Lorsqu'elles travaillent avec des systèmes et des processus obsolètes, les équipes de tous les secteurs et de toutes les fonctions sont confrontées à des problèmes similaires : travail en double, communications en silo, absence de source unique de vérité et manque de suivi. Les entreprises sont donc incapables de vérifier l'état des projets en cours et de prévoir les futures demandes de travail. Une entreprise, en particulier, avait l'habitude de rencontrer ces problèmes :Xtrac.
Xtrac a été fondée en 1984 et est actuellement un leader mondial dans le domaine des boîtes de vitesses et des transmissions pour le sport automobile et les hautes performances, fournissant des entreprises connues comme F1, NASCAR, Formula E, et plus encore. Mais tout d'abord, examinons certains des défis auxquels Xtrac a été confrontée, mentionnés plus haut, et comment Planview AdaptiveWork (anciennement Clarizen) les a aidés à trouver des solutions.
Les défis d'une communication limitée et d'informations périmées
Le monde du sport automobile évolue rapidement, ce qui signifie que Xtrac doit travailler encore plus vite pour fournir des technologies et des conceptions à ses clients du monde entier. Ce genre d'environnement de travail nécessite une plateforme de gestion de projet collaborative et facile à utiliser et d'exécution, mais ce n'est malheureusement pas ce avec quoi Xtrac a travaillé.
Sans une source unique de vérité, les employés de Xtrac sautaient entre de multiples documents, fichiers de rapport et autres, dont la plupart étaient statiques. Si les employés devaient se déplacer pour rendre visite à un client, ils devaient télécharger tous ces fichiers à l'avance. Comme le serveur requis se trouvait sur place au bureau, le temps que les employés arrivent à destination, les informations téléchargées étaient déjà périmées.
Ce processus obsolète et lent a eu un impact sur les employés d'Xtrac et sur leurs clients. La lenteur du transfert d'informations et les erreurs de communication ont souvent entraîné une perte de temps et des coûts pour l'entreprise qui auraient pu être évités grâce à un système plus efficace.
En 2015, c'en était trop, et Xtrac a décidé d'agir en s'associant à Planview.
Le processus de mise en œuvre : Xtrac et Planview AdaptiveWork
Après des années de frustration et d'inefficacité, en 2015, Xtrac a lancé le "Projet X" et a commencé à intégrer 110 employés à la plateforme AdaptiveWork. Avec la nouvelle solution, ils espéraient :
- Assurer un accès transparent aux informations à distance et au bureau
- Assurer la rédaction et la visibilité des projets à distance et au bureau
- Travaillez à partir d'une source unique de vérité pour toutes les informations et mises à jour relatives aux clients.
- Exécuter leur planification stratégique sur 24 mois, y compris la cartographie thermique et la planification des capacités.
- Restez fonctionnel sur les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables et les appareils mobiles.
- Réduire les charges de travail manuel inutiles
En mettant en œuvre Planview AdaptiveWork sur , Xtrac a commencé à s'attaquer à ses points sensibles et à ses besoins. Dans le cadre de la première étape, tous les anciens systèmes ont été mis hors service, ce qui a permis de consolider et d'importer toutes les données et informations dans AdaptiveWork à partir de trois bases de données distinctes.
Nous avons parlé avec Phil Smith, analyste de projet chez Xtrac, pour connaître son expérience pendant cette transition. Il a partagé qu'avant la mise en œuvre, il fallait "une demi-journée pour rassembler divers documents" afin de construire un simple aperçu du projet. En outre, il fallait généralement à son patron une journée entière pour préparer les réunions de projet.
Grâce au hub flexible et transparent d'AdaptiveWork, Phil et son équipe ont soudainement eu toutes les informations dont ils avaient besoin en un seul endroit. Cela signifie qu'ils n'avaient plus besoin de consacrer une journée entière à la préparation de rapports ou de réunions. Les avantages ont été immédiats.
Comment Planview AdaptiveWork a aidé Xtrac à communiquer à tout moment avec des informations actualisées
À propos des avantages et des bénéfices que Planview AdaptiveWork apporte à Xtrac, Phil a déclaré ce qui suit : "La principale raison pour laquelle nous avons choisi Clarizen [maintenant AdaptiveWork] était qu'il nous donnait la possibilité de nous approprier la solution. Nous avions la possibilité de mettre à jour les informations nous-mêmes sans frais de consultant. Nous avons maintenant la possibilité d'avoir un accès en temps réel de n'importe où dans le monde."
Grâce à AdaptiveWork, Xtrac a pu répertorier toutes les opportunités engagées et prévues en un seul endroit, ce qui lui a permis d'avoir une vision prospective de l'activité et d'identifier les lacunes ou les goulots d'étranglement potentiels à l'adresse. De plus, en empilant leurs feuilles de route, ils ont pu faire des projections de ressources réelles et mieux comprendre les chevauchements possibles entre les projets.
Les cartes thermiques de planification des capacités se sont avérées utiles, notamment pour montrer à l'équipe les endroits où elle s'est peut-être trop engagée en termes de production ou d'heures de travail, ce qui lui permet de revoir et d'ajuster le cas échéant. Pour la première fois, Xtrac a pu voir la disponibilité réelle de ses ressources et les possibilités de renégocier les délais prévus par le client.
Lorsque les employés de Xtrac ne sont pas au bureau, ils peuvent aider les clients sur le circuit de course. Même à distance, Planview AdaptiveWork leur permet de collaborer sur et de faire avancer les projets , où qu'ils soient. Et parfois, cela signifie qu'il faut régler un problème dès qu'il se produit.
En 2017, un client Xtrac a subi une panne pendant une course. Un membre de l'équipe Xtrac a pris une photo des dégâts et a téléchargé cette photo sur AdaptiveWork. L'image a déclenché une conversation sur la façon de résoudre le problème du client. L'ensemble de la discussion a été suivi dans un seul projet, offrant ainsi une visibilité globale à laquelle tout le monde peut accéder et apporter des idées.
L'utilisation de Planview AdaptiveWork par Xtrac n'a fait que croître, passant à plus de 150 utilisateurs sur trois sites. Les équipes chargées de la conception technique, de la planification de la production, de la commercialisation, de la construction et des essais ont toutes accès à cette source unique d'informations et collaborent plus que jamais. Ils peuvent également compter sur Planview pour un soutien continu dans le cadre de l'expansion et de la croissance de l'entreprise à l'échelle mondiale.
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