Les chefs de projet doivent devenir des maîtres jongleurs pour être à la hauteur de leur rôle, qu'il s'agisse d'essayer d'étirer le personnel pour combler les lacunes ou de changer un calendrier de travail d'avant en arrière en raison des retards des fournisseurs. Une grande partie de ce jonglage est également due à une procédure d'approbation lente et confuse. Les tâches peuvent être bloquées et ne pas pouvoir passer à la phase suivante, même si le travail a été effectué, simplement parce que personne ne sait qui doit approuver quoi.
Rationalisation des processus d'approbation ou de rejet des travaux au sein de votre projet peut faire une énorme différence dans son déroulement et même dans sa réussite finale ou non. Mais comment faire exactement pour créer un processus d'approbation aussi efficace et efficient ? Suivez ces quelques conseils et vous en aurez fait le tour.
- Gardez le nombre de réviseurs le plus petit possible
Il va de soi que plus il y a de personnes qui doivent approuver quelque chose, plus cela prendra du temps. Cependant, réduire les effectifs n'est pas aussi simple que de simplement supprimer des personnes, l'approbation est nécessaire pour des raisons de qualité, d'organisation et de réglementation, entre autres. Il arrive cependant que des personnes soient ajoutées à un processus pour des raisons de commodité ou de politesse. L'astuce consiste à inclure uniquement les parties prenantes qui doivent absolument être impliquées dans l'approbation. et de traiter ce poste de responsabilité comme de la poussière d'or.
- Faites des dates très claires
Avec tant de personnes souffrant d'une surcharge d'e-mails, il n'est guère surprenant que des documents soient reçus pour approbation, mais que la date limite soit ensuite oubliée, ce qui entraîne des retards évitables. L'une des clés de la rationalisation des processus est de rendre très claires les dates auxquelles vous attendez une action en leur donnant une grande importance dans les communications. La mise en place de rappels automatiques à des moments précis peut également contribuer à "pousser" les parties prenantes concernées à prendre les mesures requises.
- identifier clairement les étapes
Le processus d'approbation peut sembler compliqué, ce qui amène la plupart des membres de l'équipe et des parties prenantes à éviter d'y penser et à s'en remettre au GP pour tout gérer. En simplifiant la description du processusPar exemple, en utilisant un organigramme pour représenter visuellement les étapes de l'approbation, il devient beaucoup plus facile pour tout le monde de comprendre et de s'engager dans ce que vous devez réaliser.
- Créez une liste de contrôle pour que les évaluateurs sachent exactement ce que l'on attend de leurs commentaires.
Pour de nombreuses personnes, il est très décourageant de devoir donner son avis sur quelque chose qui n'a pas de directives ou de précédents. Comment le formuler ? Qui le verra ? Qu'est-ce qui aidera le projet à s'améliorer ? Pour être sûr d'obtenir exactement ce dont vous avez besoin et pour éviter de faire peur aux parties prenantes à qui l'on demande l'approbation, créez une liste de contrôle qui divise l'ensemble du "processus d'approbation" en segments beaucoup plus faciles à gérer.
- Définir des critères "automatiques" de rejet ou d'approbation
Parfois, l'approbation sera de toute façon automatique, car certains seuils requis ont été atteints. Dans ce cas, informer les parties prenantes que les critères prédéfinis pour un volet de la tâche ont été remplis et leur demander plus simplement d'accuser réception de cette information devrait être suffisant. Cela permet un processus d'acceptation plus rapide lorsqu'une décision réelle n'est pas nécessaire.
- Décrire l'étape suivante du processus d'approbation ou de rejet
Dans le cadre de votre stratégie de communication pour le processus d'approbation, il est important que chacun sache quelle est la prochaine étape du processus. Le fait d'avoir un cheminement clairement défini signifie que le travail, qu'il s'agisse d'une itération supplémentaire d'un élément rejeté ou de passer à l'étape suivante de la mise en œuvre de l la partie suivante de la répartition de l'horaire de travailpeut commencer immédiatement, quelle que soit l'issue du processus d'approbation.
