Ah oui : les applications de chat. Ces outils cool avec toutes sortes de cloches et de sifflets qui promettent de rassembler des équipes distribuées et permettent une collaboration en temps réel. Mais comme de nombreuses entreprises le constatent, la réalité n'est pas à la hauteur du battage médiatique. Oui, les gens s'envoient frénétiquement des messages dans les deux sens. Mais ils ne font pas nécessairement avancer le parcours professionnel et ne font pas les choses à temps, du premier coup. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles :
- Les applications de chat dominent tous les autres canaux
La facilité et la simplicité des applications de chat peuvent convaincre les équipes de les utiliser pour pratiquement toutes les communications du projet. Le problème, bien sûr, c'est que tout ne peut ou ne doit pas rentrer dans les limites d'une boîte de discussion. Certains types de communication sont mieux gérés par les espaces de travail virtuels, tandis que d'autres se prêtent à un appel téléphonique, un chat vidéo ou un e-mail.
- Les applications de chat ne disparaîtront jamais
Les applications de chat sont conçues pour fonctionner en permanence au premier plan ou à l'arrière-plan de n'importe quel appareil : ordinateur de bureau, ordinateur portable, tablette, smartphones, et même wearables. Quel est le problème ? Cela signifie que les applications de chat peuvent rapidement passer du statut d'ami à celui de harceleur. Ils ne disparaissent jamais (jamais). Et les travailleurs qui ne sont pas toujours ou immédiatement disponibles peuvent être perçus à tort comme - ou faussement accusés de - ne pas faire leur travail. Au lieu de libérer et d'autonomiser, les applications de chat peuvent devenir une sorte de micro-manager robotique.
- Les applications de chat déclenchent la distractibilité
On sait depuis des décennies que l'être humain traite l'information de deux façons, et dans deux régions différentes qui contrôlent le cerveau. La concentration intentionnelle déclenche une activité dans le cortex préfrontal, et les ondes cérébrales se déplacent dans une direction descendante. Devenir soudainement attentif aux stimuli externes (par ex. entendre une sirène ou une alarme) déclenche une activité dans le cortex pariétal, et les ondes cérébrales se déplacent dans une direction ascendante.
Oui, nous savons tous où cela mène : les membres de l'équipe doivent se concentrer sur leurs tâches importantes, ce qui signifie qu'ils émettent des ondes cérébrales descendantes. Pourtant, les applications de chat les bourdonnent de pings et de mises à jour sans fin, ce qui signifie qu'ils sont inondés d'ondes cérébrales ascendantes. Compte tenu de cette bataille, faut-il s'étonner que tant de personnes passent un temps excessif à utiliser les applications de chat, mais se sentent épuisées au bout de quelques heures et accomplissent finalement bien moins que ce dont elles ont besoin ?
- Les applications de chat ne mettent pas la communication en contexte
Nous avons gardé la lacune la plus flagrante pour la fin : les applications de chat ne mettent pas la communication en contexte - ce qui ne devrait pas être surprenant, car elles n'ont jamais été conçues pour le faire. À l'instar d'autres outils de médias sociaux, les applications de chat ont été conçues pour permettre et encourager les flux d'activité organiques et émergents en temps réel. Ils n'ont pas été conçus pour permettre aux membres de l'équipe de trouver rapidement et facilement des données spécifiques dans un océan d'informations générales et de leur donner un sens.
Ajoutez simplement Planview AdaptiveWork Bot
Malgré ces problèmes, il n'est pas conseillé aux entreprises de chasser les applications de chat du paysage de la gestion de projet. La réponse consiste plutôt à transformer les applications de chat en un outil de gestion du travail légitime de niveau entreprise - ce qui est exactement ce que Le Bot de Clarizen pour Slack fait. Par exemple, à partir de Slack et par le biais d'une seule commande d'une ligne, les membres de l'équipe peuvent :
- Obtenez des mises à jour de données en temps réel à la volée pour hiérarchiser et organiser le travail.
- Découvrez et partagez des informations sur les projets.
- Demandez des rapports sur l'état du projet, les coûts et les recettes.
- Prenez des mesures et marquez les tâches terminées.
- Enregistrez les feuilles de temps pour garder les projets sur la bonne voie.
En résumé
Les applications de chat ont leur place dans la boîte à outils globale de communication d'un projet. Mais il faut une solution unique comme le Bot for Slack de Planview AdaptiveWork pour s'assurer que les membres de l'équipe les utilisent pour faire avancer le travail plutôt que de se demander pourquoi ils passent tant de temps et d'efforts pour obtenir si peu de résultats.
