Dans le premier article de cette série sur l'amélioration continue, nous avons abordé la planification de l'amélioration, y compris la manière de configurer votre tableau Kanban pour collecter des données significatives sur l'amélioration continue. Poursuivant notre utilisation du cadre PDCA (Plan-Do-Check-Adjust), ce post couvrira les deux prochaines étapes du cycle d'amélioration continue : Faire et Vérifier !
FAIRE : IDENTIFIER LES DOMAINES À AMÉLIORER
We always encourage teams to design their first Kanban board to accurately reflect their current process, even though it may be tempting to try to start implementing improvements as soon as you see opportunities for them.
En effet, il est utile, lors de l'identification des domaines à améliorer, d'avoir une compréhension claire du problème : ce qu'il est, comment il affecte votre équipe, et quel impact en aval il peut avoir. Ainsi, lorsque vous commencerez à réfléchir à des solutions pour ce problème, vous serez en mesure de concevoir un moyen de mesurer l'impact de chaque solution et de déterminer si la solution a atteint le résultat escompté.
Il est également important d'attendre pour effectuer des changements que vous puissiez en discuter avec toutes les personnes utilisant le tableau. Si vous commencez à mettre en œuvre des changements sans en discuter au sein de l'équipe, vous risquez de vous retrouver avec un tableau qui fonctionne parfaitement pour certaines personnes - et qui ne fonctionne pas du tout pour d'autres.
Vous décidez donc d'attendre que votre équipe puisse se réunir avant d'apporter des changements à votre tableau. Bon travail ! Vous planifiez une réunion et vous vous réunissez dans une salle autour d'un écran où s'affiche votre tableau Kanban.
ET SI NOUS AVONS DES IDÉES AVANT ?
Entre-temps, vous acceptez de prendre des notes sur les endroits où vous voyez des possibilités d'amélioration afin d'arriver à la réunion prêt à discuter. C'est une façon de garder une trace de vos idées d'amélioration. Une autre solution consiste à - sans surprise - les visualiser sur votre tableau !
Pour ce faire, créez un type de carte différent sur votre tableau pour les idées de Kaizen - amélioration continue. Chaque fois qu'un membre de l'équipe a une idée d'amélioration continue, demandez-lui de créer une carte de ce type et de la placer dans le backlog.
Si vous craignez que les cartes Kaizen n'encombrent votre tableau ou ne perturbent les mesures de votre tableau, vous pouvez également choisir d'utiliser un tableau séparé spécifique aux activités d'amélioration.
Pour faciliter la discussion ultérieure, il peut être utile de définir, en équipe, les détails que vous souhaitez inclure dans chaque carte. Ceux-ci peuvent inclure :
- Quel est le problème ?
- Quand le problème se produit-il ?
- Qui est concerné par le problème ?
- Quel impact le problème a-t-il actuellement sur l'équipe ?
- Qu'est-ce qui changerait si nous résolvions ce problème ?
Les réponses à ces questions peuvent être brèves, tant qu'elles aident l'équipe à comprendre rapidement l'étendue du problème. Cela vous évitera de devoir passer du temps dans votre réunion Kaizen à expliquer ce que signifie "avoir besoin d'un meilleur processus pour les tests".
Ensuite, lorsque l'équipe se réunit pour discuter, filtrez le tableau pour n'afficher que le type de carte Kaizen, et laissez les membres de l'équipe ajouter des cartes à discuter s'ils ne l'ont pas déjà fait.
TYPES D'OPPORTUNITÉS D'AMÉLIORATION
Avant de nous plonger dans la façon d'organiser votre réunion d'amélioration continue, ou Kaizen, illustrons quelques exemples des types d'opportunités d'amélioration qui pourraient être incluses dans cet exercice.
AMÉLIORATION DE LA STRUCTURE DU CONSEIL
Il s'agit d'idées pour aider la structure du conseil à refléter plus fidèlement le flux de travail de votre équipe. Ils peuvent inclure des choses comme :
- Vous ne pensez pas que les titres des "voies" principales reflètent précisément les étapes du flux de travail de votre équipe.
- Vous identifiez le besoin d'un "état d'attente" entre une étape active et une autre.
- Vous voyez la nécessité d'avoir plusieurs types de voies "Fait", pour montrer l'avancement des différents types de travaux.
