BCBS NC), le plus grand assureur de l'État, a mis ces défis en perspective : "Il faut être innovant pour contribuer au changement dans les soins de santé. Nous voulons être l'un de ces leaders." Il a déclaré qu'ils se concentrent sur plusieurs questions clés :
- "Comment nous assurer que nous restons à jour et que nous sommes à l'avant-garde ?"
- "Comment finançons-nous et créons-nous des moyens nouveaux, meilleurs et améliorés de fournir des produits et services de soins de santé ?"
- "Comment nous assurons-nous que nous investissons dans les bonnes choses ?"
- "Comment vous aligner sur les différents types de travail requis ?"
- "Comment donner un aperçu du travail à l'organisation ?"
Grâce aux solutions Planview, le PMO de BCBS NC est passé d'une gestion de base des ressources à une gestion stratégique de portefeuille d'entreprise. Aujourd'hui, l'organisation est passée de projets réalisés dans le respect des délais et du budget à l'optimisation d'un portefeuille de projets valant des centaines de millions de dollars et axé sur l'obtention de résultats stratégiques.
Investir dans le bon travail et en faire une priorité ont également été des sujets brûlants pour le reste du groupe.
Un client de BCBS a mentionné à quel point ses intervenants étaient heureux de réaliser que les données existent déjà dans Planview PortfoliosTM pour l'établissement des priorités : "La formule de notation fixe la priorité. Nous nous disputons moins et passons plus de temps à discuter de ce sur quoi nous avons l'intention de travailler."
Dans cette organisation, le PMO utilise sa solution Planview lors des réunions stratégiques de la direction : "Cela a permis de réaliser qu'il y a des lacunes à combler et que, dans certains cas, nous travaillons sur des choses qui sont moins prioritaires. C'est une période passionnante alors que nous passons par le processus du portefeuille. Les cadres nous demandent des informations pour alimenter les discussions financières."
Un autre participant se concentre également sur l'utilisation des données déjà présentes dans Planview pour mieux aligner la stratégie et l'exécution. "Cette année a été très transformatrice pour nous en tant qu'organisation pour commencer à utiliser les Portefeuilles Planview de manière plus holistique. Nous intégrons le processus de stratégie à notre processus de portefeuille et utilisons la planification des investissements et des capacités de Planview avec le portefeuille." Le PMO travaille maintenant avec les dirigeants pour relier plus étroitement la livraison à la planification stratégique et fournir aux gens les bonnes données au bon moment pour l'exécution.
2. Rationalisation de la technologie : "Notre équipe d'architecture d'entreprise est absolument engagée".
Les organisations BCBS savent que la réalisation de résultats stratégiques est de plus en plus liée à la technologie. Les nouveaux produits et services sont souvent basés sur le numérique. Lier la technologie au contexte commercial peut stimuler les revenus et la croissance, mais seulement si les responsables informatiques - et plus particulièrement les architectes d'entreprise - sont capables d'optimiser leurs portefeuilles d'applications et de technologies.
C'est là que le PMO des soins de santé entre en jeu, mais le groupe a convenu que cela présente des défis. Un participant a offert : "À maintes reprises, quelqu'un apporte une amélioration à un système et cela casse quelque chose que nous venions juste de déployer, parce qu'il n'y avait pas cette image complète."
Un autre participant de la BCBS a déclaré : "Nous avons un plan d'action qui informe les feuilles de route stratégiques pour chaque secteur d'activité. Aujourd'hui, nous n'investissons que si cela correspond à ces feuilles de route stratégiques. Cela nous a permis d'avoir plus de discipline qu'il y a quelques années. Notre équipe d'architecture d'entreprise est absolument engagée avant de planifier à ce niveau stratégique."
Un client de BCBS a fait passer les applications de son entreprise de 1,352 à 591 en utilisant l'application de gestion des capacités et des technologies de Planview . Elle a déclaré que leurs cadres ont demandé à voir plus de données. "C'est une grande révélation lorsque nous avons commencé à examiner les données. La façon dont tout cela fonctionne ensemble est incroyable."
Leur équipe d'architecture d'entreprise est également plus engagée et impliquée : "Notre espoir est de commencer à piloter la stratégie en fonction des besoins de l'entreprise plutôt que de voir les équipes commerciales décider qu'elles veulent un outil et l'apporter."
3. Créer une culture de l'innovation : "Le crowdsourcing est puissant".
L'innovation peut donner un avantage aux entreprises, qu'il s'agisse d'améliorer les processus internes, de résoudre des problèmes ou de proposer des idées de produits qui changent la donne. À cette fin, de nombreuses organisations BCBS institutionnalisent le processus d'innovation, en créant des départements qui lui sont dédiés. Ils utilisent également des outils spécialement conçus pour exploiter la sagesse et la créativité collectives de leurs employés, partenaires et autres.
Cambia Health Solutions a mentionné qu'ils ont obtenu des résultats significatifs en utilisant la solution de gestion de l'innovation Planview IdeaPlaceTM : "Nous avons la chance de travailler avec Planview IdeaPlace depuis environ sept ans maintenant. Notre équipe d'innovation est debout depuis huit ans. Nous avons fait un cycle complet pour introduire des produits sur le marché et lancer de nouvelles entreprises. C'est un outil formidable et nous en sommes reconnaissants. Cette philosophie du crowdsourcing est puissante."
