Garder les documents organisés et à jour est un défi lorsque de nombreuses personnes participent ensemble à un projet et touchent toutes les mêmes documents. L'omission de sauvegarder un fichier mis à jour, la suppression accidentelle et le simple égarement sont des événements réguliers dans la vie d'un projet. En plus d'avoir des fichiers inexacts ou périmés, il y a aussi le problème des boîtes aux lettres électroniques qui débordent de feuilles Excel, de rapports de dépenses et de tout autre type de documentation de projet.
La gestion d'un projet peut nécessiter une pléthore de différents types de documents pour la planification, le suivi et les rapports. Les documents ont un rôle à jouer dans chaque phase du cycle de vie d'un projet, contribuant à faire avancer le projet. Dans le même ordre d'idées, cependant, les documents doivent être gérés eux-mêmes, sinon ils prennent le pas sur le processus qu'ils sont censés faciliter. Lorsqu'ils guident leurs projets, les chefs de projet peuvent facilement tomber dans le piège de la production d'une surcharge de documents qui obscurcissent les objectifs du projet avec des informations répétitives, contribuant finalement à l'échec d'un projet. Des documents mal gérés peuvent brouiller l'état réel d'un projet, créer des remous et frustrer ceux qui veulent des réponses et ceux qui doivent tenir leurs promesses. Une bonne gestion des documents de projet détermine si les informations circulent efficacement au sein des équipes de projet et des parties prenantes ou si elles se transforment en obstacles qui font que les projets ne respectent pas les jalons, ou dépassent le budget ou la portée.
Lorsque la documentation d'un projet est mal gérée, cela entraîne :
- Opacité - Les chefs de projet, les membres de l'équipe et les parties prenantes ont une image peu claire de l'état des projets et des travaux connexes. Les documents de projet n'échangent pas d'informations pertinentes et actualisées, ce qui crée des redondances et de la confusion.
- Perte d'informations clés - De nombreux chefs de projet ne stockent pas leur documentation de projet en un seul endroit. Certains fichiers peuvent être enregistrés sur le bureau, d'autres sur un serveur et d'autres encore dans un logiciel de stockage comme Google Drive. Les informations contenues dans ces documents peuvent être perdues ou si difficiles d'accès qu'elles pourraient tout aussi bien être perdues. Le manque de données précises signifie que des informations incorrectes pourraient se retrouver dans les rapports décisionnels ou être partagées avec les parties prenantes.
- Collaboration entravée - Si les données ne sont pas stockées dans un emplacement central accessible aux chefs de projet, aux ressources appropriées et aux parties prenantes, elles peuvent être presque impossibles à trouver, ce qui fait que la collaboration en prend un coup. Si des ressources travaillent sur le même document mais à partir de deux étapes distinctes du processus, les capacités de collaboration seront entravées.
