La gestion de projets d'entreprise est un travail très exigeant. Garder la trace de dizaines de tâches de projet, de membres d'équipe et d'autres parties prenantes peut être accablant, même lorsqu'un projet progresse bien. Heureusement, si vous développez la bonne approche de votre travail, vous pouvez rester au sommet de n'importe quel projet, quelle que soit son ampleur ou sa complexité. Examinons certaines des habitudes les plus bénéfiques des chefs de projet dans l'espace entreprise, et comment vous pouvez les intégrer dans votre routine hebdomadaire.
Faites le point avec les principales parties prenantes
Il est facile de se noyer dans les détails des tâches liées à un projet, les rapports budgétaires, les itinéraires de voyage et les innombrables autres détails dont vous devez vous occuper chaque jour. À moins que vous ne fassiez un p
oint d'aller prendre l'air et de communiquer avec vos clients ou vos dirigeants, vous pouvez créer de l'incertitude sur la façon dont vous gérez le projet. C'est pourquoi il est si important de construire votre calendrier autour de des points de contrôle hebdomadaires avec vos principales parties prenantes. Si possible, essayez de programmer une réunion hebdomadaire récurrente de 15 ou 30 minutes avec le comité de pilotage de chaque projet, le sponsor exécutif ou d'autres décideurs importants. Non seulement ces discussions hebdomadaires permettront à chacun de se sentir à l'aise avec votre style de gestion, mais elles vous donneront l'occasion d'être averti à l'avance des nouveaux problèmes, des changements d'exigences ou d'autres informations critiques que vous n'obtiendriez peut-être pas avant qu'il ne soit trop tard.
Obtenez des rapports d'avancement des membres de l'équipe
Tout comme vous devez fournir des mises à jour de l'état d'avancement aux parties prenantes principales, une gestion de projet efficace exige que vous obteniez des mises à jour de l'état d'avancement de chaque membre de l'équipe sur une base au moins hebdomadaire. Même les travailleurs les plus compétents peuvent oublier de transmettre des informations importantes si on les laisse se débrouiller seuls. Vous risquez beaucoup moins d'être pris au dépourvu si vous posez des questions directes sur l'avancement des tâches et des produits livrables du projet.
Donnez du feedback à votre équipe
Comme tout chef de projet performant le sait, si vous demandez des informations à votre équipe, vous devez fournir un retour sur les réponses que vous obtenez. Que votre projet soit en bonne voie ou qu'il prenne du retard, il est important de faire savoir à votre équipe que vous avez écouté leur rapports de situation et savoir comment intégrer ces informations dans le plan du projet. Même si les nouvelles que vous recevez ne sont pas bonnes, essayez de garder vos commentaires positifs - les membres de votre équipe ne feront probablement pas d'efforts supplémentaires si vous passez votre temps à attribuer des blâmes ou à ressasser de vieilles erreurs.
Examiner les risques du projet
Gestion des risques est un aspect essentiel, et de plus en plus visible, de la gestion des projets d'entreprise. Que vous le fassiez lors d'une réunion avec d'autres parties prenantes ou que vous procédiez à l'examen seul, assurez-vous de prendre le temps, chaque semaine, d'évaluer les risques que vous avez identifiés pour votre projet. Plus tôt vous saurez que des problèmes se préparent, plus il sera facile de remettre votre projet sur les rails.
Examiner les mesures clés
Les chefs de projet d'entreprise ne peuvent pas se permettre d'attendre qu'un projet soit terminé pour savoir s'il a dépassé le budget ou manqué une échéance importante. Chaque semaine, jetez un coup d'œil aux indicateurs de performance clés comme l'achèvement des tâches, l'utilisation des membres de l'équipe, le respect du budget et des délais. En plus de vous aider à identifier les problèmes à leurs débuts, cette habitude vous laissera bien préparé pour répondre aux questions inattendues que vous pourriez recevoir de vos parties prenantes.
