Connue dans le monde entier pour ses cartes de vœux, ses magasins de détail, ses cadeaux et ses séries télévisées, Hallmark Cards est convaincue que lorsque l'on se soucie suffisamment des autres, on peut changer le monde. Leurs produits et services visent à créer un monde plus connecté sur le plan émotionnel et à faire une différence dans la vie des autres. Traduire la bienveillance et la créativité en action n'échappe pas au PMO de Hallmark, qui est chargé de maximiser les investissements de l'entreprise tout en réduisant ses risques.
Ce blog fournit un résumé de la récente étude de cas et partage les défis auxquels le PMO était confronté, l'approche de l'amélioration et certains des avantages réalisés après la rationalisation des projets PMO et l'exécution agile.
L'étude de cas Hallmark Cards
Hallmark was founded in 1910 by entrepreneur J.C. Hall and is still led by members of the founding family 
today. Headquartered in Kansas City, Missouri, Hallmark’s businesses employ approximately 28,000 people worldwide. The Hallmark experience extends online at Hallmark.com and includes Hallmark Channel, Hallmark Hall of Fame, Hallmark Movies & Mysteries Channel, and Crayola.
Défis : Des outils disparates et des pratiques laborieuses ont entravé la productivité et la visibilité.
Chargé de trouver un outil de collaboration pour les équipes de projet, le PMO espérait apporter des changements significatifs à la manière dont les ressources et les projets étaient gérés. Les équipes adjointes utilisaient de nombreux outils de gestion de projet différents, dont plusieurs implémentations malveillantes qui passaient sous le radar de la sécurité. Hallmark Cards avait besoin d'un outil de collaboration unique qui répondrait à des normes de sécurité strictes, serait suffisamment flexible pour les différents types d'équipes qui devaient travailler, et fonctionnerait également pour les ressources hors site et à distance.
"Nous utilisions des notes autocollantes sur des tableaux visuels dans toute l'entreprise et trop de feuilles de calcul", explique Dawn Acosta, consultante PMO chez Hallmark Cards. "Les tableaux étaient difficiles à lire, encombrants à créer et à maintenir, et nécessitaient une présence physique pour les consulter et les mettre à jour. De nombreux projets comportaient jusqu'à 15 pieds de notes autocollantes (littéralement), et pourtant nous essayions toujours de collaborer par le biais d'e-mails et de feuilles de calcul complexes."
Tout aussi inefficaces étaient de nombreuses réunions d'équipe du PMO pour discuter des blocages et des progrès, des redressements et du travail standard. Sans un système consolidé, basé sur le cloud, pour héberger les informations sur les projets et les ressources, les membres de l'équipe trouvaient les réunions moins que productives.
Solution : Rendre visible le travail invisible
Planview Projectplace® a été sélectionné après un vaste projet pilote, et une fois déployé, les avantages ont été immédiatement ressentis. Les story maps sont passées de laborieuses à coordonnées, et la visibilité en temps réel a été un changement bienvenu. "Nous avons pu regrouper dans un seul outil tout ce que nous voulions livrer et classer par ordre de priorité, les activités que nous devons réaliser et la façon dont elles s'agencent", explique M. Acosta. "Nous utilisons toujours des cartes et des colonnes, mais maintenant tout est numérique. C'est plus facile à gérer et à manipuler, nous pouvons avoir plus de contenu avec des listes de contrôle et des tâches codées par couleur, et le meilleur de tout, les informations sont en temps réel et accessibles depuis des appareils mobiles."
En raison de la flexibilité et de l'interface intuitive de Projectplace, il n'a pas fallu longtemps aux utilisateurs pour réaliser que l'outil pouvait être utilisé pour autre chose que la collaboration de projet avec des tableaux Kanban. Le PMO a éliminé les longues et manuelles demandes de ressources, l'onboarding et le offboarding avec Projectplace. Ils ont maintenant tout en un seul endroit, y compris la documentation sur les procédures opérationnelles standard, la liste de contrôle, les statuts et les mesures.
"Toute l'intercommunication et la documentation qui se produit dans ProjectPlace réduit l'église à travers Outlook, avec le plus grand avantage étant qu'il relie toute cette communication à l'élément dont vous parliez", dit Hayhurst. "Nous ne devons plus passer d'une application à l'autre pour comprendre ce qui se passe et où les communications ont eu lieu."
Résultats : Collaboration moderne grâce aux tableaux numériques
Depuis qu'il a éliminé les notes autocollantes au profit de Projectplace, le PMO de Hallmark Cards a.. :
- Un lieu unique, sécurisé et virtuel pour collaborer, normaliser le travail et poster des mises à jour améliorant la visibilité et l'exactitude des dossiers de demande de ressources.
- Réduction des réunions du PMO de 1 heure à 30 minute, ce qui a permis d'économiser 1, 000 heures de travail par an.
- 24/7 accès à l'état des tâches en temps réel, ce qui permet de responsabiliser et de responsabiliser les membres de l'équipe, et d'améliorer la réalisation du travail quotidien et des projets
- Réduction drastique du nombre d'e-mails et élimination des feuilles de calcul utilisées, ce qui permet de gagner du temps et d'éviter la confusion.
- Élargissement de la flexibilité de ProjectPlace aux cas d'utilisation créatifs qui soutiennent le travail du PMO
- Élargissement des espaces de travail collaboratifs de 2 groupes initiaux à 6 équipes supplémentaires en dehors du PMO au sein de l'organisation
Le PMO de Hallmark Cards a numérisé la gestion des story maps, l'exécution des projets et les pratiques archaïques du tableau Kanban, améliorant la visibilité et rationalisant les procédures, augmentant ainsi la collaboration et la productivité des équipes. Un véritable testament pour traduire la bienveillance et la créativité en action. Voici un lien vers l'étude de cas complète PDF.