AMÉLIORATIONS DU FLUX DE TRAVAIL
Votre équipe aura probablement aussi des idées pour améliorer la façon dont elle utilise le tableau, ou la façon dont elle communique autour de l'utilisation du tableau, par exemple :
- Vous reconnaissez le besoin de politiques de processus plus claires concernant le moment où les cartes sont déplacées et qui est responsable de leur déplacement.
- Vous réalisez qu'il n'y a pas de processus défini pour savoir quand les cartes sont "assignées" à quelqu'un, et qui est responsable de l'assignation des personnes aux cartes.
AMÉLIORATIONS BASÉES SUR DES MÉTRIQUES
Dans le premier billet de cette série, nous avons discuté de la mise en place de votre conseil d'administration pour collecter des métriques Lean/Agile sur les performances de votre équipe. Après avoir examiné ces mesures, votre équipe pourrait identifier des domaines à améliorer tels que :
- Notre délai d'exécution sur le type de travail X est deux fois plus long que les autres types de travail. Pourquoi ?
- Nous avons beaucoup de cartes qui restent dans des états de file d'attente pendant plus d'une semaine à la fois. Pourquoi ?
- Certains membres de l'équipe semblent être affectés à 3-4x autant de cartes que d'autres membres de l'équipe. Est-ce simplement dû à la nature différente de leur travail, ou avons-nous un problème de répartition du travail à régler ?
FAIRE : ORGANISER UNE RÉUNION KAIZEN
ÉTABLIR L'ORDRE DU JOUR DE LA RÉUNION
L'objectif de l'amélioration continue est, bien entendu, de permettre à l'équipe de fournir la plus grande valeur au client. Cela commence par la mise en place d'un conseil et d'un processus d'équipe qui leur permettent de donner le meilleur d'eux-mêmes.
Il est important de créer un espace pour que tous ces types d'améliorations puissent être exprimés, afin que l'équipe se sente à l'aise pour parler à l'avenir lorsque des facteurs évitables affectent leur capacité à faire leur meilleur travail.
Avant de plonger dans la discussion d'idées d'amélioration spécifiques, alignez-vous sur un ordre du jour commun pour la réunion, qui devrait être le suivant :
- Brainstorming de toutes les idées d'amélioration à discuter
- Utilisez le tableau pour revoir systématiquement chaque idée et en discuter.
- Déterminer les prochaines étapes pour chaque idée d'amélioration que l'équipe décide de poursuivre
- Créez un plan pour savoir comment mesurer l'impact de tout changement effectué
FAIRE UN REMUE-MÉNINGES POUR TROUVER DES IDÉES D'AMÉLIORATION
Une fois que vous avez établi l'ordre du jour de la réunion, réservez quelques minutes au début de la réunion pour permettre à chacun d'ajouter ses idées qui ne figurent peut-être pas déjà au tableau. Si vous utilisez votre tableau Kanban pour faciliter votre réunion, laissez chacun ajouter des cartes à l'aide de son propre ordinateur portable, plutôt que de demander à tout le monde de crier ses idées (ce qui peut être intimidant pour certains).
Au tableau, affichez un exemple de carte dont tous les détails ont été remplis comme vous l'avez décidé précédemment, par exemple :
- Quel est le problème ?
- Quand le problème se produit-il ?
- Qui est concerné par le problème ?
- Quel impact le problème a-t-il actuellement sur l'équipe ?
- Qu'est-ce qui changerait si nous résolvions ce problème ?
Rappelez à chacun que le but de cet exercice est d'aider l'équipe à créer plus de valeur pour le client, et qu'il n'y a pas de "mauvaises" idées. Lancez un minuteur pour 5-10 minutes, et laissez tout le monde se mettre au travail sans interruption.
PRIORISER LES CARTES DE HAUTE VALEUR
Le temps est écoulé ! Si votre équipe a beaucoup de cartes à discuter, félicitez-vous ! Cela signifie que votre équipe est activement engagée dans l'amélioration continue ! Cela signifie également que vous devrez trouver un moyen de donner la priorité aux cartes ayant le plus d'impact sur celles qui n'en ont peut-être pas autant sur l'équipe.
Une façon de le faire ? Si votre tableau Kanban numérique vous permet d'assigner plusieurs personnes à une carte, utilisez cette fonction comme un moyen de "voter" sur les idées les plus importantes pour chaque personne. Décidez du nombre de "votes" de chaque personne et donnez à chacun quelques minutes pour "voter" sur les idées qui sont les plus importantes pour lui.
