La question redoutée "Avez-vous cinq minutes ?" semble relativement inoffensive en apparence ; qui n'a pas cinq minutes à perdre ? Tout le monde veut être utile - c'est pourquoi vous êtes toujours prêt à laisser tomber ce que vous êtes en train de faire pour écouter les questions brûlantes de vos collègues. Ensuite, vous vous efforcez de comprendre le contexte de leur problème et vous vous engagez dans l'inévitable transfert de connaissances nécessaire pour rattraper leur processus de pensée.
D'une manière ou d'une autre, cinq minutes se sont transformées en 20 minutes. Vous avez déposé votre réponse et ils repartent satisfaits du résultat. Vous revenez enfin à votre ordinateur, prêt à reprendre là où vous vous étiez arrêté - mais vous êtes bloqué : "Où en étais-je déjà ?"
Le commutateur de contexte qui ne cesse de commuter
Alors que vous essayez de vous rappeler la dernière chose que vous faisiez, cette conversation de "cinq minutes" vous revient en mémoire : "Est-ce que je leur ai donné de bons conseils ? Ai-je répondu complètement à leur question ?" Vous savez que la réponse désinvolte que vous venez de donner va être socialisée avec votre nom. Est-ce la réponse que vous auriez donnée si vous aviez eu plus de temps pour y réfléchir ?
Vous pourriez ressentir le besoin d'envoyer un courriel de suivi clarifiant - ajoutant ainsi 10 minutes supplémentaires à cette question de "cinq minutes". Il vous faut encore 15 minutes pour reprendre le travail que vous aviez initialement prévu de faire, soit 45 minutes de retard.
L'intérêt de Kanban
Les tableaux Kanban permettent une communication plus efficace que ces échanges "rapides". Au lieu de vous contenter d'indiquer où en est le travail, vous pouvez discuter de la manière de faire avancer les tâches pour qu'elles soient menées à bien. La visualisation du travail rend la communication plus saine, tant pour l'exécutant que pour l'observateur. La communication est également plus rapide lorsque les deux parties disposent d'un endroit commun pour "aller voir" le travail.
Visualisez votre travail sur un tableau Kanban pour transmettre rapidement le statut, mettre en évidence les goulots d'étranglement dans le processus, identifier les tâches bloquées et afficher les commentaires dans le contexte de la tâche sur les cartes.
Consacrez du temps à la résolution de problèmes
Kanban est un outil très efficace pour communiquer le statut actuel - mais il n'est pas destiné à remplacer la communication en face à face, surtout lorsqu'il s'agit de résoudre des problèmes complexes. Certains problèmes peuvent être résolus par une courte réunion entre une ou deux personnes, tandis que d'autres bénéficieraient d'une discussion en équipe.
Nous devons réserver du temps pour avoir des conversations informelles sans véritable ordre du jour, si ce n'est pour discuter des problèmes de l'équipe qui doivent être résolus. Les sessions d'équipe en face à face offrent un forum pour se plonger dans la résolution de problèmes complexes, avec une compréhension partagée du contexte et des problèmes à résoudre. Dans le monde Lean, ces sessions sont appelées cafés Lean. Organiser régulièrement des cafés Lean est un excellent moyen de pratiquer l'amélioration continue avec votre équipe.
Vous pouvez utiliser un tableau Kanban pour capturer les sujets urgents entre les sessions. Permettez à tous les membres de votre équipe d'ajouter des cartes (représentant des sujets à discuter) à ce tableau, et organisez une réunion régulière pour le parcourir. Utilisez le tableau pour garder vos discussions concentrées en déplaçant chaque carte dans les couloirs familiers de "À faire, Faire et Fait".
J'aime programmer des réunions dos à dos, le même jour avec d'autres membres de l'équipe ; de cette façon, nous pouvons rester dans l'esprit que notre contexte va changer rapidement. En ayant des conversations dos à dos, nous pouvons réduire le temps de "transfert de connaissances" si les autres ont le même horaire pour les réunions.
Final Thoughts
Votre cerveau fonctionne selon la méthode LIFO (Last In First Out) ; ainsi, le changement de contexte peut être extrêmement préjudiciable à votre productivité - surtout si vous êtes évalué sur la chose la plus ancienne de votre liste de choses à faire. Suivez le travail quotidien de votre équipe sur un tableau Kanban, afin d'éliminer le besoin de mises à jour du statut et de faciliter la reprise du travail si vous êtes interrompu. Utilisez un tableau Kanban pour capturer les problèmes d'équipe qui doivent être discutés, et organisez régulièrement des sessions d'équipe pour collaborer à la résolution de problèmes complexes.
Si vous voyez une personne pressée au bureau, les yeux baissés, allez consulter son tableau Kanban pour connaître l'état actuel de ses tâches au lieu de l'arrêter pour une discussion "rapide". Nous voulons tous nous sentir importants, nécessaires et utiles. La plupart des gens choisiront donc rarement de ne pas vous aider si vous les interpellez avec une question. Mais ces bonnes intentions peuvent coûter cher et entraîner au fil du temps une frustration accrue de toute votre équipe.
En passant du travail dans un environnement qui n'utilisait pas la visualisation des tâches au travail dans un environnement qui en vit, il serait très difficile de revenir à l'ancienne méthode. C'est tellement mieux de voir votre flux de travail et de voir les problèmes quotidiens se résoudre visuellement... tout en évitant les changements de contexte inutiles et coûteux.
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