Par exemple, Cambia a lancé un récent défi qui a permis de réaliser des économies de 4 million de dollars associées à des changements de processus. Une autre idée est devenue un nouvel outil d'engagement des ventes qui a soutenu plus de $60 millions de ventes et de renouvellements. Voir la présentation de Cambia à la conférence Ignite 2019 ici.
4. Le monde du travail en mutation : "Comment aligner les différents types de travail ?"
L'accent mis sur la finalité - fournir une valeur rapide et mesurable à l'entreprise - signifie que les PMO des soins de santé soutiennent de plus en plus les différentes façons de travailler des employés. Cela inclut divers types de méthodologies de travail, comme la livraison en cascade, collaborative, itérative, Lean-Agile ou une combinaison de ces méthodologies. Les PMO des soins de santé d'aujourd'hui doivent rechercher le bon équilibre entre ces approches de livraison pour créer des produits, des services et des expériences de membre à la pointe du marché.
La planification continue aide les PMO du secteur de la santé à s'assurer que le travail apporte constamment de la valeur à l'entreprise - en reliant la stratégie, la planification et la livraison pour tous les membres de l'organisation et en les aidant à s'adapter à l'évolution des priorités, des réglementations et des marchés.
En conséquence, BCBS NC est passé à une livraison multi-méthodologie : "Nous sommes passés de l'utilisation d'une méthode à un modèle hybride, puis à plusieurs méthodologies pour trouver celle qui convient au travail. Nous ne l'appelons pas "agilité évolutive" mais plutôt "agilité commerciale". Pour nous, il s'agit d'un élément important de la gestion du changement qui s'étend à toute l'entreprise."
La majorité des participants du BCBS ont convenu que la transformation agile est un défi. Si certaines d'entre elles sont déjà bien avancées, la plupart s'emploient à définir les meilleurs domaines d'agilité et leur feuille de route.
Un client a évoqué une directive Agile émanant des dirigeants de son entreprise : "'Nous devrions passer à tout Agile!' ont-ils dit. Comment introduire une approche plus agile dans les projets traditionnels ou avoir un mélange de types de projets, plutôt que d'essayer de forcer tout le travail à être agile ? Quelqu'un d'autre a-t-il fait cette expérience ? Comment essayez-vous de gérer ça ?"
Ayant été confronté à ce même problème, un client a répondu : "J'ai réalisé que tout ne peut pas être Agile. Ce n'est tout simplement pas possible. Tout ne rentre pas dans ce cadre. Ils ont commencé à avoir une vue d'ensemble : Mettons les choses en place dans Agile là où elles conviennent."
Agile présente différentes façons de travailler : Une méthode de travail unique n'est plus viable. Pour devenir plus agiles, les PMO du secteur de la santé doivent apprendre et intégrer différentes méthodologies, cadres et terminologies.
"Nous traversons actuellement la guerre entre le projet et l'Agile", a répondu un autre client de BCBS. "Notre directeur informatique a fait appel à un grand leader Agile pour mettre en œuvre SAFe dans toute l'entreprise. Elle s'est heurtée à des murs alors qu'elle cherchait à savoir comment intégrer Agile dans nos processus existants de finance, de rapport exécutif et de gouvernance."
"Comment pouvez-vous être aussi spécifique à SAFe et continuer à gérer un projet ?" a-t-il déclaré. "Ce que SAFe, Agile et même la gouvernance classique ont en commun, c'est que vous pouvez les 'alléger' et inclure des aspects allégés pour introduire une gouvernance 'juste assez', et un financement plus progressif et examiner différents indicateurs clés de performance. Nous avons maintenant des termes et des paramètres communs que nous utilisons."
5. Le financement agile : "C'est un pas dans la bonne direction".
La discussion a porté sur les processus de financement Agile et sur la difficulté de faire cette transition. Le rythme rapide d'Agile nécessite un financement dynamique plutôt qu'un financement annuel, basé sur des projets. La planification continue du portefeuille permet aux PMO du secteur de la santé de réaffecter les fonds à mesure que les produits meurent, que les priorités changent et que de nouvelles idées prometteuses apparaissent.
Pourtant, comment financer les personnes et non le projet comme dans le PPM traditionnel des soins de santé ?
"C'est en partie ce qui nous pose problème", a déclaré un client. Nous avons cette mentalité de planification qui consiste à dire : "Bon, vous avez un budget de X pour cette année, je veux que vous développiez Y." Les cadres essaient d'intégrer ces projets dans un format Agile. Ils attendent toujours un produit livrable fixe à la fin d'une période de temps fixe."
Certains clients ont déclaré que leurs organisations font des progrès :
"Cette année, nous sommes plus proches que jamais du financement des flux de valeur. Nous leur avons donné l'argent mais ils identifient encore des projets, donc nous ne sommes pas encore tout à fait au point. C'est un pas dans la bonne direction. Ils savent qu'au fur et à mesure des travaux émergents, ils doivent se réorganiser dans le cadre du travail qu'ils voulaient faire cette année."
This is the second consecutive year these BCBS customers have convened at Horizons to discuss their challenges and opportunities. They find it valuable to share ideas in this forum and throughout the year, and hopefully their insights have been useful to you as well. Looking ahead to the healthcare trends and predictions of 2020 – everything from telehealth to “social determinant” data to the “retailization” of the industry – healthcare PMOs will continue to evolve and adapt to bring innovative, high quality, low cost offerings to their members.
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![L'épidémie de zombies dans les BGP [Infographie].](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/09/The-Zombie-PMO-Outbreak.png)