Une fois le "vote" terminé, demandez à une personne de compter les votes et d'organiser les cartes du plus grand nombre de votes au plus petit, afin de déterminer l'ordre dans lequel les idées seront discutées.
DISCUTER ET DÉLÉGUER LES CARTES À HAUTE VALEUR AJOUTÉE
Un par un, permettez à la personne qui a créé chaque carte de la présenter à l'équipe. Vous ne devez pas nécessairement avoir des solutions à chacun des problèmes que vous identifiez - en fait, nous vous encourageons à éviter de "trouver des solutions" avant que votre équipe ne discute de la nature réelle du problème.
Pour chaque carte, discutez des détails de la carte, et permettez à tous les membres de l'équipe d'ajouter des détails à la carte sur la façon dont cette question les affecte. Si vous êtes d'accord, en tant qu'équipe, sur le fait que le problème doit être résolu, faites un brainstorming sur les solutions qui pourraient résoudre le problème.
Pour les solutions plus rapides, décidez du moment de la mise en œuvre du changement, de la personne qui en sera chargée et de la façon dont vous mesurerez l'impact du changement.
S'il semble que la solution au problème soit plus complexe, discutez de la possibilité de décomposer ce problème en petites sous-tâches. Si c'est le cas, divisez la carte en cartes plus petites pour chacune d'entre elles, et décidez de la manière de les traiter en équipe.
Si le problème est complexe mais ne semble pas pouvoir être décomposé, déléguez quelques membres de l'équipe pour enquêter sur le problème et revenez à l'équipe avec quelques solutions possibles à une date ultérieure.
Vous n'aurez peut-être pas l'occasion de discuter de chaque carte du tableau, et ce n'est pas grave. Tant que les cartes ayant obtenu le plus de votes sont discutées et mises en œuvre, vous progresserez toujours par rapport à votre état précédent.
DÉTERMINER LES ACTIONS À ENTREPRENDRE ET COMMENT LES MESURER
Au fur et à mesure que vous discutez de chaque carte, vous devriez terminer la discussion par un échange sur les mesures à prendre. A savoir :
- Quelles sont les prochaines étapes pour mettre en œuvre cette amélioration ?
- Qui est responsable de la mise en œuvre de l'amélioration ?
- Comment allons-nous mesurer l'impact de l'amélioration ?
- Quand espérons-nous voir les résultats de cette amélioration ?
Si vous avez utilisé un type de carte Kaizen ou un tableau Kaizen séparé pour suivre vos idées d'amélioration, les étapes suivantes sont faciles : il suffit d'ajouter les détails dont vous avez besoin à chaque carte pour l'intégrer dans votre flux de travail habituel et la déplacer dans la voie appropriée. Décidez en équipe de ce que vous aimeriez faire avec les cartes qui n'ont pas été classées par ordre de priorité. Ils peuvent soit rester dans votre backlog, soit choisir de les archiver, en sachant que s'ils continuent à poser problème, ils referont surface lors de conversations ultérieures.
Si vous utilisez un tableau séparé, déplacez les cartes classées par ordre de priorité sur le tableau principal de vos équipes afin de pouvoir suivre le travail Kaizen parallèlement au travail existant. Veillez à ajouter des dates d'échéance ou d'autres mesures de responsabilisation afin que ce travail ne soit pas privé de priorité et oublié.
VÉRIFIER : EXAMINER L'IMPACT DES EFFORTS D'AMÉLIORATION
Organiser régulièrement une réunion Kaizen n'est pas seulement utile pour aider votre équipe à identifier les possibilités d'amélioration. C'est également un excellent moyen de tenir votre équipe responsable de la mesure de l'impact des activités d'amélioration.
Avant de quitter votre réunion Kaizen, assurez-vous de programmer votre prochaine réunion, au cours de laquelle vous aurez à nouveau l'occasion de discuter et de mettre en œuvre des idées d'amélioration continue. C'est également à ce moment-là que vous partagerez les résultats de vos activités d'amélioration à ce jour. Alors que certaines activités d'amélioration nécessiteront du temps pour avoir un véritable impact mesurable, d'autres pourraient avoir des résultats quasi immédiats.
Dans le prochain billet, nous aborderons la dernière étape du cycle d'amélioration continue (Ajuster), et nous partagerons la façon dont une équipe a utilisé Planview AgilePlace pour pratiquer l'amélioration continue et améliorer radicalement sa durée de cycle.
