Les rapports sur l'état d'avancement du projet sont une réalité constante pour tout gestionnaire de projet. La plupart des gestionnaires de projets créent au moins un rapport d'état par projet, par semaine, mais ce nombre peut rapidement se multiplier si un gestionnaire doit faire des rapports plus fréquemment, ou faire des rapports séparés à différents groupes de parties prenantes.
Malheureusement, lorsqu'il s'agit de rapports de situation, la pratique ne fait pas toujours la perfection. Les chefs de projet, même ceux qui ont rédigé des centaines de rapports par le passé, se compliquent souvent la vie en omettant des informations importantes ou en incluant plus de détails que nécessaire. Avant de vous asseoir pour créer votre prochain rapport d'état sur la gestion de projet , prenez un moment pour passer en revue ces conseils.
Inclure un résumé de haut niveau
Comment pouvez-vous être certain que votre public lira votre rapport jusqu'au bout ? Si vous utilisez un modèle standard de rapport d'état de projet pour tous vos rapports, pensez à ajouter un espace près du sommet pour un résumé rapide de ce qui est inclus dans le rapport ci-dessous. Une phrase ou deux affirmant que le projet reste sur la bonne voie, ou (si nécessaire) soulignant quelques domaines clés de préoccupation, peuvent contribuer à garantir que les parties prenantes obtiennent les informations essentielles dont elles ont besoin, même si elles se laissent distraire avant de lire le reste. Ces résumés rapides peuvent également aider à donner le bon ton et à définir les attentes au début des appels ou des réunions de mise à jour du statut.
Fournir les derniers chiffres
Outre votre résumé de haut niveau, les informations les plus importantes que vous pouvez fournir dans un rapport d'étape sont des données actualisées sur les finances et les délais du projet. Les mesures spécifiques que vous utilisez et le niveau de détail que vous fournissez dépendront de votre public et du projet, mais chaque rapport d'état doit permettre aux membres de l'équipe et aux autres parties prenantes de savoir comment le projet se comporte par rapport à son budget et à son calendrier. Les solutions de gestion de projets comme Planview AdaptiveWork permettent de tirer facilement des données en temps réel dans ces domaines, de sorte qu'il n'y a aucune excuse pour les laisser de côté dans vos rapports.
Identifier les zones à risque et les problèmes
Tout gestionnaire de projet doit accorder une attention particulière à la gestion des risques. En plus d'identifier les risques en premier lieu, les GP doivent aider leurs équipes à en rester conscientes en ajoutant des discussions sur les risques à l'ordre du jour des réunions et aux rapports d'état du projet. Vous devez également vous assurer de fournir les dernières informations sur les problèmes déjà apparus, y compris des notes sur la façon dont l'équipe prévoit de les résoudre.
Ne vivez pas dans le passé
Naturellement, la majeure partie de votre rapport portera sur des choses qui se sont déjà produites, mais les GP performants utilisent également leurs rapports d'état pour communiquer le plan de la semaine à venir. Veillez à dresser la liste des tâches qui doivent être achevées, ainsi que les détails de toute réunion ou étape importante qui aura lieu entre votre rapport actuel et votre prochain rapport d'état de projet (tout aussi parfait).
Sachez également qu'il y a un bel avenir pour les chefs de projet qui sont désormais en mesure d'automatiser leurs rapports avec un outil de gestion de projet moderne comme Planview AdaptiveWork. Les chefs de projet peuvent littéralement "récupérer leur vie" lorsqu'ils s'affranchissent du processus manuel de création de rapports. Vous voulez en savoir plus ? Faites une visite guidée du produit Planview AdaptiveWork aujourd'hui.
